会 议 室 管 理 规 定
为加强现有会议室的管理，更好地使用公司办公资源，特制订如下管理制度： 一、会议室的划分：
一号会议室：原会议室； 二号会议室：原展厅。 二、会议室使用原则：
（1）一号会议室优先总部视频会议及重大商务活动使用，其次根据会议的重要程度、各部门对会议设备及场地要求，结合会议室使用状况，由前台综合考虑确定；
（2）考虑使用者的方便，请开会前10分钟到前台最后确定是否可以使用预定时的会议室，并领取会议室钥匙；
（3）会议室使用变更：预定会议室后，因各种原因会议取消或更换会议室，应第一时间通知前台，注销或变更登记；
（4）会议室使用冲突：首先由前台协调解决，并做好会议室使用登记。不允许私下协商调换会议室，前台难以解决时，由人力行政部经理解决，员工应积极配合行政部门的协调安排；
（5）禁止侵占公司会议室资源的行为，如：长期登记占用会议室，特殊情况须经总经理同意后方可占用；
（6）预定会议需提前预估使用时间（请根据实际情况预估时间，不能虚报用时），可给予半个小时的延时，如超出预估用时，请提前15分钟到前台登记延续时间，以方便变更后期会议的时间。如时间延续没有提前到前台登记者，以公司的制度对相关人员进行罚款；
（7）任何已预订会议的时间变更，请至少提前30分钟到前台进行变更登记，否则前台将不予受理；
（8）临时取消的会议，可临时安排其他会议，由前台协调并登记；
（9）如开会中途遇见总部通知开视频会议或总部的重要会议，将以总部会议优先，一切会议终止推后。 三、会议室预定：
（1）会议室应提前（至少一天）在前台预定；
（2）填写会议室使用登记簿，如：使用人、会议时间、参会人数（请注明：有无客户参加）、设备使用情况（是否用计算机、投影仪、会议电话、白版、鲜花、茶点等），并预估会议时间；
（3）为充分发挥现有会议室的使用效率，使用者应尽量保持会议室公共卫生，使用完毕，主动恢复桌椅及设备的位置，避免坚硬物品划伤办公设备。使用完毕后立即通知前台并交回会议室钥匙及领用的办公用品及设备，前台通知技术人员检查设备无误后注销会议室的使用，准备下次会议；
（4）使用者应爱护会议室设备，不随意调换、拆装会议室设备，因电话会议等特殊用途，需要拆装电话或调换会议室物品时，首先向人力行政部请示，并在预定会议时做登记，会议结束后，恢复原设备、物品的位置。 四、处罚措施：
（1）预定会议室后，会议临时取消没有第一时间通知前台取消预约的，给予预订人10元一次的罚款。
（2）没有预约私自占用会议室，给予组织者或参与者中级别最高的记过一次，并发款50元。
（3）开完会议以后没有保持会议室公共卫生；使用完毕，没有主动恢复桌椅及设备的位置，给予全部参与者每人10元的罚款，用坚硬物品划伤办公设备者，照价赔偿，并记过一次；如没有人承认破坏事件，就当时所有参与者照价平摊赔偿，并每人记过一次。
（4）会议更改没有通过前台私自协调的，预订人各罚款20元∕1次。
（5）使用会议设备会后检查有损坏的，请弄坏者或相关负责人按原价赔偿。 （6）私自取走或换取会议室办公设备的，公司一律开除，并原价赔偿取走或换取设备。
（7）会议时间需要延迟，但是没有第一时间到前台续约时间的，会议时间一到就强制停止会议，所产生的后果自行负责，并给予相关人员50元的罚款。
（8）会议结束后没有第一时间到前台交接，注销或变更登记的，将给予预约人20元的罚款，后期检查出来会议室中办公用品及设备的损坏还要照价赔偿。 五、附表
附表1——《会议室使用登记表》
六、附则
本制度由行政部负责解释与修订，自总经理签发之日起生效实施。
贵阳宝威裕达体育用品有限公司
2011年1月1日
