浅析档案信息资源整合及共享 一 划春 档案是人们各项活动的原始记录，记述内容的全面 有效性，也严重妨碍了档案信息资源的社会共享。 性、原生性和真实性决定了档案具有极其重要的利用价 ３．档案属性制约 值。档案蕴涵着极其丰富的知识和信息，利用档案不仅是 档案是人们各类活动直接形成的第一手资料，是具 档案形成者的需要，而且是社会的共同需要。但是档案产 有保存利用价值的原始历史记录。特别是纸质档案，最重 生及存放的分散性特点，影响着人们对档案的高效利用。 要的属性就是原始性、本源性。档案的原始属性往往使纸 如何有效整合这个信息，形成便于开发、易于共享的社会 质档案成为“孤本”而变得无比珍贵。人们普遍珍视档案 资源，是档案部门必须面对的问题。 原件，通常不愿为了档案信息整合而输出和“失去”自己 一、档案信息资源整合共享的制约因素 的档案。传统纸质档案的原始性特点是制约档案资源整 我国各级各类档案部门在促进档案集中管理、资源 合的重要原因。 整合和便捷利用方面取得了一定进展。但从总体看，档案 （二）电子档案信息资源整合存在的问题： 信息整合和利用共享还相当落后，大量档案分散在各形 １．信息孤岛问题 成单位，即便在当下的信息化条件下，档案信息的集聚也 档案信息化是无数单位共同参加建设、技术和应用 很薄弱，跨区域、跨部门、跨单位的档案信息整合和共享 极为复杂的系统工程，需要加强顶层设计、统一标准。由 利用机制总体上尚未形成。 于统筹规划和组织协调不够，致使很多单位的档案信息 （一）纸质档案信息资源整合和共享存在的难点和制约 化建设各自为政、自搞一套，造成档案应用软件、系统平 １．档案管理的性制约 台、数据结构五花八门、自成体系，形成系统之间、部门之 档案形成于各机关、团体、企事业单位，它们都是独 间、单位之间无法相互连接的“信息孤岛”，难于实现档案 立的法人组织和立档单位，在档案实体管理和利用上，相 资源在信息化技术条件下本可以完成的整合与共享。 互之间并不构成权利义务关系，档案属于立档单位所有。 ２．技术应用问题 组织的分割性造成了档案分布和管理的分散性，因 档案信息化建设必须以实现档案信息共享为重要考 而难以通过建立整合机制实现不同主体间档案资源的聚 量，高度关注信息技术及设施的通用性、兼容性，满足信 集。也正是由于性障碍，使得各单位档案管理各自为 息共享的需求。但实际工作中，不少单位或由于资金限 政，由此造成了大量档案资源利用的局限性和碎片化，除 制，或只顾眼前和本位需要，在档案信息化建设中不重视 了档案馆外，各类档案基本处于封闭状态，处于形成单位 对适用技术和设备的深入研究和审慎选择，导致技术成 的单点利用中，利用率和共享度低，难以满足社会共享档 熟度不够，先进性、开放性、通用性差，容易过时，且找不到 案信息的需求。 升级、转换的方法，严重影Ⅱ向了档案信息资源的建设和整 ２．档案馆资源集聚局限性制约 合共享。 档案馆特别是国家档案馆是重要档案保管基地，其 二、档案信息资源整合共享策略 基本职能就是收集、保管和提供利用档案。由于档案馆面 １．健全法律法规 向社会收集档案，所收集的是不同主体、不同立档单位的 《档案法》产生于上世纪８０年代，当时，档案工作尚 档案，并为社会广泛提供利用档案。因此，档案馆是档案 未遇到信息化发展的各种问题和挑战，立法环境的特殊 资源整合共享的重要平台。但是，档案馆即便打破了档案 性决定了档案法律主要针对传统档案，各项规定都凸显 收集管理和利用服务的性约束，对档案整合共享的 了传统档案的特点和档案实体管理的需要。随着信息化 功能也具有很大的局限性。根据档案法律法规规定，向国 快速发展中电子文件、电子档案的大量涌现和信息技术 家综合档案馆移交档案的时限为１０年甚至２０年，这就 对档案工作各领域的不断渗透，档案整合管理和利用共 意味着档案馆整合、集聚的是形成时间至少已经十年以 享工作既面临前所未有的新机遇，又面临很多新问题。健 前的档案材料。此外，档案馆收集档案的范围也普遍比较 全和完善档案法律法规，通过制度创新保障和实现信息 狭窄，偏重于收集机关档案甚至是机关文书档案，对专 化条件下的档案信息资源整合和共享。必须从信息化发 业、业务档案特别是企事业单位特色档案收集整合明显 展的客观实际出发，加快修改《档案法》及其实施办法。 薄弱。由此，在客观上了档案馆对低龄档案和专业档 是立足于新型电子档案的特性，从根本上转变档 案的收集，制约了档案信息资源整合的及时性、多样性和 案管理的理念、方法和要求。数字化条件下产生的电子档 ２０１５年第８期 案与传统档案迥然不同，其内容具有可原样复制性和大 根据不同网络特点和档案整合需要，分类部署开展档案信 容量存储的便捷性，为各单位扩大档案收集范围，实现海 息整合，既要提高信息整合效率，又要尽力满足档案在联网 量管理提供了可能。档案信息化不仅深刻改变着传统档 范围内的各方共享需要，更要确保档案信息安全。 案管理模式，而且在客观上要求档案立法作出相应的变 二是加强以档案馆为平台与核心的区域性电子文 革，对档案信息的复制、集成、移交、利用其享及其权利、 件、电子档案中心建设。随着电子政务和科研生产等专业 义务关系作出新的法律规定。如很多档案馆对电子文件、 领域的信息化建设快速发展，电子文件大量涌现，电子档 电子档案提前收集进馆工作，建立在与立档单位协商的 案数量激增，如何管理和保存电子文件、电子档案，已经 基础上，难免带有随意性、任意性。为此，需要通过完善档 是迫切需要解决的问题。国家档案馆是重要档案的集聚 案立法，使有关单位向档案馆提交电子文件和档案由契 地，具有重要的档案资源整合功能。当前，面对信息化发 约行为变为法律责任和义务，从法定权利义务上保障档 展的机遇和挑战，应当更新观念、创新手段，紧密结合电 案资源整合和信息共享。 子文件、电子档案的特点和管理利用需要，从源头上整合 二是解决电子档案法律地位和效力问题。法律凭证 档案信息资源，使大量具有现行效用的档案信息资源及 作用是档案最重要的价值体现。但迄今除了电子商务领 时进入国家档案馆，使其能在最大限度上满足全方位、多 域外，电子档案的法律效力尚未得到确认，由此，电子文 层次、宽领域利用的需求。近年来，国家档案局大力推进 件、电子档案管理普遍采取“双套制”的做法，即重要电子 国家综合档案馆“五位一体”建设，其中，建设电子文件 文件归档时，需要人为形成相同内容的纸质文本存档，以 （档案）中心，是适应新形势发展的新要求。各级国家综合 确保档案的法律效力。当前，推行无纸化办公正日益成为 档案馆应当积极按照这一要求，加快电子文件（档案）中 机关和企事业单位改革和优化管理的重要举措。“双套 心建设步伐。档案馆所建设的电子文件、电子档案中心可 制”显然与无纸化办公格格不入，其根源在于电子档案法 以是虚拟中心，即电子文件和电子档案保持由立档单位 律效力存有障碍。因此，确认电子档案的法律地位，不仅 分布式管理的现状，档案馆重点建设健全便捷的检索系 有利于推进档案信息的有效利用共享，也有利于改变“双 统，通过网络快速搜索所需信息，满足利用者对各单位电 套制”管理模式，进一步提升档案信息化的效益。 子文件、电子档案的共享需要；也可以是实体中心，即通 ２．力口强标准化建设 过在线传输或者离线下载的方法，将有关立档单位的电 档案信息资源整合涉及面广、技术复杂，没有与之相 子文件、电子档案数据收集进馆，实现对信息实体的集聚 配套的标准就失去了共同合作的基础。因此，只有加强档 和整合，为利用者共享。建设电子文件（档案）中心，关键 案信息化标准体系建设，实现统一规范标准，才能避免各 是要通过高效、安全、便捷、统一的技术方法，对散存于各 单位档案信息化各自为政、各行其是和“信息孤岛”等现 单位的碎片化的电子文件和电子档案信息进行有机整 象。标准化建设应当高度重视前瞻性、操作性和实用性。 合，形成档案馆为核心、各单位相互勾连，集约整合与分 当前亟待制定的标准涉及档案管理通用数据元标；隹、档 布保存相结合，规模化、集约化、规范化的电子档案资源 案计算机管理系统通用需求规范，档案信息系统数据交 体系，为各方利用者提供快捷的信息共享服务。 换格式规范、电子文件归档管理规范、电子档案长期存储 三是鼓励企事业单位参与共建，拓展档案信息资源 格式规范、音视频档案管理规范以及电子档案移交接收 整合辐射面。档案馆馆藏结构中普遍是文书档案多而专 进馆标准等等，从管理、业务和技术等层面上形成一个标 门档案、科技档案少，机关档案多而基层企事业单位的档 准体系，为档案资源整合中的信息交互和安全长远保存 案少，行政管理档案多而经济建设、科学研究档案少，纸 提供规范依据。 质档案多而其它载体档案少。要改变这一局面，需要更新 ３．加强档案整合共享措施保障 思路，极大地开拓档案资源整合的工作领域。基层单位特 当前，以计算机和网络为代表的信息技术发展日新 别是企事业单位形成并拥有丰富的档案资源，是档案馆 月异。档案部门应当紧紧抓住信息化发展的有利时机和 加强资源建设十分重要的领域。因此，需要调动企事业单 优势技术，努力创新和提供档案信息资源整合、共享的技 位参与档案信息资源共建的积极性，通过加强规划、分类 术方法￣ｎ－ｒ－作平台。此外，要努力改变工作思路和习惯， 指导、提供技术、明确权责、分步实施，促进基层档案信息 大力拓展档案信息整合工作领域，不断丰富档案整合和 融入资源建设大局。这样，既拓展了档案信息资源整合的 共享的内容。 ’ 范围和辐射面，又必然极大丰富了档案信息资源的内涵， 一是合理规划应用各类网络平台整合档案信息资源。 为提升档案信息资源开发利用水平和公共服务能力奠定 重视用好网络平台，是档案资源整合利用的必要途径。要加 更加坚实的基础。 强对互联网、政务网包括政务和政务内网的规划研究， 作者单位：上海交通大学医学院仁济医院 ２０１Ｓ年第８期 学术研究 一
