备品备件管理规范A-0

备件管理规范 A版0修订

目

录

1、目的 .................................................................. 3 2、适用范围 .............................................................. 3 3、备件管理职责 .......................................................... 3 4、备件条形码扫描管理 .................................................... 4 5、备件仓库现场管理 ...................................................... 5 6、备件仓库计划管理 ...................................................... 6 7、备件出入库管理 ........................................................ 8 8、帐务、报表管理 ....................................................... 19 9、服务巡查（备件管理） ................................................. 20 10、备件遗失处罚规定 .................................................... 21 11、备件包装运输改进规范 ................................................ 22

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1、目的

加强仓库物料管理，有计划、有组织地进行物料的控制，同时降低库存成本，提高仓储业务的工作效率，加强与各办事处之间的协调，保证的服务质量，特制定以下管理制度。

2、适用范围

适用于备件仓库管理，如总部及办事处备件仓库中所有与收、发、存业务有关操作。

3、备件管理职责 3.1 总部管理职责

仓库物流管理组负责工程服务备件物料的管理、监督及控制，设置物流主管、备件计划管理员、仓库管理员、备件发货等岗位。备件计划管理员负责总部备件计划、全国备件周转、分析备件管理数据；仓库管理员负责备件实物出入库、帐目管理；仓库物流主管监控全国备件的管理及核查工作。 3.2 办事处管理职责

各办事处负责所属物料的管理、控制、监督，采用双人管理制度，设置办事处负责人、备件管理员、硬件服务工程师等角色。对于只设一人的办事处，则一人承担办事处备件管理任务，由所属的上级办事处负责人负责监督。

双人管理制度：备件管理员负责有关备件各项管理，办事处负责人负责审核监督。硬件服务工程师按要求办理每次维修时的备件出入库登记手续，备件管理员负责对备件库和出入库的管理，办事处负责人审核每次操作及每月的盘点工作，具体操作按照制度中的相关部分要求。

各办事处的备件管理员的名单需由办事处负责人上报仓库物流管理组备案，如因工作原因的调动需变换备件管理员需在区域经理审核后，及时发邮件知总部物流管理组，办事处负责人需监督实物、帐目交接工作，否则核查中发现的问题和相关的处罚由办事处负责人承担。

如各仓库、办事处出现备件遗失或帐目不符等，备件管理员是直接责任者，办事处负责人是直接管理责任者，各办事处区域经理是最高管理责任者。

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4、备件条形码扫描管理 4.1条形码管理目的：

通过条形码加强对备件模块进行识别、追踪和查询，总部及大区管理负责人应督促条码管理工作的实施，清楚条形码标签申请、使用、处理方法及条码管控内物料的出、入库操作手续，加强实行物料条形码扫描管理。 4.2条形码管理要求： 4.2.1保证条码的唯一性：

凡属主要模块类的物料均需实行条码管理，模块粘贴的条码需保证条码的唯一性，不允许“一号多用”。 4.2.2条码标签申请方法：

办事处将需求以邮件方式发送到总部物流组帐目管理员。 4.2.3条码粘贴规则：

已有条码标签的无需另外粘贴，无条码标签的可直接粘贴总部发放的标贴。条码粘贴位置依照模块类别不同，常规模块于右下角平展区域。 4.2.4条码标签丢失、遗失等处理：

条码已维护至客户服务系统后的备件，条码标签丢失、模糊、损坏无法读取的，必须沿用原号码，不允许使用新号码，并在备件上标注原条码号码，并通知总部邮寄原号条码进行重新粘贴。 4.2.5保证条码的可追溯性：

同一模块只允许使用唯一的一个条码，因部分模块，条码标签粘贴在关键零部件上，因维修需要更换此零部件 ，须打印原号条码标签进行粘贴。保证条码可追溯来源。如：NF条码标签粘贴在NF盖板上，维修需要更换盖板，须重打原条码号粘贴在新更换后的盖板上。

4.2.6条码管控内的物料出、入库操作：

所有一、二级模块出、入库均需使用条码进行条码扫描，以免造成系统条码错误。 4.2.7出厂条码重复的处理：

对出厂原条码重复的，将重复条码号上报备件中心，经备件中心确认为重复，覆盖原条码后，以新条码信息维护至客户服务系统 。

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5、备件仓库现场管理 5.1仓库环境管理

5．1.1 对库房实施5S管理

整理：对库房内使用的物品进行清理，把库房内不需要的物品清理出去。 整顿：对库房进行定置管理，库房内设置定置图。遵循以下原则： 有物必有区：物有所归，划区管理堆放，区域明确。

有区必挂牌：对所挂的标牌需要规范。运用统一的字体、数字，统一的大小。 有牌必分类：将仓库物品分为好、坏料两大类，分区管理 。 清扫：在包装区进行包装完毕后，要对场地进行清扫。

清洁：对库内物品要经常进行清洁，定期对仓库保管的配件进行维护。

素养：提高备件管理员的人员的素质，使之能养成严格遵守规章制度的习惯和作风。 垛位实物卡片填写规范、完整，帐、物、卡三者相符。 待检验品、残次品必须在库房内单独存放，并有明显标志显示。

定期或不定期检查库房的防雨、防晒、防潮、防火、防盗库房内消防、防盗设施是否可靠，货物是否安全可靠。

. 随时对库位进行调整、维护，充分利用库位。

5.1．2备件仓库安全管理 5.1.2.1用电安全

各种电器要保证安全工作，不得乱拉乱改线路，发现问题要停止使用，并及时报告电工进行维修。 5.1.2.2防火安全

仓库严禁一切烟火，易燃易爆物料要隔离防护、安全保管，防火器材要齐备，正常，并且要摆放在明显、易拿的位置。同时要定期检查。 5.1.2.3防盗安全

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仓库的所有门窗都应牢固，钥匙要由仓库主管或负责人专管，人离时要锁好门窗，其他闲杂人员一律不准进入仓库。

仓库场地为专人管理区域，闲杂人等不得进出，若有领入料操作，领用人需在仓库保管员陪同下一同进出。 5.1.2.4搬运安全

在配件进出仓装卸作业时必须轻拿轻放，严禁野蛮操作。在货物进行包装时，应遵循“重在下、轻在上”和“箱内空余空间最少”的原则。

1) 在配件运送或搬运中，对易磕碰的关键部位应提供适当的防护（如保护罩、防

护罩等）。

2) 在配件搬运需要通过环境有污染的地区时，搬运时应进行适当的防护措施。对

有防震、防压等有特殊要求的物品，搬运中要采取专门的防护措施和加以明显识别标志，并注意保护有关的标识，防止丢掉或被擦掉，必要时要特别交代货运公司有关注意的事项。

6、备件仓库计划管理 6.1入库计划制定 6.1.1总部计划的制定

备件计划员可根据实际需要，对需求的配件进行计划申请，计划申请可分为： A、月度备件需求计划的申请； B、临时备件需求计划的申请。

月度计划：总部备件物流部门对国外采购周期的备件做季度总需求量的申请。

由备件计划员依据上月的仓库实际需求、现仓库总库存量，办事处历史需求量、计划需求量制定下月的仓库总需求量。具体由备件管理员填写《月度备件计划表》汇总制定后交物流主管审核，审核签字后交工程服务部总监进行审批。最后由事业部总经理审核批示。

过程流程图 过程描述 责任人 文档资料 第 6 页 共 22 页

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月度备件需求计划 主管审核  根据上月的仓库实际需求、现仓库总库存量，办事处历史需求量、计划需求量制定下月的仓库总需求量  办事处计划人员填写完成之后需物流中心主管进行审批 相关部门审核 备件管理员 《月度备件计划表》 经理审批 物流中心主管  由物流中心主管审核完成后交主管经理审批 市场支持部总监 主管领导审批  经理签字后交公司计划部门 备货 公司计划部  审核后交主管领导审批  计划部按照季度计划的需求量进行购货、投料生产 月度计划制定具体流程：

计划采购部经理 计划部、采购部 临时计划：在季度及月度计划外临时需求、突发需求或紧急需求。由备件管理员依据各办事处的实际需求进行制定。具体由备件管理员填写《备件临时需求计划》汇总制定后交物流中心主管审核，审核签字后交工程服务总监进行审批，事业部总经理签批后，交计划部门审批后转采购部门备货。 6.1.2办事处备件计划的制定

办事处备件管理员根据办事处的每月库存报表及需求制定办事处备件需求计划申请。计划申请可分为：A、月度需求配件的申请；B、临时需求配件的申请。

月度计划：每月度办事处备件总需求量计划。由办事处备件管理员依据上月的仓库库存量，配件的故障率等制定下一月的仓库总需求量。具体由办事处备件管理员填写《办事处月度备件需求计划》汇总制定后交办事处负责人审核，交各区域经理进行审批后，

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每月25日提交总部物流管理组，总部物流管理组根据现备件仓库总库存量及办事处历史需求量做调配，并将在每月30日之前最终具体的调配数量反馈给各办事处。

临时计划：各办事处在月度计划外临时需求、突发需求或紧急需求。由办事处备件管理员依据各办事处的实际需求进行制定。具体由办事处备件管理员填写《办事处临时备件需求计划》汇总制定后交办事处负责人审核，区域服务经理进行审批签字后交由总部物流管理组进行审批。各办事处在月度计划外不允许多次临时需求计划。

7、备件出入库管理 7.1备件入库管理

7.1.1备件入仓前实行验收管理

数量验收：核对送货单证、包装记录表标明数量与实际收货数量是否相符。 包装验收：检查产品包装是否完好，有无雨淋、霉变、破损，污染等情况。如发现有损伤，先对损伤的外包装照相留为证据后，备件管理员应与货运公司工作人员二方共开箱检查备件是否受到损伤；如有损伤也要对损伤处照相作为依据。开箱检查机器没损伤算安全运达，有损伤算非安全运达。

品种验收：核对送货单证产品型号、品种与实收品种型号是否相符。 质量验收：货物有无变形、变质、损坏等。 7.1.2总部备件入库操作管理

1) 入仓前，备件管理员应先对货位进行整理，确定产品存放货位，对不熟悉的备

件入库，备件管理员应主动向供货单位了解产品特性、保管要求、包装发运要求、注意事项等，以备做好备件的入仓准备工作。

2) 总部备件仓库到物料仓库领入“新购件”及“加工件”时，如经鉴定为正品，

入库后可安排按正常情况发货。

3) 经相关部门鉴定为残次品、处理品的，入库单应注明该产品为“残次品或处理

品”，入仓后，要做“残次品或处理品”的标识。严格与其他备件分隔开来。 4) 备件入仓后，备件管理员应负责及时更新客服系统信息系统存货库存，存货记

录卡应填写规范，必须标明：入库日期、供货单位、入库数量等。

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5) 备件入库结束后，总部备件帐务管理员应对入库单据进行规类存档，并及时在

信息系统的备件库存帐上进行处理。

6) 各办事处退回仓库的待修品入库后，总部备件仓库管理员要做待修品标识，并

把相关信息反馈给相关部门要求产品返修，具体流程参照待修品退回流程。 注：配件维修管理组的入库操作参照总部备件仓库的入库相关的操作管理。 7.1.3办事处入库操作管理

1) 入仓前，备件管理员应先对货位进行整理，确定产品存放货位，对不熟悉的备件

入库，备件管理员应主动向供货单位了解产品特性、保管要求、包装发运要求、注意事项等，以备做好备件的入仓准备工作。

2) 办事处收到总部备件，在核对实物确认后，备件管理员凭借正式有效的《包装记

录表》进行入库登记，信息包括：物料编码、物料名称、单位、数量、每个备件的序列号，并在《包装记录表》的“收货确认”栏签字确认后，交办事处负责人签名确认，并在系统上进行“邮包收货”操作。 3) 备件入仓时应对每个备件的序列号进行登记。

4) 办事处在处理每次维修时退回入库的备件时，由硬件服务工程师将入库的备件交

给备件管理员办理入库手续，应及时在《物料入库单》进行登记并签名，备件管理员核对实物后在《物料入库单》进行确认签名，办事处负责人做审核签名，备件仓库管理员并在客服系统系统信息的进行更新。

5) 入库的单据《包装记录表》、《物料入库单》作为记帐依据，总部核查的重要(手

写)凭证，办事处应做好存档，并在每月的月底汇总于《月度备件库存报表》的进入库里，完成后将复印件装订成册，《物料入库单》的原件应在每月的1号随部门的《服务报告单》寄回总部仓库物流管理组。 7.2备件出库管理

7.2.1总部备件仓库出库管理

1) 备件出库遵循“先进先出”的原则，即先进仓的产品先出仓。

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2) 备件出仓一律凭借正式有效、公司统一的《领料单》出仓，严禁口头通知或白条

发货。

3) 备件出仓时应对每个备件的序列号进行登记，具体的方法是按照工程服务部公告

发布之《关于备件仓库表格填写说明》里序列号编号方法。 4) 备件出仓后应对货位进行整理，保证货位整齐、美观。

5) 备件出仓后，备件管理员应妥善保管好出仓单据，及时登记存卡(或者其他存货

登记卡片及进行更新客服系统系统信息，保持帐、物、卡三相符，出仓单据应分类归档并妥善保管。 7.2.2办事处备件出库管理

1) 备件出库遵循“先进先出”的原则，即先进仓的产品先出仓。

2) 备件出仓一律凭借正式有效《包装记录表》、《物料出库单》出仓，严禁口头通知

或白条发货。

3) 备件出仓时应对每个备件的序列号进行登记；

4) 办事处工程师将备件带出维修时应在备件仓库管理员办理出库手续，应及时在

《物料出库单》进行登记并签名，备件管理员核对实物后在《物料出库单》进行确认签名，办事处负责人做审核签名，备件仓库管理员并在客服系统系统信息的进行更新；

5) 退回的待修品应附《维修报告单》、《包装记录表》各一份随货发出，办事处则复

印一张《包装记录表》留底作为出库的记帐依据。具体操作流程参照以上“待修品退回流程”。

6) 为了规范配件的管理，如有退回的待修品必须通知仓库管理组统一安排物流公司

提货，不允许自行安排物流公司回运。

7) 退回的待修品如有贵重物品，必须要提醒仓库管理组购买保险，要不造成的损失

由办事处自行承担。如下贵重的备件有：机芯、工控机等。

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8) 出库的单据《包装记录表》、《物料出库单》作为记帐依据，总部核查的重要(手

写)凭证，办事处应做好存档，并在每月的月底汇总于《备件库存报表》的进入库里，复印件完成后装订成册，而《物料出库单》原件应在每月的1号随部门的《服务报告单》寄回总部仓库物流管理组。 7.3.备件盘点管理 7.3.1总部盘点管理

1) 总部备件管理员联同备件帐目管理员每月的25号对仓库物料进行盘点，根据实

际盘点情况填写当月物料盘点报表并双方签字确认， 盘点报表进行系统数据提交，至总部备件计划专员处复核，区域盘点报表汇总完成后系统提交物流主管审核；

盘点帐目表提交财务部，安排人员定期抽盘或者交叉盘点。

2) 总部备件管理员每月需对仓库物料的序列号进行核查，并与系统序列号核对一遍； 3) 除紧急需求外，一般情况下，配件申请时间应在当月的 26号之后至次月 23 号

之前，剩余时间为备件仓库盘点周期；

4) 如出现总部备件仓库提交的物料盘点报表与公司总部帐目不符时，备件帐目管理

员严禁私自改动帐目的库存数量，按实际数量进行盘点提交，系统自动生成盘盈亏报表，总部计划复核，物流主管核查后上报主管领导审批，再根据审批决议进行处理； 7.3.2办事处盘点管理

1) 办事处备件管理员联同办事处负责人每月的25号对仓库备件进行盘点，根据实

际盘点情况填写当月物料盘点报表，大区经理签字确认，30日前将大区库存清单明细签字确认版寄至总部物流中心，财务部对区域帐目进行估值并备案； 2) 办事处备件管理员联同办事处负责人每月需对仓库物料的序列号进行核查，并与

系统序列号核对一遍；

3) 如出现办事处提交的物料盘点报表与公司总部帐目不符时，办事处备件管理员严

禁私自改动帐目的库存数量，必须及时通知办事处负责人，该物料负责人再次核

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对帐物后按实际数量提交，系统自动生成盘盈亏报表，总部计划复核，物流主管核查后上报主管领导审批，再根据审批决议进行处理。 7.4总部备件仓库配送管理

1）备件管理员对各办事处需求配件进行汇总，同时对备件需求的计划及申请进行审核，根据库存情况以及轻重缓急情况进行安排配件的发运。

2）备件管理员接有效的发货通知后，对需发运的配件进行整理、拣选、分类、包装等准备工作，同时根据发货通知要求通知货运公司，根据各办事处实际需求配件轻重缓急情况选择合适运输方式发运。同时与货运公司委托提货人一起在产品装箱单上签字确认。

3）发货后备件管理员填写《包装记录表》，通过电子邮件形式通知收货办事处，同时对出库发运的配件进行在途跟踪；

4）当发现库存配件存货量不足应发数量时，备件计划专员应通知物流中心主管，由物流中心主管向相关部门申请计划请购或与公司其他部门协调。

7.5 办事处备件申请流程(总部发货流程)

过程流程图 工程师填写工单 过程描述  办事处/工程师根据设备故障填写维护工单 责任人 办事处备件管理员 办事处备件管理员 办事处负责人、备件管理 员 文档资料 备件申请  工单自动生成坏料返回单，办事处负责人审批 总部计划 备件申请系统申请提交  由办事处负责人审核，流转审核 物流发货 到总部客服中心审核 第 12 页 共 22 页

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 客服中心审核完成，发至总部物流管理组  备件计划专员根据实际情况进行审核  按照审核的情况进行发货  由备件管理员进行发货 办事处备件库存增加申请流程

1） 一线以省区为单位向总部进行备件库存增加申请，大区经理审核后以邮件形式发至总部物流主管，需详细说明备件增加申请的原 因，如设备量增长、设备故障高发原因、客户要求等等。

2） 物流组核实申请与库存情况后，提交到上级主管领导进行审核，决定是否批复。 3） 批复权限以每张申请工单对应金额为单位，暂定人民币2000元以下由客服经理审批，2000-2万元由工程服务总监批复，2万元以上交由金融事业部副总经理批复。 4） 批复完成后总部通知省区进行系统库存增加操作，公司总部进行备件储备/发货。 （附：办事处备件库存增加申请表）

7.6 办事处待修品退回流程(总部接收流程) 过程流程图 备件包装 客服中心审核 总部物流管理组 备件管理员 备件管理员 《包装记录表》 过程描述  根据《零配件包装须知》进行包装 责任人 办事处备文档资料 《包装记录表》 件管理员 办事处负责人确认 仓库物流管理组  办事处备件管理员完成备件包装后，将《包装记录表》及实际所包装的数量交办事处负责人确认后，随备件寄给收办事处负责人 验收及核对备件 货单位，并发给收货单位，并复印一份作为记帐依据。 入 库 更新存卡及账目 第 13 页 共 22 页 备件管理规范 A版0修订

 总部备件管理员确认收货 总部备件管理员  按照备件入库管理手续进行办理，并核对备件的数量  核对备件的数量及《包装记录表》后办理入库 总部备件管理员 总部备件管理员 总部备件仓库管理员

7.7 备件调拨管理

仓库物流管理组从办事处调配备件,或办事处之间有调配备件需求，为使总部备件的仓库的账目能与各办事处保持平衡，及对各办事处的备件的数量能起综合统筹的作用，更清晰的了解各办事处的实时的备件动态，双方调配备件具体操作要求：

1) 由出库办事处的备件管理员填写《备件调度表》并签字确认，以邮件的方式通知

接收办事处，并抄送仓库物流管理组，而接收物料的办事处在收到备件后在《备件调度表》签字确认后，以邮件的方式通知仓库物流管理组，并抄送出库办事处； 2) 出库的办事处将出库的物料逐笔手写记录在《物料出库单》里，入库的办事处则

将收到的物料逐笔手写记录在《物料入库单》里；

3) 出库的双方办事处将调度的情况在每月的月底汇总于《月度备件库存报表》的进

入库里，及时更新系统信息；

4) 仓库物流管理组在接到调度双方的邮件确认后的《备件调度表》，将其保存留底。 备件调度操作流程如下： 过程流程图 过程描述 责任人 文档资料 办事处退回的《包装记录表》  将入库的退修品分类摆放，并更新客服系统系统账目信息 第 14 页 共 22 页

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发出通知  仓库物流管理组根据实际从办事处调配备件通知或办事处之间有调配备件仓库物流管理组、需求办事处 口头或电话 接到通知并确认 需求通知 办理出库手续  在接到通知并查看库存后同意验收及核对备件 出库办事处 出库办事处备件管理员 调度  出库办事处填写《备件调度表》按要求发给相关单位，并按要求包装备件， 打印存档并调帐 《备件调度表》《物料出库单》 更新账目 将备件发出，并在《物料出库单》登记  根据出库办事处的《备件调度表》核对备件的数量后签字确认后，按上文的要求发给相关单位，并在《物料入库单》登记后，办理备件入库手续  仓库物流管理组在接到调度双方的邮件确认后的《备件调度表》，将其打印保存及调帐；  出库的双方办事处将调度的情况在接收办事处备件管理员 《备件调度表》《物料入库单》 仓库物流管理员组 调度双方邮件确认后的《备件调度表》 每月的月底汇总于《月度备件库存报表》相关的单的进入库情况里，及时更新客服系统的库存信息；

位 第 15 页 共 22 页

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7.8备件借用管理

借用人根据工作需要借用备件必须严格按照《备件借用流程》办理；备件归还必须严格按照《备件归还流程》办理。

1) 借用人必须严格妥善保管借出的备件，如备件损坏或遗失，借用人应即反应到借

出单位（各仓库）后判定责任归属，如因不当使用致损坏或遗失者，借用人应依相关规定办理赔偿。

2) 借出的备件必须按照申请的时间归还，如到期因工作需要延期归还，可到借出单

位（各仓库）办理延期申请，如不办理延期而逾期不归还者第一次给予警告，第二次给予相关规定处罚。

3) 借用人如需将备件转借他人，需到借用单位进行转借手续，未经借出单位（各仓

库）允许不得私自将借出的备件转借他人。 备件借用流程： 过程流程图 借用人 过程描述  借用人根据工作需要填写申请单 责任人 借用人 文档资料 《备件借用单》 主管领导  总部借用人交直管领导审批；  各办事处借用人交办事借用人 经理审批 仓库负责人审批 处负责人审批 各仓库备件管理员  总部借用人员交部门经理审批  各办事处借用人员交区域经理审批； 借用人 发货 第 16 页 共 22 页

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 总部借用人员交到仓库物流管理组负责人审核；办事处借用人员直接交到各仓库备件管理员办理  按照审核的情况进行发货 备件归还流程： 过程流程图 借用人 客户中心仓库物流管理组 备件管理员 过程描述  借用人填写原借出的申请单里归还信息 责任人 借用人 文档资料 《备件借用单》 配件维修员  借用人需把借出的备件交配件维修员质检，并由各配件维修员提出质检意见。 配件维修员 仓库负责人审核 各仓库备件管理员  交仓库负责人审核，根据质检意见进行判断能否入库，正常的仓库负责人 验货入库 入库，不正常办理相关惩罚； 存档《备件借用单》， 按照仓库负责人的意见进行验货入库 一式两份，备件仓库管理员及借用人各持一份 注：总部备件仓库与各备件仓库的进出库只允许办理领用，不适用以上借用管理。

7.9备件报废管理

备件的报废一律由总部备件仓库提出，办事处及配件维修管理组不能自行处理；备件的报废必须经备件管理评审小组确认方可按报废流程进行操作；

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办事处备件报废，属于正常使用而自然损坏报废的，可在每年底由办事处负责人提出，填写《备件报废申请表》，将所要报废的备件退回总部备件仓库处理；属于人为原因造成损坏报废的，不予以申请报废，并应查明原因，并根据公司有关规定由办事处主任及其本人员负责赔偿；

办事处提出备件报废数量较少，为了节省运费，通常申请期限为每年一次，提出时间在每年的6月份；如无备件报废需求则无需填写办理申请；配件维修部备件报废需办理退备件仓库后，直接由总部备件仓库处理，无须填写申请表； 具体操作流程参照以下“备件报废流程”：

过程流程图 报废申请过程描述  办事处每年底由办事处负责人提出申请，并填写《备件报废申请报废备件寄回总部 责任人 办事处主任 文档资料 《备件报废申请表》 表》  办事处经技术判定可报废后，备件寄回公司备件仓库 入库 办事处 总部备件 维修中心检测  总部备件仓库将办事处退回的报废件仓库 报废的备件办理入库操作  由总部备件仓库交维修中心做最终检测  经备件管理评审小组评定为可仓库管理办事处《包装记录表》 员 填写报废单 总部维修中心 通知维修中心检测 交领导审批 报废的，退报废件仓库，并由备件仓库帐务管理员进行帐务处理  总部备件仓库填写报废单  将维修中心做最终检测 备件管理评审小组 备件管理员 维修中心 评审小组由财务、质量、采购、维修、维修小组组成 《备件报废申请表》 处理所得款交财务 第 18 页 共 22 页

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 将报废单提交领导审批 仓库物流组  总部备件仓库办理报废，并联系股份质信出售工作  把处理所得款及报废单交财务部

部 股份质信部 8、帐务、报表管理

各仓库、办事处任何物料的出入库必须填写仓库物流管理组要求的单据，严禁白条出入帐，单据的填写和保存要做到完整、齐全，并且应设立仓库存卡，及时在相应项目上进行处理， 客服系统的仓库信息必须做到日清日结，使得仓库帐、实物、货卡数一致， 每月及时整理装订记帐单据，按照公司的相关规定进行单据的保管，严禁撕毁任何记帐单据； 8.1总部报表管理

总部备件管理员在配件收发完毕后在相应的产品存卡上详细记录此次发货情况，包括时间、摘要、发货数量等；并及时在客服系统系统或相关系统更新仓库库存信息。 总部备件管理员在当月25号对仓库物料进行盘点，28号将盘点的报表及情况报至物流中心主管处；

总部备件计划专员次月3号前将各办事处库存报表核对完毕，对本月的进出配件进行汇总，并在次月8日将各办事处的盘点情况及调整帐目报告汇总交至物流中心主管处，物流中心主管根据实际情况进行月度备件计划，备件帐目管理员将各类报表、单据进行分类汇总，装订成册。

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8.2办事处报表管理

办事处管理配件应设立存卡管理，并在配件收发完毕后在相应的产品存卡上详细记录此次发货情况，包括时间、摘要、发货数量等；办事处在收到总部备件入仓应及时在相应《包装记录表》登记存档、办事处工程师维修时带回的备件应及时在《物料入库单》登记，退回公司总部备件出仓时应及时在相应《包装记录表》登记存档，办事处工程师维修时出库的备件《物料出库单》登记存档，严禁口头通知或白条发货；

办事处将每月的《包装记录表》、《物料入库单》、《物料出库单》的进出库情况，在每月25日汇总在《月度备件库存报表》里得出本月帐面结帐后，在每月的25号对仓库备件进行盘点，每月2号将盘点《月度备件库存报表》以E-MAIL发回仓库物流管理组；《物料入库单》、《物料出库单》的原件在次月1日随部门《服务报告单》发回总部，复印件留底存档记帐。

9、服务巡查（备件管理） 9.1核查范围

适用于各办事处、各仓库存储的备件、维修件、待修件、易耗品。 9.2核查内容

根据公司总部仓库物流管理组提供的核查清单，与核查站内存储的备件、维修件、待修件、易耗品进行数量的核对。

对核查的办事处、仓库内存储的部件存放状态进行观察判定，是否按相关规定对部件进行分类存放。

存储区是否本制度的第4点“备件仓库现场管理”的要求，核查的重点是符合防火、用电安全措施是否恰当等。

核查帐目是否清晰，记帐的单据是否齐全，相关的单据是否按本制度要求寄回总部仓库物流管理组。

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9.3核查方式

全面核查办事处的物料存储情况。 有针对性重点核查部分物料存储情况。 9.4核查时间

不定期核查 9.5操作方法

总部仓库物流管理组提供当日物料核查清单，清晰分列物料编码、物料名称、应有库存数量等内容。

根据物料核查清单，逐件、分类核对待查办事处内存储的备件、维修件、待修件、易耗品。

核查过程中，核查人员提供物料编码，办事处物料负责人提供物料实物，及该物料存储数量，核查人员对核查情况进行详细的记录，包括存储物料种类、数量、状态等；观察办事处存放物料区是否符合用电、防火等的安全要求。

初步核查结束后，核查人员对有疑问的物料进行整理，当场交给被查备件管理员，详细了解该部分物料的状态。核查结束后，整理核查清单，双方对核查结果进行签字确认；填写《服务巡查报告》，对问题物料提出处理建议，并附详细核查清单； 《服务巡查报告》中的核查内容，由被查备件管理员签字确认；核查结束两个工作日内，核查人员将《服务巡查报告》交部门主管领导审核；处理决议的执行跟踪情况由相关执行人员填写在备注栏内；

《服务巡查报告》由工程服务部质量管理组负责保存。

10、备件遗失处罚规定

10.1 一线因服务工程师过失导致备件遗失，则由过失人、办事处负责人及区域服务工程经理分别按照责任比例60%、30%、10%负责承担。

10.2 总部因仓库管理员过失导致备件遗失，则仓库管理员、仓库主管及仓库经理分

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别按照责任比例60%、30%、10%负责承担。

10.2 非人为过失导致备件遗失（如快递运输所致），则由总部物流、办事处经办人协助，要求责任承运方提供过失确认证明，获得合约赔偿后，总部备件管理员将案件提交公司财务相关各部，报备处理。

10.3 经办人在备件遗失后及时通知办事处，并上报公司可酌情减免责任比例；若为公司总部发现办事处遗失不报，则按实际情况加重处罚力度。

11、备件包装运输改进规范

11.1 总部及办事处备件放置要求规范，主板及元器件物料用防静电材料包装、模块物料用普通防尘袋包装（防止填充物及灰尘掉入备件内部）。

11.2 精密度高的重要模块必须有备件保护包装，并加上备件双层包装（备件内箱+外箱），V模块及NF、NQ模块定制专用泡沫包装材料。

11.3 V模块及NF、NQ模块因突角件较易断裂，运输携带过程中特别注意，工程服务人员需将原包装一并携带往返现场。

11.4 办事处规范要求将替换下来的坏件放置于原包装箱体，严禁用普通塑料袋或者直接拎用在手。

11.5 原包装保护材料将持续推广，后期涉及规范包装部件以总部通告为准。

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