安全监管监察部门许可证档案管理办法
安监总办〔2017〕27号
第一条 为规范安全监管监察部门许可证档案管理，根据《中华人民共和全生产法》《中华人民共和国档案法》和《安全生产许可证条例》（令第397号）和其他有关法律、法规，制定本办法。
第二条 本办法适用于具有许可证颁发和管理职责的各级安全生产监督管理部门和煤矿安全监察机构（以下统称许可机关）。
第三条 本办法所称安全监管监察部门许可证档案，是指许可机关在许可证颁发和管理过程中形成并归档保存的文字、图表、证照、电子数据等不同形式和载体的文件材料。涉及的许可证种类有：煤矿企业安全生产许可证、非煤矿矿山企业安全生产许可证、危险化学品生产企业安全生产许可证、危险化学品经营许可证、危险化学品安全使用许可证、非药品类易制毒化学品生产许可证、非药品类易制毒化学品经营许可证、烟花爆竹生产企业安全生产许可证、烟花爆竹经营（批发）许可证、烟花爆竹经营（零售）许可证。
许可证档案是许可机关行使安全监管监察职能的历史记录，是矿山、危险化学品、非药品类易制毒化学品、烟花爆竹企业（以下统称企业）获得相关安全生产、使用和经营资质的原始凭证，是国家专业档案资源的重要组成部分。
第四条 监管总局负责组织协调并依法保障许可证档案管理工作。各级许可机关负责本机关颁发的各类许可证档案管理工作，并接受同级档案行政管理部门对许可证档案管理的监督和指导。
上级机关委托下级机关实施许可证颁发管理工作的，相关许可证档案由受
委托许可机关管理。
第五条 许可机关应保证许可证档案工作开展所必需的人员、经费、库房、设施设备，确保档案安全。在建立、完善许可证网上审批系统时，要按规定做好电子文件归档及电子档案的管理。
第六条 许可证档案实行集中统一管理。许可机关的承办部门负责收集、整理、归档，档案管理部门对立卷归档工作进行监督和指导，负责许可证档案的接收、保管、利用、统计、鉴定、移交等。
第七条 许可证文件材料归档范围应根据《煤矿企业安全生产许可证实施办法》（监管总局令第86号）、《非煤矿山企业安全生产许可证实施办法》（监管总局令第20号）、《危险化学品生产企业安全生产许可证实施办法》（监管总局令第41号）、《危险化学品经营许可证管理办法》（监管总局令第55号）、《危险化学品安全使用许可证实施办法》（监管总局令第57号）、《非药品类易制毒化学品生产、经营许可办法》（监管总局令第5号）、《烟花爆竹生产企业安全生产许可证实施办法》（监管总局令第54号）、《烟花爆竹经营许可实施办法》（监管总局令第65号）中关于许可证申请与颁发、延期、变更的相关规定确定，保存企业提交申请文件、资料以及许可机关审批过程中形成的全部文件材料。办理许可证延期、变更手续时，上一有效期许可证正本和副本收回的，收回的正本和副本应与其他文件材料一并归档。
上述规章中相关条款调整时，归档范围也随之做相应调整。
第 许可证档案保管期限按颁证权限结合许可事项、程序等因素定为永久、30年、10年、3年四种。监管总局和国家煤矿监察局负责颁
发的安全生产许可证，颁证机关审查材料和许可证申请书保管期限为永久，其他材料保管期限为30年；省级及以下许可机关负责颁发的各类许可证（烟花爆竹经营＜零售＞许可证除外），颁证机关审查材料和许可证申请书保管期限为30年，其他材料保管期限为10年；烟花爆竹经营（零售）许可证与其他未通过审批的许可证材料保管期限为3年。保管期限从许可证颁发年度的次年1月1日起计算。
第九条 实现许可证管理全程网上申报和审批的，其通过行政审批系统形成的电子文件应当归档。归档电子文件应符合以下条件：
（一）电子文件及其元数据自形成起真实、完整、未被非法修改。许可证申请、流转审批、用印等业务行为，以及相应的责任人、行为时间等管理元数据应在日志文件中予以记录。
（二）归档电子文件与纸质文件原貌保持一致，以开放格式存储，确保能长期有效读取。申报表归档时应转换为PDF格式，上传的文字材料采用TIFF、JPFG、OFD、PDF、PDF/A等格式，图纸材料采用DWG、Auto Cad格式，日志文件采用LOG格式。特殊格式的电子文件应连同其读取平台一并归档。
（三）同一事由形成的全部电子文件及其元数据齐全、完整，一般采用基于XML的封装方式组织数据。电子文件封装包应确定统一命名规则，封装的编码数据不加密。
第十条 电子文件可采用在线或离线方式归档。审批过程中形成纸质档案的，归档电子文件应与其相关联的纸质档案建立检索关系。
第十一条 归档电子文件应在不同存储载体和介质上储存备份至少两套，并建立备份策略，包括增量备份或全量备份、备份周期、核验和检测机制、离线
备份介质及其管理等。
第十二条 具有重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件同时归档。 第十三条 一次审批形成的许可证档案，根据不同保管期限可立为正卷和副卷。正卷以件为单位整理，一次审批材料视为一件，副卷以案卷为单位整理。正卷、副卷分别排列，分类和档号保持一致。
第十四条 许可证文件材料应于审批事项结束后的次年完成归档。由许可机关的承办部门按要求整理并编制移交清册后，向单位档案管理部门移交。
因工作需要确需推迟移交、由承办部门临时保管的，应经档案管理部门同意，推迟移交期限最多不超过3年。
第十五条 许可证档案的保管应当使用符合要求的档案装具，需要具备防盗、防光、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等条件专用的档案库房，配备必要的设施和设备。
第十六条 许可机关应建立许可证档案利用制度，严格履行借阅登记手续。人民、人民和、监察、司法、审计等机关因公务需要查阅档案时，应持单位介绍信和查阅人身份证明办理查阅手续。律师应凭律师执业证书和律师事务所证明，查阅与承办法律事务有关的档案。公民、法人和其他组织应根据信息公开相关规定办理。
许可证档案一般不得出借。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续并及时归还。
第十七条 许可机关应成立档案鉴定工作小组，在机关分管负责人领导下，由档案管理部门会同相关许可证承办部门人员组成，并可根据不同情况，吸收信息系统管理部门人员参加，定期对已达到保管期限的档案进行鉴定。
第十 档案鉴定工作结束后，应形成鉴定意见。经鉴定涉及未了事项或仍有保存价值的档案，重新确定保管期限。保管期满，确无继续保存价值的档案，应遵循保密原则和有关规定进行销毁。
需销毁的许可证档案，应编制销毁清册，列明拟销毁档案的年度、档号、案卷题名、许可证号、应保管期限、已保管期限等内容，经单位分管负责人审查批准后销毁。电子档案的销毁还应符合国家有关电子档案管理的规定。
第十九条 销毁档案时，档案管理部门和许可证承办部门共同派员监销。涉及电子档案销毁，还需要信息系统管理部门派员监销。监销人员应按照销毁清册所列内容进行清点核对，现场监督整个销毁过程，销毁工作完成后在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。
第二十条 各省级安全监管监察部门可以根据本办法，结合单位实际制定实施细则。
第二十一条 本办法由监管总局、国家档案局负责解释，自公布之日起施行。 附件：
1.纸质档案整理程序和方法 2.案卷编目说明及式样
附件1
纸质档案整理程序和方法
一、分类和案卷排列
选择适合本单位的档案分类体系和排列顺序，保持相对稳定。可按照“许可证类别-档案形成年度”分类、按许可证编号或自定顺序排列，或按“许可证类别-地区-企业类型”分类（其中地区、企业类型为选择项） ，同一企业形成的所有许可证档案排列在一起,档案较少的也可减少分类层次。
二、立卷
以企业一次审批形成的全部材料为一卷，一卷一号。立为正卷和副卷的，正卷和副卷档号保持一致。
许可证在有效期内发生变更的，变更部分的文件材料与申办案卷可合并立卷，也可根据实际需要单卷，保管期限与申办案卷保持一致。
许可证延期办理材料应单卷。
三、卷内文件排列
按文件材料的重要程度和办理程序排列。正卷中文件材料排列顺序：审查书、受理通知书（存根）、补正告知书、申请书。副卷中文件材料排列顺序：申请材料文字部分、图纸、上一有效期许可证正本、副本原件。
四、装订
正卷中审查书、受理通知书（存根）、补正告知书和申请书作为一件装订，装订材料宜采用不锈钢钉、不锈钢夹或封套。副卷可采用整卷装订或单份文件装订两种方法。整卷装订时，应采用“三孔一线”装订方法，材料多时可分册
订卷。单份文件装订时，应遵循文件形成规律，以每份文件作为一件装订，成册材料一册为一件、图纸一张为一件。图纸折叠时标题栏露在右下角，破损材料应先进行修复。
五、编号
正卷和副卷按分类方案和排列顺序分别编制案卷号。正卷在卷内文件首页上方加盖档号章，编流水页号。副卷如为整卷装订，以卷为单位编流水页号。如为单份文件装订，卷内每件文件可单独编写页号，成册材料已有页号的可不编页，每件文件首页上端空白处应加盖档号章。案卷封面、卷内文件目录、备考表及空白页不编写页号。
六、编目
正卷和副卷分别根据分类方案和排列顺序编制案卷目录。副卷还要填写案卷封面、卷内文件目录和卷内备考表。案卷封面宜采用软卷皮。卷内文件目录按文件排列顺序逐件登记。卷内文件目录也可采用将共性材料逐一列出，形成统一格式和内容的清单式目录。卷内备考表放在案卷最后，用以登记卷内文件的基本情况。
七、装盒
将装订好的案卷放入档案盒中，并填写盒脊。正卷和副卷应分别装入不同的档案盒。正卷可数卷一盒，盒内放置备考表，登记盒内档案需要说明的情况。副卷应一卷一盒，材料多时可分装多盒。档案盒式样推荐参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。
附件2
案卷编目说明及式样
一、案卷封面、案卷目录、卷内文件目录、备考表尺寸为：297mm×210mm。
二、相关指标解释。
1.档号：以字符形式赋予档案的一组代码，是许可证档案的唯一标识。档号的组成根据档案分类规则设定，如 “FMKS-2005-10”由“许可证类别-年度-案卷号”组成；“FMKS-HD-GY-123-1”由“许可证类别-地区-企业类型-企业代码-案卷号”组成。
许可证类别：分为“煤矿安全生产许可证”、“非煤矿矿山安全生产许可证”、“危险化学品安全生产许可证”、“危险化学品经营许可证”、“危险化学品安全使用许可证”、“非药品类易制毒化学品生产、经营许可证”、“烟花爆竹安全生产许可证”、“烟花爆竹经营（批发）许可证”、“烟花爆竹经营（零售）许可证”等。
年度：档案形成年度，即做出许可证颁发决定所在年度。 案卷号：案卷排列的顺序号，根据分类方案在最低一级分类下从“1”或“001”开始标注。
2.序号：案卷内文件的顺序号，从“1”或“01”开始标注。 3.案卷题名：案卷标题，应当包括申请企业名称、申请类别，如初次申请、延期申请、变更申请。
4.题名：案卷内每件文件的标题。
5.许可证号：颁发许可证的编号。
6.起止日期：受理时间至做出颁证决定时间。 7.日期：颁证审批时间。
8.保管期限：该卷许可证档案的保管期限。正卷和副卷装订在一起的，保管期限从长确定。正卷和副卷分开装订的，分别确定保管期限。
9.件数：案卷内文件的份数。
10.页数：主卷中指文件的总页数，副卷采用整卷装订的，填写每件文件的起止页号，采用分散装订的，填写每件文件的页数。
11.备注：需要附加说明的其他事项。在清单式卷内文件目录中，本案卷无此份材料时应在备注中注明。在案卷目录中，变更部分的文件材料与申办案卷合并立卷的，需在相关申办案卷条目备注项中做出说明，注明变更时间和事项。
式样1：案卷封面格式（副卷）
档号 FMKS-2005-11 xxxxxxxx公司初次申请非煤矿山 安全生产许可证材料 （副卷）
式样2：卷内文件目录格式（副卷、清单式）
卷内文件目录 年度：2005 档号：FMKS-2005-11 序题 名 日期 号 1 工商营业执照复印件 2 采矿许可证复印件 3 各种安全生产责任制复印件 4 规章制度和操作规程目录清单 5 页备数 注 1 1 22 25 1 63 1 3 1 6 11 2 无 无 无 设置安全生产管理机构或配备专职安全生产 管理人员的文件 6 主要负责人、安全管理人员资质证明 7 特种作业人员资质证明 8 提取安全生产费用证明材料 9 工伤保险证明 10 检测检验报告 11 救援预案及救护协议 12 安全设施验收合格报告 13 爆破作业单位许可证复印件 14 地质勘查资质证书复印件 15 矿山工程施工相关资质证书复印件 16 安全生产许可证正本、副本
式样3：备考表格式
整理人： 备 考 表 盒内文件情况说明： （示例1：正卷适用）
卷内备考表 档号：FMKS-2005-11 说明： 档号： 卷内备考表
（示例2：副卷适用）
式样4：案卷目录（首页）格式
案卷目录 许可证类别 非煤矿山安全生产许可证（正卷或副卷） 企业名称 北京市****有限责任公司 年 度 2008 保管期限 30年（或10年） 归档单位 监管一处
式样5：案卷目录（内页）格式
003 004 005 006 007 008 009 010 011 012 013 002 001 案卷号 许可证号 (x)FM安许证字[2008]0001号 (x)FM安许证字[2008]0002号 xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xx xxx xx xxx xx xxx xx xxx xx xxx xx xxx xx xxx xx xxx xx xxx xx xxx xx xxx矿泉水饮料公司2008延延期审查书 009 2008 0407 9 xxx饮用水有限公司初次审查书 12-1-0015 2008 0407 案卷目录 案卷题名 受理编号 日期 页数 备注 2009.3变更9 主要负责人
（示例1：正卷“许可证类别-年度”分类法适用）
004 005 006 007 008 009 010 011 012 013 案卷号 许可证号 (x)FM安许证001 字[2005]0038号 (x)FM安许证002 字[2008]0001号 (x)FM安许证003 字[2009]0022号 xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx 案卷目录 案卷题名 xxx饮用水有限公司初次审查书 受理编号 日期 页数 备注 2005 0407 12-1-0015 9 xxx饮用水有限公司延期审查书 2008延009 2008 0407 9 xxx饮用水有限公司法人变更审查书 xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx 2009更004 xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx 2009 0609 9 xxx xx xxx xx xxx xx xxx xx xxx xx xxx xx xxx xx xxx xx xxx xx xxx xx
（示例2：正卷“许可证类别-地区-企业类型”分类法适用）
3 4 5 6 7 8 9 10 11 2 1 案卷号 许可证号 案卷目录 案卷题名 受理编号 件数 备注 2009.3.变(x)FM安许证xxx饮用水有限字[2008]0001公司初次申请材12-1-0015 31 更主要负号 料 责人 (x)FM安许证xxx矿泉水饮料字[2008]0002公司延期申请材2008延009 16 号 xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx 料 xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xx xx xx xx xx xx xx xx xx
（示例3：副卷“许可证类别-年度”分类法适用）
3 2 1 案卷号 许可证号 案卷目录 案卷题名 受理编号 件数 备注 (x)FM安许证xxx饮用水有限字[2005]0038公司初次申请材12-1-0015 31 号 料 (x)FM安许证xxx饮用水有限字[2008]0001公司延期申请材2008延009 16 号 料 (x)FM安许证xxx饮用水有限字[2009]0022公司法人变更申2009更004 7 号 4 5 6 7 8 9 10 11 xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx 请材料 xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xx xx xx xx xx xx xx xx
（示例4：副卷“许可证类别-地区-企业类型”分类法适用）
式样6：档号章格式
35mm 15mm 档号 FMKS-2005-11 页数 9 10mm 10mm (示例1：正卷“许可证类别-年度”分类法适用)
档号 FMKS-HD-DY-123-1 页数 9 (示例2：正卷“许可证类别-地区-企业类型”分类法适用)
档号 FMKS-2005-11 序号 9 (示例1：副卷“许可证类别-年度”分类法适用)
档号 序号 FMKS-HD-DY-123-1 1 (示例2：副卷“许可证类别-地区-企业类型”分类法适用)
