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档案管理的重要性及其对策
作者：董红丽
来源：《科学导报·学术》2020年第35期
摘; 要：档案管理工作在单位长期发展历史中，开始慢慢被忽视。随着新形势的开启，档案的价值开始被挖掘和重视，它不仅成为组织建设单位文化的思想基础，还是组织进行改革重组的重要参考资料。同时，其还能指导组织正确制定未来的发展路线。档案的重要性，使得档案管理工作对组织而言具有重要的价值。在这样的背景下，本文对档案管理的重要性进行了探讨，并对完善档案管理工作提出了相应的解决措施，以期研究结论能为档案管理工作提供一定的指导性建议。
关键词：档案管理;重要性;对策 引言
在历史发展的过程中，无论是党和国家，还是机关事业单位和个人，其成长经历都需要以载体的形式将其记录下来。这样档案使用者才能清晰地了解档案相对的发展历程，对于组织而言，档案所记录的信息不仅是让后人或档案使用者知晓其历史事实，更是让后人或档案使用者在这些历史事实中，总结经验教训，并不断发展前进，从前人的思想精髓中，与时俱进地获得思想意识和管理经验的进步，进而不断促进组织在沿袭前人精华思想的情况下，作出更加正确的发展决策。我国社会以及经济的不断发展，使得单位需要处理的信息量也呈现明显的上升趋势。当下档案管理模式虽然在进行着逐步的改善，但是其应用过程中仍然存在许多不足之处，无法真正满足时代发展需求。开展档案安全管理能够提升档案管理工作开展的时效性和实效性的方案的全方位探索，确保档案管理工作高效开展，可以促使机关事业单位在良好的信息管理模式下获得更加广阔的发展空间和更加理想的发展前景。 一、档案安全管理概述 （一）档案安全管理的内涵
档案安全管理是指建立档案的有关单位或者专门的档案馆、档案室对保管的档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作。当前档案安全管理工作形势出现了新的变化，除了要预防传统纸质档案的损坏风险，还要预防电子档案的安全风险，同时管理方式上应用现代信息化技术在带来便捷高效的基础上，也存在着很大的安全隐患。
（二）档案安全管理的重要性
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档案的安全管理不但是档案管理工作中最基础重要的工作，影响着其他工作的开展，同时也关系到相关单位和主体的机密，对其发展也是具有重要影响的，例如国家军事部门的档案安全管理、有关企业的技术秘密档案管理等，安全问题是最基础的也是关系到发展命脉的大事。 二、档案管理的重要性
（一）档案管理能够为行政事业单位的工作查考提供依据
档案管理是一项长期而系统的工作，完善的档案资料库能够为机关事业单位的资料查考提供依据。首先，档案管理记录着机关事业单位的人事建设及改革发展等内容。这是对历史情况和过程的记录，能够为单位工作的创新改革，提供资料依据;其次，档案资料是单位在实践活动的产物，有的是当事人的亲笔签署、批示或手稿，这些档案资料可以作为凭证，用于机关查考工作提供依据;再次，机关事业单位工作的系统性、复杂性，需要档案管理工作的开展，为单位工作的情况、成果等内容进行归档、整理，进而更好地反映单位的现状。因此，档案管理工作是机关事业单位的重要工作，需要建立完善的工作制度，确保档案管理工作长期有效的开展。
（二）档案管理是机关事业单位深化内控管理改革的重要内容
深化内控管理改革，是新时期机关事业单位改革建设的重要内容。首先，档案管理工作的信息化，加快了档案管理现代化建设的步伐，为内控管理改革创设了良好的内在环境;其次，档案管理为内控管理改革提供了依据，为改革工作方法的制定及推进，夯实了基础，也保障了内控管理改革的全面开展;再次，档案是宣传教育的主要素材，为单位工作的开展、改革的推进，创设了良好的宣传阵地。因此，在机关事业单位深化改革的当前，应扎实推进档案管理，并逐渐实现档案管理信息化。
（三）档案管理为文书资料管理工作创设了良好的内在条件
文书资料管理是档案管理的重要内容。强化文书资料管理，是机关事业单位档案管理工作有效落实的重要保障。首先，通过文书档案，可以更好地利用档案资料，提高内控管理的质量及效率;其次，在文字资料佐证等情况之下，需要文书档案信息资源作为重要的依据，以确保档案资料的准确性;再次，机关事业单位档案管理的现代化建设，为文书资料管理工作提供了更加便捷、准确的档案信息资料，优化了管理工作的环境。 三、文化档案管理现状分析 （一）观念落后，人员素质有待提升
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当前我国文化档案管理工作中普遍存在管理观念落后的问题，一些档案管理人员仍然沿用传统的管理手段和方法，由于文化档案资源的不断增多，这些传统的管理手段显然已经无法满足实际需求，不仅影响了文化档案管理水平的提升，同时也对企业和单位的发展造成影响。另外，人员是参与文化档案管理工作的关键，他们的素质高低很大程度上影响着文化档案管理的水平，就目前而言，很多文化檔案管理人员的能力没有得到提高，随着信息化技术的不断发展，其在文化档案管理中得到了有效应用，这就需要档案管理人员具备相应的信息技术能力和素质，不断提高自身的信息化素养，以确保文化档案管理的有序进行。 （二）文化档案管理制度有待完善
文化档案管理工作的有效开展需要建立完善的管理制度，用制度去约束各项工作顺利进行。然而当下我国文化档案管理中还存在着管理制度不健全的情况，由于管理制度的不健全，使得文化档案的日常管理不科学、维护不及时、文化档案数据丢失的问题屡见不鲜，一方面降低了工作效率，另一方面也给单位的发展造成严重影响。在进入信息时代后，网络信息技术在文化档案管理中扮演了重要的角色，这在很大程度上提高了档案管理效率和水平，但同时也对文化档案管理制度提出了更高的要求。由于网络信息技术的不稳定性，使得其很容易遭到网络黑客的恶性攻击，给文化档案数据安全造成影响，所以建立相应的管理机制，完善网络信息系统，这成为当下文化档案管理的要点，需要单位相关工作人员给予高度重视。 四、完善档案管理机制的建议 （一）强化档案安全管理的意识
档案安全管理可以说是档案管理工作的首要要求，因此必须予以高度的重视，强化档案管理部门从领导到具体岗位人员的安全管理意识，这样才能将安全管理的措施贯彻落实到位。这就需要档案管理部门加强档案安全管理的重视并向档案安全管理岗位人员进行宣传，让他们认识到档案安全管理的重要性，树立起安全责任意识，强化岗位职责意识，严格贯彻落实有关档案安全管理的法律法规、本单位的规章制度，树立防范意识，建成档案安全管理的思想堡垒。 （二）确立档案管理工作新格局
新时期下，档案管理工作必须要紧密结合本单位的核心业务，确立档案管理工作新格局。管理工作人员应当定期汇报具体的工作情况，第一时间解决好具体管理过程中存在的问题，进一步提升管理工作主动权。档案管理工作可以说是单位内控管理过程中的重要组成部分，应当将其纳入到本单位的实际发展规划中来，构建更加系统化的管理系。必须将档案管理工作与其他业务工作共同规划，保证各项工作贯彻落实，确保档案管理部门和档案管理工作人员能够主动履行好职能，提高档案管理工作效率。同时还应当对各种档案信息资源予以统一管理，实施多元化的档案信息资源整理归档策略，开展好纸质档案和电子档案的管理工作，真正构建新的档案管理工作格局，促进单位各项业务活动的有序开展。
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（三）加强档案工作的全程管理
单位组织进行各项管理工作时必须要同时开展好档案跟踪服务，重视相关信息资源和材料的整理归档，正确认识到单位档案管理服务工作需求，有效开展信息资源服务，特别是本单位重点业务的组织开展和重要文件材料，档案管理工作人员必须积极参与，确保档案资源从形成到归档全过程的全方位管理。比如说重要业务活动所涉及到的档案信息材料，档案工作人员应当提前参与，及时创建档案目录，按照相关标准做好信息材料的归档整理工作;又例如说针对各种电子文件材料的管理，应当第一时间做好收集归档工作，档案工作人员需要对各类电子文件材料的基本情况有充分的了解，对电子材料的类型、范围和格式等统一做好规范化处理，保证电子档案的安全和完整。 （四）推进档案信息化建设
促进单位档案管理信息化建设必须要借助于人才、设备和技术的支撑，档案管理人员应当真正重视这一工作，不断促进单位档案资源管理工作效率的提升。依靠档案信息化建设，推动档案材料的有效整合，一方面应当更加努力深入地探索档案信息材料的共享机制，利用信息技术对单位相关档案信息实现高效管理，进而更为准确地对各类档案材料进行归类、识别与传输;另一方面需要更加深入地探索档案信息的整合方式，推动多元化整合。根据档案信息资源的具體情况和实际特征，将其转变为知识型文档，不断提升档案信息资源整合效果。 五、结语
档案管理是一个复杂的过程，机关事业单位在发展当中信息量也是逐渐地在增大，这对档案管理人员的考验也越来越大，档案管理人员在管理中一定要具备足够的耐心和管理方法才能实现档案的有效管理。机关事业单位在深化内部管理建设的过程中，应强化档案管理工作的开展，为内控管理改革、档案管理工作开展，提供有力保障。档案管理在工作中具有重要的地位，管理工作的深入开展，着力点在于四个方面：一是强化档案安全管理的意识;二是确立档案管理工作新格局;三是加强档案工作的全程管理;四是推进档案信息化建设，这是档案管理在机关事业单位工作中的重要性体现。 参考文献
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