电子档案信息安全处理措施浅析 胡艳丽 （嫩江县房屋拆迁管理办公室） 摘要：信息技术的飞速发展和广泛应用使人类生活的各个方面发生了巨 意愿进行的，因此，对参加电子文档制作和管理的人进行审查是至关 大的变化。计算机应用于办公自动化和自动化工程设计，已产生了大量的 重要的。要禁止那些道德品质不好、工作不认真负责、没有良好的工 ＣＡＤ或公文性电子文件。由此引起的对电子文件和电子档案的管理，是档案 作作风的人参加电子文档制作和管理工作。要建立一套审查制度，严 工作者面临的新问题。电子文件被广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。 计算机的普遍应用、电子文件的大量产生、信息高速公路的建成，为缩小档案 保存空间，快捷传递交流信息，搞好信息服务，实现信息共享，无疑将会带来 极大的方便，同时也给档案工作带来了一系列的新情况新问题。 关键词：电子档案问题对策 格把关，这是从源头上保证电子文档原始性、真实性的最关键措施。 人是活的因素，易受外界影响，任何一个好成份，在没有管理要求的 情况下，也会逐渐懈怠甚至可能变坏。加强对电子文档带 作和管理人 员的管理，仅依靠审查制度是不够的，还必须提出严格要求，明确具 体管理措施，这是在电子文档制作和处理过程中保证其原始性、真实 ０引言 档案的电子化管理，档案信息数字化，是档案工作中的一个新课 性的重要措施。另外还要进行教育，不断地提高电子文档的制作者和 要使他们养成忠于职守的品质，认真负责的工作 题，它面临一些不可回避的新问题，它是在档案工作初步实践中的一 管理人员的责任心，精益求精的技术水平，这是保证电子文 个新生物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电 精神，一丝不苟的工作作风， 子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大 档原始性、真实性的根本措施。２Ｉ２建立电子文档全过程管理的制度电子文档从形成到电子 地提高了工作效率，随着现化化进程的不断深入，档案管理软件系统 制度 的不断开发，电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥 档案的开发利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，不明，考虑不周，都可能影响电子文档的原始性、真实性。因此，及早 出它应有的作用。 地建立电子文档全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非 １现代的档案管理工作的转变 １．１档案载体的转变在管理活动中，电子文件以其快捷的办文 常重要。如电子文档形成后就应及时进行收集、积累，以防在分散状 一开始就明确由谁进行收集、积累，如何进 进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无 态下发生信息丢失。因此，可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、 行收集、积累，建立收集、积累制度和严格的归档制度，是保证电子档 存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目 案原始性、真实性和完整性的重要措施。电子文档的归档范围、归档 都有很大区别，要明确 的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部 内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，凡不 分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电 无误地作出规定。归档时应对电子文档进行全面、认真的检查，符合要求的，都要有明确的处理措施，不能有丝毫含糊，否则将会对 子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。 １＿２企业档案的分类变化旧有的关于文书档案、科技档案、产 电子文档的原始性、真实性和完整性造成极大危害。电子文档归档应对存储载体有严格要求，并且明确保护措施，不 品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取 而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的 致因载体原因而对电子文档的原始性、真实性和完整性造成危害。为 档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目 实现电子档案长期保存所必须进行的载体转换也要采取明确的措 标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以 施，防止在转换过程中造成信息的损失。电子档案的利用有许多便捷 肯定的是计算机管理过程中档案分类更能贴近管理的需要，分类也 之处，但是各种用户和各种形式的利用活动，也会给电子档案管理带 来一些不安全的隐患，因此必须加强对电子档案的开发利用活动的 将更详细、更科学、更规范。 １。３档案接收和保管上也有所改变在电子环境中，如果档案人 管理。２．３建立电子文档管理的记录系统纸质文件一旦形成，原件中 员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不 可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进 所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，人们可从这些信息上 入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不 确认文件的原始性。电子文档形成后因载体转换和格式转换而不断 地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文档的内容没 到档案。 应该为每一份 无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使档案工作者再也无 有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，记 法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头 电子文档建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本单位的 录电子文档的管理和使用情况。电子文档形成、处理、保管过程的真 《电子文件管理办法》，提请信息集成系统的编制人员在其系统的设 实记录可以证实电子文档的原始性和真实性。电子文档管理系统本身也应具有实时记录功能，随时将需要保 计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案 管理内容。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案 留的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可以成为证 信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、 实电子文档真实可靠的有效依据。对于从收集、积累阶段就在网络系 统上传递的电子文档，可通过网络系统的自动记录功能记录有关信 可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。 对于以存储载体方式进行收集、积累的电子文档，还要辅以必要 此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经 息：的人工记录。 过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。 总之，维护电子文档的凭证作用，涉及到多方面因素，它有赖于 ２电子文档信息安全处理措施 在电子文档的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环 信息技术的进步、电子文档管理水平的提高以及有关法律的建立和 还需要建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每个 节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也 完善，需要有相应的管理措施来保证其得以实施。建立并执行一整套科学、 环节堵塞信息失真的隐患，这些都是维护电子档案凭证作用的重要 信息高速公路的建成，对传统的档案 合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，是维护 措施。办公自动化的广泛实现，电子档案原始性、真实性的最重要措施。电子文档全过程管理中有 工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段 上进行一次彻底。档案部门要尽快认清形势，采取有力措施，从 关维护其信息安全方面的措施，主要包括以下几方面： 工作重点和方式上来一次大转变，从人才和技术力量上来一次大储 ２．１加强对电子文档制作和管理人员的管理 电子文档是由人制作的，其存储、检索、传输等处理都是按人的 备，以勇敢地应对信息时代的挑战。２４０
