费用支出、报销管理制度
1 、目的
为了更好的对费用支出、费用报销的进行管理，有效管控非生产用途的费用支出，合理性的使用资金。
2 、费用支出的一般原则
2.1效益权衡原则：费用的支出要与以此项支出引起的效益来衡量费用的支出的合理性； 2.2预先批准原则：除紧急情况外，对预计支出金额在3000元以下的，费用的列支需事先经部门分管领导批准，方能支出费用；对预计支出金额在3000元以上的，经部门经理批准后，经部门分管领导签批还须报总经理批准；
2.3预算外费用特别审批原则：超过预算的支出需报总经理审批后方可予以列支；
2.4费用部门考核原则：将费用开支作为重要指标纳入部门的绩效考核，各经理对本部门费用报销进行审批、报销核准、确认，并对本部门的费用支出负责；财务部对费用按部门进行汇总、分析、考核，每月相关部门传达费用分析报告；
2.5 及时性原则：当月发生的费用应在次月结账日前报销（其中出差差旅费须在回程后7日内向财务部报销），过期费用财务部有权不予以报销； 2.6 原始票据合法性原则：
2.6.1费用报销必须提供由税务局监制的正规联或报销联，存根联、发货联、记账联不能作为报销单据，报销单据不得用圆珠笔或铅笔填写，；
2.6.2单据内容要齐全，单位名称、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大小写要一致，涂改无效；
2.6.3从外部取得的原始单据（如车、船、飞机票等）因保管不善，被盗、遗失，后果由经办人自负，财务部不予受理；
2.7清晰性原则：报销单据分类别、项目填写，报销单每一行只填写一个类别或项目，还需详细列明费用发生的事由、时间、起始地点等事项；原始单据整齐粘贴在粘贴单上，并在报销单上注明有效的附件张数。
2.8真实性原则：所有费用单据必须真实有效，不得虚报假报各类费用，不得乱贴，弄虚作假，如有以上行为者，一经发现彻底清查，核实信息后一律开除处理，永不录用。 2.9事前汇报原则：任何费用报销之前，务必经过分管领导审批通过方可发生费用，否则所有发生的费用不予以报销，尤其请客吃饭务必提前请示，无论金额大小，请示分管领导方可支出，否则一律由个人承担。 3 、费用报销程序
3.1逐级审批（见下表流程图），各部门指定一名单据传递人员，负责跟进各项费用报销单据的各环节的审批传递。
3.2 每周一各部门单据传递人员将已经部门负责人审核好的报销单交到财务部，财务于两个工作日完成审核，交总经办审批，于周五前发放审批好的报销单。
4 、交通差旅费管理
4.1因工需要，员工出差由各经理调派、核准本部门出差事宜，各经理应严格控制外出人员，并考虑完成任务的期限，确定出差日期；
4.2外地出差
4.2.1员工外地出差须事先填写《出差申请单》，写明出差地、出差事项、出差日期、出差费用预算。经理级以下人员经经理审批后交分管领导审批；经理级人员经分管领导审批后交总经理审批。出差结束后，员工须向上级提交《出差报告单》。出差申请单和报告单须交由本部门备案作考核用，另需将出差申请单一联做报销凭证的附件。
4.2.2国内出差补助标准:
（1）经理级（含）以上以可以报销飞机及火车硬卧、公汽；四星级酒店住宿； （2）经理经（不含）以下人员可以报销火车硬卧、公汽；三星级酒店住宿；
4.2.2.1经理级别以下人员出差原则上不可以乘坐飞机，但遇紧急情况经经理及分管领导批准后方可乘坐；
4.2.2.2出差人员可按早、中、晚三餐补贴标准，如遇已享受旅馆免费早餐、公司请客、客户请客等情况，相应的不再予以伙食补助；员工因公派遣至、澳门、等地区出差补贴按每天100美金标准发放，因公派遣至韩国、日本、美国、欧洲等其他国家出差的出差补贴按每天150美金标准发放，不再报销费用；
4.2.2.3住宿报销标准：经理及以下人员一起出差的，二人按一人标准报销（男女则另计），三人一起出差按两人报销，四人一起出差按两人报销（男女则另计），以此类推；
4.2.2.4公司工作人员参加在外地召开的各类会议，除有会议主办单位出具的食宿费自理的证明外，方可回公司按出差标准领取伙食补助，住宿费凭会务接待指定住宿处全额报销，其余情况一概不报销相关费用；
4.2.2.5短途因公外出原则上应先派车、如厂内确实无车可派、则可以选择乘坐公交车或大巴车前往目的地、事后凭乘车与出差申请单实报实销；如遇到紧急情况需外叫车或打的的经部门经理及分管领导批准后方可乘坐，事后凭乘车与出差申请单实报实销、且费用报销单需经综合管理部签字确认。 5 、车辆费用的控制
5.1按公司《车辆管理制度》有关规定执行。
5.2私车公用报销标准：短途因公申请自驾私家车出差的，需符合以下条件： （1）公司车辆不能满足出差需求的； （2）公共交通便利的;
（3）私家车证件齐全，司机驾龄1年以上，第三者保险50W以上； （4）出差单由部门负责人签核，后勤核准并记录往返里程； 注：（1）享受车补人员短途出差则不在报销行车费用。 6 、通讯费
按公司《通讯管理制度》有关规定执行。
报销标准： 元/月
级 别 总经理、执行董事、业务总监、采购总监 其他总监 正副经理及同级人员 采购、业务内勤人员 其他职员 标 准 400 300 200 100 50-100 备注：通讯费并入每月工资发放，其他特殊情况以签批为准。 7 、业务招待费
7.1 人事行政部负责公司的日常招待事务的安排，招待用品（香烟、茶叶、礼品等）的保管、发放、记录等工作，采购部负责招待用品的购买工作；
7.2 各经理对本部门的招待事宜负责，接待时填写《商务接待安排表》报人事行政部主管审批后交接待处安排招待事项；
7.3 在本地就餐、住宿等招待事项一般在定点酒店、宾馆进行，可由公司指定人员进行签单； 7.4 各部门报销招待费时应列明接待客户、时间、地点、接待事由、洽谈部门等情况，须先由人事行政部主管审核，及时报销，报销期限原则上为招待完毕后不超过3天。招待标准见下：
级 别 总经理 总 监 经理及其他行政人员 标 准 不超过300元/人.餐 不超过150元/人.餐 不超过100元/人.餐 8 、工资费用管理 工资管理的职责划分：
（1）薪酬管理委员会：制定薪酬管理办法、薪酬标准；
（2）人事行政部：制定公司的定岗定编，确定公司核算方案、员工绩效考核方案、员工考勤、工资核算等工作；
（3）财务部：负责工资复核、审批、发放工作；
（4）各经理负责本部门人员工资的定级、定薪并向人事行政部报备，交人事行政部经理、总经理审批。
9 、办公用品管理
9.1办公用品包括办公用文具、印刷表单、饮用水、电脑耗材等。 9.2办公用品管理职责：
（1）采购部负责办公用品的采购工作，除紧急情况外，任何个人都不允许擅自采购，否则财务部不予报销；
（2）采购部负责办公用品的保管、发放、登记、报表等工作。
9.3办公用品的保管：办公用品采购后由采购部指定专人负责办公用品的入库、登记、发放等工作；保管员须登记办公用品台账，每月出具报表报给财务部；发放到部门的价值在100元以
上的耐用办公用品，如计算器，由领用人保管，因人员调动、离职等原因，要做好办公用品的交接、退库工作；
9.4办公用品的申领：办公用品的申领须事先填写申请单交经理批准后方可申领；
9.5大件办公用品的采购：对特殊的办公用品、并且价值在1000元以上的办公用品的采购需事先申请，经经理批准，分管领导审批后交采购部采购；
9.6办公费用的考核分摊：采购部应在次月的5日前把办公用品进销存、复印等报表提交财务部核算，财务部根据领用情况分摊各考核办公费用。 10 、电脑耗材管理
按公司《IT物资管理制度》有关规定执行。 11 、广告费用
广告费用由市场部门和人事行政部分别进行预算，出具广告可行性书面报告，经总经理审批后，签订广告合同，在广告媒介上发布、根据合同付款条件给予付款。 12 、保险费用
公司按照相关法律法规的规定为员工购买相关保险。 13 、技术开发费用的管理
13.1项目立项管理：研究开发项目应事先由技术部提出申请，由分管领导审批立项，预计开发研究支出在20万元以上的需报董事会审批立项，必要时需召集有关专家进行可行性研究。 13.2研发费用的报销、支出应按照项目进行归集，在有关单据上予以注明，交财务部核算； 13.3开发样品、开发用料经项目负责人审批后由采购部采购，并经仓库入库、领料；大型设备采购须由项目负责人审批后由设备部配合采购部采购；
13.4对特殊的物品，开发部自行采购的，一律需经仓库验收，并办理出入库手续，否则不予以报销；
13.5项目完成后应组织相关人员进行验收，并出具验收报告，申请专利等，验收报告复印给财务部进行研发费用转帐。 14 、快递费
14.1快件寄出由人事行政部负责，登记台帐。收件由前台代收并登记台账，转发到各部门，经部门核对后签字确认。人事行政部每月5日前汇总费用交财务部核算；
14.2人事行政部负责和正规快递公司进行业务洽谈，以获得优质服务和合理价格；
14.4每月人事行政部收到快递公司月结账单汇总后，经相关部门认真核对无误会签后申请付款，一般应以银行汇款结算。 15 、水电费管理
15.1水电费在总费用中占相当大的比重，后勤部要负责水电设施的维护、水电费的控制、审核等工作，加强对非生产性用水、用电的巡视检查，排查电器安全消防隐患及用水设施滴、冒、漏等问题，及时向总经办反映特殊情况；
15.2后勤部应随时掌握水务、电力公司有关水务电力并及时通知相关部门，每月收到水电费通知单时，应认真核对总表、分表与实际耗水量是否相等，及时分析问题的原因和排查故障；审核有功、无功、高峰、低谷、尖峰度数、倍率、力调电费、基本电费的计算、本月水电费的计算准确无误后申请付款；
15.3后勤部要根据公司水电的实际使用情况，拟订水电技改实施方案，向总经理提出水电成本控制措施、节能方案等合理化建议或提案,批准后负责组织实施；
15.4各部门及宿舍应注意水电费用的控制，公共用水、食堂及洗手间应提倡节约用水，杜绝滴、冒、漏、长流水等不良现象，发现异常时应及时向能源组报告进行处置。在无人的时候、光线较好的天气请注意熄灯，禁止长明灯现象，夏天空调应控制在26℃度以上，冬天室内温度应控制在20℃以下，当室内环境温度在12.5℃以下时可适时开启制暖。严禁私自在宿舍使用高耗能用水用电设备，一经查获将对责任人员实施相应处罚；
15.5当得知停水停电时，能源组应提前通知信息、生产、食堂等相关部门做好应急预案。 15.6公司响应国家有偿使用能源的号召, 每月每间宿舍的电费由享用者平均分摊承担，公司对每位员工当月产生的电费实施补助办法：
15.7 水电费补贴标准：参照公司《宿舍管理制度》每间宿舍补贴标准电费为50元/间，水根据夏季和冬季用水情况确定。 16 、废品回收
16.1全公司的废品回收归后勤部统一管理，登记废品分类台账，由后勤部联系买方签订合同、协议，采用招投标方式集中出售，接受财务部监督、检查、审核。
16.2各公司产生的废品经生产部、质量管理部门会签确认后，将废品交由后勤部安排集中归口存放并开具入库单，每季度由后勤部人员盘点一次（财务部人员监盘），数据报财务部备案，处理时报分管领导审批。
16.3回收的废旧物资必须分类存放，严格按照《质量/环境/职业健康安全/社会责任（程序文件）》处理。
16.4废品销售时，要求三方人员在场（购货方、后勤部专员、财务室专员），开具出库凭证一式三联单（后勤部、财务部、购货方各一份），到财务室缴款。
16.5货款收讫后，凭财务部开具的收据和后勤部的《放行单》方可放行。
