工程资料管理中存在的问题分析与管理措施
作者：金芳珍
【摘要】房地产开发项目的工程资料管理一直是工程项目管理的重中环节，工程资料管理具有完整性、准确性、及时性。规范工程资料审核以及资料存档，提高工程资料管理的质量和效率，同时切实有效地在需要的时候能及时查到使用资料，达到对工程开发过程中的工程资料有效管理。
【关键词】工程资料；管理；问题分析；管理措施
建筑工程资料是建筑单位工程施工全过程的原始资料，是反映建筑工程隐蔽后内在的质量凭证。一旦发生建筑工程事故，它不仅能为事故调查和正确处理提供有力的依据，也是工程使用过程中维修、扩建、改建或增层等重要的参考资料。做好建筑工程技术资料的管理工作，对保证工程结构安全和使用功能、提高工程质量有着十分重要的意义。下面笔者就做好房地产开发项目的工程资料管理作一些分析。
一、工程资料概念
工程资料就是建筑工程在建设过程中形成的各种形式信息记录的统称，它是反映建筑工程质量和工作质量的重要依据，是评定建筑安装工程等级的重要依据，也是单位工程以后维修、扩建、改造、更新的重要档案材料。建设工程资料范围非常广泛，涵盖了整个施工建设过程，大体上根据工作性质的不同，可以分为基建文件、监理资料、施工资料和竣工图纸这四大类。建筑工程资料的填写、编制、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等过程则简称为工程资料管理。
二、加强建筑工程资料管理的必要性
（一）工程资料管理是工程建设过程的真实记录。施工的技术资料包括了在施工过程中测量和收集到的各类信息。有文字、图纸、声音图像等，这些历史记录，真实反映了工程建设的全部过程。对于工程的基础、质量和验收等方面都有直接的作用，是工程实施的最原始、最基础的资料。
（二）工程资料管理是工程后续管理的依据。工程在完成之后还有一系列的后续管理工作。由于环境变化或者人们使用的原因，工程可能会出现一些设计和施工的质量问题，由此就需要对工程进行管理和修缮等。而建筑工程的技术资料就是进行这些后续工作的总的依据，根据技术资料才能弄清工程的整体构建和当初具体的施工方案，才能为后续的管理和修缮工作提供帮助，否则可能会引发更严重的工程质量问题。
（三）工程资料管理是建筑企业的内部财富。建筑工程的技术资料是一个建筑工程从开始设计到竣工交付及评定内容等全部的资料。可以集中反映出一个建筑企业的管理、技术和水平，能为员工提供工程技术和经验上的交流和参考，对其他的建筑工程起到借鉴和指导的作用，是企业内部的宝贵财富。如果能形成系统全面的资料库，那将会给建筑企业的发展带来很大的帮助。
三、工程项目管理资料存在的问题分析
（一）工程资料管理欠缺科学管理机制。工程项目完工后，工程建设相关的资料文件没有按照规范装订和管理手段进行资料的归档，从而导致工程资料的混乱和丢失。工程资料具有很强的实证性与严谨性，很多时候，建设单位没有管理好工程资料归档，没有遵照建设工程规范要求和项目工程规模大小妥善管理，出现很多差错和疏漏。如工程资料的管
理工作没有进行页码有序排列；装订的文件没有合理归档，工程资料原件和复印件经常放在一起管理，这使得区分选取的过程变得繁琐，造成不必要的麻烦。部分资料甚至还出现文件遗失和文件错装的问题发生，严重影响到以后工程资料的调档核对，影响到公司决策者的决策。
（二）房产企业普遍存在重工程质量、进度，轻工程资料管理，工程资料管理人员缺乏专业知识。为了尽快收回房产投资，企业重工程质量、进度，无可厚非。但是很多企业对工程资料管理缺乏足够的重视，没有一套完整的合乎本企业的工程资料管理流程，没有专职的工程资料员，该岗位往往由行政人员兼职。工程资料员多数在办公室工作，实地现场勘查的机会较少，对建筑专业基本常识缺乏了解，很难做到资料管理的专业化，这势必影响资料管理的整体效果。
（三）资料收集不及时和不够真实。工程资料不及时主要出现在工程质量评定阶段，对工程资料缺乏严肃性将会损害工程质量的总体控制水平。很多资料管理人员没有意识到自身工作的重要性，不去工地进行现场勘查，仅凭借自身经验就在办公室里完成资料的填写整理，没有认真核对项目资料中的项目数据内容。有的施工单位在签字中造假编造数据，模仿建委、施工单位等责任专员的签名，私刻公章、伪造施工文件。如果工程发生问题需要追责，就难以对责任进行清晰区划，人为加大了处理后期事故的难度。
四、规范优化工程项目资料管理措施
（一）提高工程资料管理水平，健全工程资料管理机制。加强建设项目资料收集与整理，必须切实加强工程档案资料管理体系建立，并通过不断地提升管理水平，逐步规范各类建设项目资料归档，不断提高工程资料管理人员的工程资料水平。
（二）采用现代化管理手段。房产企业要利用现代化手段，建立工程资料档案综合、动态管理系统，在资料分项管理资料的基础上，随时补充新铺设或改动的资料，并积极为建委、设计和建设单位提供查询服务。运用计算机进行工程资料的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供工程资料信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在工程领域，电子档案将逐步替代传统的纸质档案载体，在工程资料领域占主导地位，给工程资料工作注入生机和活力。
（三）重视项目资料校对管理。工程项目监理是根据工程建设监理合同所规定的工作内容和权利，代表业主对施工总承包和各分包单位进行一切施工活动实施监督管理。在日常的工程管理中，工程资料员应及时检查项目监理机构对原始资料的收集、整理情况，并抽查收集资料与实际是否相符合。建立各施工单位和监理单位盖章备案制度，防止监理单位或者施工单位对合格工程资料乱盖章或私刻公章现象发生。
（四）加强工程管理资料的分类工作。因为房建工程施工是系统的工程，所以，各类别的文件相当繁多，在开展工程资料管理工作时，应尽量分门别类、细化工作，这样对工程资料的收集和管理相当有利，便于工作查询，也可以避免文件缺漏。
五、结束语
作为一项漫长而复杂的工作，工程项目资料管理贯穿工程的各个阶段，工程资料管理员必须认真、负责的完成资料收集、整理、归纳工作，不能有丝毫怠慢。工程项目资料管理不仅发生在建设实施阶段，与资料管理、工期管理、质量管理等也是互为关联的，存在着对立统一的辨证关系，也是现代建筑企业发展的客观需要。随着建筑行业标准、技术的日益提升，建筑企业管理模式渐渐地和国际标准接轨，施工资料作为建筑企业管理体系文
件的一部分，必须跟上企业发展速度，实现标准化、规范化、真实化、信息化管理，只有做到各方面综合平衡，房地产项目资料管理问题才能解决，管理才会出效益。
