档案中级考试大纲内容

一、档案的定义

（一）档案定义的表述：是各类单位或个人在社会活动中直接形成的供保存备查的各种形式的原始记录。

（二）档案的形成条件：１、办理完毕的文件才能作为档案保存；２、对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的现行文体的文件；３、按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。

（三）档案的形式：记录内容的方法分为：文字、图象、声音、数码；

（三）档案的本质属性：原始记录性。 档案不同于一般的历史遗物，它具有很强的记录性，所以档案具有很高的查考价值。档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者直接使用的有保存价值的文件，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性的特点。档案以兼具原始性和记录性于一体的特点，区别于其它资料。

二、档案的种类

（一）公务档案与私人档案：归属权与所有权 （二）历史档案与现行档案：形成时间与作用角度 （三）文书档案、科技档案与专门档案：最为普遍

（四）中华人民共和国成立后的档案、历史档案与旧政权档案：官方。1949年中华人民共和国成立以前的，由中国党及其所领导的军政档案为历史档案；1994年10月1日中华人民共和国成立以前，除了历史档案之外的所有归国家所有的档案为旧政权档案。

三、档案的价值

（一）凭证价值：1、是由档案的形成规律和档案自身特点所决定；2、从档案形成的过程及其结果来看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非在现今使用之际临时编造的，是令人信服的历史证据；3、从档案本身的物体形态上看，文件上保留着真切的历史标记，如当事人的亲笔手稿。

（二）参考价值（情报价值）:档案是第一手的资料，它对各方面都具有参考作用，它的这种可靠的广泛的参考作用，构成了档案的又一基本价值参考价值，也叫情报价值。

（三）对档案真实性的辩证理解：对档案的真实性和可靠性，要辩证地理解。一方面，因为档案是历史上执行特有任务中作为表达工具而使用的文件转化来的，它在反映历史活动的客观真实的，也比其它资料可靠。另一方面，就每一份特定的文件或某部分案卷而言，档案所记述的内容有的是真实的，有的是不真实的或不完全真实的。但是，即使档案内容有虚假部分以至完全违背事实，它还是反映了档案形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动。就此而言，档案仍不失其为真实的历史记录。所以档案工作者必须坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点，对档案内容即不能毫无分析地一律相信，也不能因为某些档案内容有问题，就简单地视为无用和有害材料，予以销毁，或将其“改造”成反映现实观点的档案，影响了档

案的研究使用价值。所以在日常工作中，要对档案的真实性进行辩证理解，特别是在提供利用方面必须审慎从事，以便合理发挥档案作用。

（四）实现档案价值的规律性

１、档案价值的扩展律：由于档案具有原始记录性、内容与版本的唯一性等特点，档案的价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性，可称为档案价值的扩展律；1、由于价值主体扩展而导致的价值规律扩展。这是指随着时间的推移，可能与档案发生关系的人群逐渐扩大，档案利用者契机需求的范围成拓宽趋势，导致档案价值的扩展；原因：档案作用从形成机关扩展到全社会及档案机密程度的递减；2、由于档案作用性质的变化而导致价值扩展呈现出档案价值的多元性特征；不仅用于与其相应的活动，而且可以发挥多种作用，有些甚至超出档案形成者的预想；

了解档案的价值扩展律，对于处理好档案管理中当前与长远、局部与整体、保密与开放的关系具有科学的指导作用；具体表现在：

一是，正确认识单位内部档案机构和公共档案馆的服务方向和职能定位；内部档案机构一方面要服务本单位，促进档案第一价值的实现，同时要积极积累具有长远利用价值的档案，为档案的第二价值的实现创造条件；公共档案馆要采取各种措施，扩大服务范围，促进档案价值的扩展；

二是，确定合理的归档、移交时间，建立合理的馆藏结构，以适用不同时期档案价值实现的特点和要求；

三是，在档案鉴定工作中以全面的历史的发展的观点来分析档案的价值，避免片面性； 四是，坚持正确的保密观念，对具有保密要求的档案采取相应的保密措施；同时制订和实施降密、解密制度，根据客观实际情况的变化适时地调整档案密级，降密解密扩大利用范围；

五是，树立服务观念，依法积极开放档案资，促进档案工作由封闭型、半封闭型向开放型转变，更合理地更广泛地开发档案信息资源，为社会各方面服务，研究不同时期档案的利用领域，适时推进档案价值的合理扩展；

２、档案价值的时效律：是指档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间后降低或丧失了价值；这一规律可称为档案价值的时效律。一是，档案与利用者需求之间关系的时效性；二是，档案价值形态的时效性；了解档案价值的时效律，有利于档案工作者以辩证的思维认识时间对于档案价值的影响，正确判断不同档案的时效性，不失时机地开发档案信息资源，积极提供利用，防止本应被适时利用的档案因提供过晚丧失部分或全部价值。

３、档案价值的条件律：档案的利用是档案价值产生和实现的中介和必要条件。 档案利用活动的可能性、广泛性及其效果取决于一定的条件；当档案没有为利用者提供有用性时，它的价值是潜在的；在一定的条件下，档案被利用者有效利用，产生社会效益或经济效益，它的潜在价值才能转化为现实价值，各种条件对于价值实现的影响被称为档案价值实现的条件律；

一是，社会环境

社会制度、国家有关法规、、政治经济形势等对于档案利用需求，档案机构可能提供档案的程度有很大的制约作用，从而对档案价值关系的形成和实现具有直接的影响；

二是，社会档案意识

人们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度可称为“社会档案意识”； 社会对档案的需求程度以及档案工作者能够满足需求的程度与社会档案意识密切相关，社会档案意识对档案价值实现的影响主要表现在：

第一，档案利用需求 第二，档案利用 第三，档案服务观念 三是，档案管理水平

其高低直接影响到档案管理部门提供档案服务，满足社会需求的能力以及利用者获取所需档案信息的可能性；如作好利用者可以方便、顺利地获取档案信息，满足已有的需求，还可能诱发新的利用动机，扩大社会档案需求，促进档案价值的实现；

四、档案的作用：1、行政作用（资治作用）；2、业务作用；3、文化作用（是民族文化的集中体现、是历史文化的积累、是历史文化传承的手段、是文化创新的基础）；4、法律作用（是档案凭证价值的集中体现）；5、教育作用（以历史性、直观性、原始性成为教育的重要材料）。

第二部分 档案工作概述

一、档案工作的概念和内容:

概念：指档案室、文件中心、档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。

内容：1、收集；2、鉴定；3、整理；4、保管；5、编目和检索；6、编研；7、利用；8、统计。

二、档案工作的性质: 管理性、服务性（条件性）、政治性

论述档案工作是一项服务性的工作：1、从档案工作同其它工作的关系来说，它属于一项服务性的、条件性的工作。通过管理和提供档案为各项工作服务，是档案工作的特点之一；2、档案工作为各种工作活动服务，是社会分工的需要和人类文明发达的结果；3、档案工作能以其专业管理的成果为社会服务，这正是档案工作的光荣职责和艰巨任务，说明它是一项不可缺少的重要工作。

三、档案工作的基本原则: 统一领导，分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。1、1956年4月16日颁布《关于加强国家档案工作的决定》确立了集中统一管理国家档案；2、1959年1月7日，党政档案工作的统一领导和党政档案的统一管理；3、《档案法》

“统一领导，分级管理”的含义：这是我国档案工作的组织原则和管理，其基本内容可概括为如下三方面：1、加强党和对档案工作的统一领导，统一地管理国家全部档案以及党政档案工作。2、国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，并实行党、政档案的统一管理。3、全国档案工作，由各级档案行政管理机构统一地、分层负责地进行监督和指导。 “维护档案的完整与安全”的含义：这是档案管理的最基本要求，只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。维护档案的完整有两方面含义：1从数量上要保证档案的齐全；2从质量上，系统性方面要维护档案的有机联系。维护档案的安全也有两方面含义：1是保证档案管理的物质安全；2是保证档案的政治安全。

“便于社会各方面的利用”的含义：这是检验档案工作的主要标准，它体现了档案工作的根本目的。

论述档案工作原则三方面内容的关系：1、原则是什么；2、互相联系、互相作用；3、A是B、C的条件，A、B是C的条件，A|B是手段，c是目的；4、没有A和B，就没有C的组织保证和物质基础，离开C，实行A和B便失去意义和方向。所以要全面地理解和贯彻执行档案工作的基本原则。

四、档案工作的管理：中国实行“统一领导、分级管理”的集中式管理,由中华人民共和国国家档案局主管全国档案事业,统筹规划，组织协调，统一制度，并对和国家机关各部门、全国性社会团体的档案工作，级国家档案馆的工作，以及省、自治区、直辖市档案局的工作进行监督和指导。县级以上地方各级档案局主管本行政区域内的档案事业，对本行政区域内的档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。

五、档案馆（室）的性质与会务 （一）档案馆

1、档案馆的定义、性质、基本职能和具体任务：定义：是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。性质：是各级和的科学文化事业机构。1、从档案馆管理的对象来看是各种活动的原始记录；2从档案馆的活动方式和工作成果来看，是一种研究性的工作；3从档案馆机构及其社会职能来看，是一种文化事业单位。。基本职责：集中统一地管理档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为社会需要服务。具体任务：1、接收与征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案及有关资料，科学管理；2开展档案资料利用工作；3参与编修史志的工作。

2、档案馆类型：级档案馆：1档案馆；2中国第一历史档案馆（明清）；3中国第二历史档案馆（）。地方档案馆、专业档案馆、单位档案馆。

（二）档案室

1、档案室的定义与性质：定义：是各组织统一保存和管理配单位档案的内部机构，是整个机关组成部分。性质：具有参谋和咨询性质的专业机构。具有机要性质的部门。

2、档案室的作用与任务：作用：1、是单位内具有参谋和咨询作用的部门；2、是整个档案工作的基础。基本任务是统一管理本单位各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为

本单位各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。具体任务是1、对本单位归档工作进行指导监督；2、接收保管本单位各部门归档文件，科学管理，同时收藏和管理有关资料，配合档案提供利用；3、定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。

3、档案室的类型：普通档案室、科技档案室、音像档案室、人事档案室、综合档案室、联合档案室（档案信息服务中心）。

（三）档案行政管理机构

1、档案行政管理机构的定义、性质和基本职责：定义：是党和国家指导和管理档案工作的部门。性质：既是党的机构又是国家机构。基本职责：在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌管僵档案事务，对全国档案工作进行监督、检查与指导。管事不管物。

2、档案行政管理机构的具体任务：1、指定档案工作规章、办法以，建立国家档案工作制度；2、指导和监督各机关团体等单位的档案工作，规划和筹建档案馆；3、研究和审查有关档案保存价值、保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题；4、组织和指导档案工作业务交流，专业教育和档案科学研究。

第三部分 档案法制与职业道德

一、档案法律的特点：直接性：同其他非行业性的立法相比，档案法律在调整和规范人们的档案管理与信息开发利用等行为方面，具有直接性的特点； 具体性：指档案法内容的具体；综合性：指档案法律所提供的，调整与档案和档案工作相关的行为的手段，并不是单一的，而是包含有行政手段、教育手段、刑事处罚手段等多种手段，具有综合性的特点。

其与档案行规、行政规章的关系：区别：1、制定的主体不同；2、行为约束力不同；3、调节对象不同；联系：1、制定与实施的根本性目的是一致的；2、从两者的发展历史来看，都是相互影响、相互促进的；3、均在规定的柜架范围内制定和实施。

二、《档案法》的主要内容：总则：1立法宗旨；2、指明了由国家管理档案财富的范围；3规定了应承担保护档案的义务；4、档案事业应列入国民经济和社会发展计划；5、档案工作的基本原则。档案机构及其职责：各级档案部门、档案人员的基本职责；档案的管理：立卷、归档、移交、利用、鉴定、保管、交换、转让、出卖等。档案的利用和公布、法律责任和附则等。

三、《档案法》的属性特征、作用、施行原则、和施行方式：

属性特征：１、具有所有国家立法的共同特征——社会性；不只是针对国家机关和档案部门的立法，而且是针对整个国家和社会的立法。２、具有一定的纲领性和创建性，1996年修改后的《档案法》所做出的有关规定简明扼要、内容翔实，且富有创建性。３、民主性，该法律是在科学地总结档案工作历史经验和理论成果的基础上创制出来的，也是在改革开放的社会环境中创制出来的。４、强制性，需要社会共同遵守的法律行为规范，是国家通过强制力来保证施行的。

作用：档案法律的作用是一个关系范畴，它体现着《档案法》与其调整、规范的对象之间的相互关系。具体表现为： 1、是建设和发展档案事业的法律保障； 2、是进行我国档案法规体系建设的重要依据； 3、是保护我国的国家机关、社会组织及公民形成的或保存的具有国家和社会意义的档案财富的有力法律手段； 4、是促进我国馆藏档案信息资源开发和利用的有效工具； 5、是加强我国档案行政工作的法律依据。

施行原则：在社会实践活动中，贯彻执行《档案法》必须坚持1、施行档案法要以事实为依据，以法律规定为准绳；2、必须坚持法律面前一律平等的原则。

施行方式：1、档案法律的遵守2、档案法律的适用

四、档案行规的概念、种类和属性特征：概念：指由依法制定的各种档案行政管理规范性文件。含义：1、；2、普遍约束力；3依据、法律。种类：1、对档案事务作全面系统的规定文件《关于加强国家档案工作的决定》2、对某一方面的档案行政工作作出部分规定的文件《机关档案工作条例》3、对某一项档案行政工作作出比较具体规定的文件《关于开放历史档案的几点意见》。属性1、权威性和命令性。档案行规同国家的档案法律一样，都是国家意志的体现；2、直接性现实性。是国家管理全国档案事业的重要依据和手段之一，其内容具有明显的直接性和现实性特征；3、稳定性和动态性，同国家的其他行规一样，档案行规也是在相对稳定的状态中不断变化和发展的。特点：1、制定必须符合档案和档案工作的特殊发展规律与特点；2、制定必须具有历史的继承性与发展性特点；档案行规必须以档案法律为依据，随着档案法律的变更和发展而变更发展的。

五、档案行政规章的概念、性质和类型：概念：部门规章和地方规章。部门规章是各组成部门根据法律和行规等在本部门权限范围内制定的规范性文件的总称。性质：1、从属于国家的档案法律和行规；2、具有普遍的或特定的适用性；3、之间的协调一致性，避免相互矛盾。种类：按内容分1、立法性（条例规定）2、解释性（实施办法）按效力分：1、必须遵守；2、参照执行。

六、知识产权的基本概念、分类、我国涉及知识产权保护的法律

概念：知识产权是指人们对于自己的智力活动创造的成果和经营管理活动中的标记、信誉依法享有的权利。知识产权是一种无形财产权，它与房屋、汽车等有形财产一样，都受到国家法律的保护，都具有价值和使用价值。有些重大专利、驰名商标或作品的价值也远远高于房屋、汽车等有形财产。

分类：１、版权，是指著作权人对其文学作品享有的署名、发表、使用以及许可他人使用和获得报酬等的权利２、工业产权，包括发明专利、实用新型专利、外观设计专利、商标、服务标记、厂商名称、货源名称或原产地名称等的独占权利。

涉及知识产权保护的法律：专利法、商标法、著作权法

七、专利权的定义与分类、商标的定义、专利权和商标的申报程序、专利权和商标权的保护时效

专利权 定义：是发明创造人或其权利受让人对特定的发明创造在一定期限内依法享有的独占实施权，是知识产权的一种。我国于1984年公布专利法，1985年公布该法

的实施细则。分类和保护时效：发明（２０年）、实用新型和外观设计（１０年）三种。申报程序：申请发明或者实用新型专利的，应当提交请求书、说明书及其摘要和权利要求书等文件。申请外观设计专利的，应当提交请求书以及该外观设计的图片或者照片等文件，专利局收到专利申请文件之日为申请日。如果申请文件是邮寄的，以寄出的邮戳日为申请日。1．初步审查。2．早期公开。经初步审查认为符合要求的，自申请日起满18个月，即行公布。3．实质审查。发明专利申请自申请日起3年内，专利局可以根据申请人随时提出的请求，对其申请进行实质审查；申请人无正当理由逾期不请求实质审查的，该申请即被视为撤回。专利局认为必要的时候，可以自行对发明专利申请进行实质审查。4．授权登记公告。发明专利申请经实质审查没有发现驳回理由的，由专利局作出授予发明专利权的决定，发给发明专利证书，同时予以登记和公告。发明专利权自公告之日起生效。

商标权 定义：是指商标主管机关依法授予商标所有人对其注册商标受国家法律保护的专有权。保护时效：１０年；申报程序：１、提交商标注册申请所需提交的资料。２ 、受理商标注册通知，３ 、审查，４ 、登报公告 ５、 注册 ，商标注册申请被核准后，便会把该商标的详细资料记入注册纪录册，并向申请人发出注册证明书。

著作权 定义：是指作者和其他著作权人对文学，艺术和科学工程作品所享有的各项专有权利。它是自然人，法人或者其他组织对文学，艺术或科学作品依法享有的财产权利和人身权利的总称。

版权 定义 作者或出版者对其作品享有的法定权利。非经同意，他人不得出版或作更改。

五、档案职业道德的特点、含义和内容：特点：1、鲜明的职业性；2、存在方式的具体性3、形成过程的连续性和继承性。含义：指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则，具有鲜明的时代性与历史性、职业性与具体性、社会性与阶级性。内容：1、忠于职守，爱岗敬业。应当尽到保护、管理档案的义务，为用户提供优质信息服务的职责，对档案事业倾注更多爱心；2、遵纪守法，严守机密。保护国家的安全信息利益及集体和公民个人的隐私，不得销毁相关档案文件，应珍视国家和社会给予的特殊信任，不得利用职务之便，为自己或他人谋取私利，自觉养成良好的职业保密习惯；3、博学进取，公正服务。提高档案知识水平，工作能力，专业水平等方面的基本素质，不仅是从事档案工作的必要条件，也是档案工作者职业道德规范的重要内容之一。应尽可能为所有合法的档案利用者提供公正的服务。应与档案专业和其它专业工作人员合作，促进世界文化遗产的保护和利用。

六、档案职业道德修养：１、树立档案职业道德理想和职业道德义务

２、陶冶档案职业道德情感践行职业道德行为３、拥有良好的档案职业态度与职业良心，４、怀有档案工作的职业荣誉感和职业尊严。档案工作者只有切实加强自身的职业道德修养,才能使自己的职业行为符合档案职业道德的要求,将应该遵循的规范内化为自觉自愿、自然而

然的行为，从而塑造档案工作者良好的社会形象，体现出档案职业的职业荣誉与职业尊严，履行好自己的职业使命，为社会做出应有的贡献。

七、档案法作用： 1、是建设和发展档案事业的法律保障； 2、是进行我国档案法规体系建设的重要依据； 3、是保护我国的国家机关、社会组织及公民形成的或保存的具有国家和社会意义的档案财富的有力法律手段； 4、是促进我国馆藏档案信息资源开发和利用的有效工具； 5、是加强我国档案行政工作的法律依据。

第四部分 全宗

一、全宗的概念、性质

概念：是一个的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。

性质:１、不可分割性。全宗是一个有机整体，全宗具有不可分割性，除个别情况外，同一全宗不能分散，不同全宗的档案不能混杂。２、客观性。全宗是一定历史活动中形成的，全宗这种整体具有客观性。３、整体性，全宗的整体性是由其内部成分中的历史联系所决定的。４、稳定性，全宗是以一定的社会单位为基础构成的，全宗这一含义说明了特定的档案整体的来源和界限以及全宗单位的相对稳定性。

二、全宗理论对档案管理的意义

1、档案必须按全宗来进行整理。一个全宗的档案不容许分散，不同全宗的档案不得混淆。按全宗整理档案，它符合档案形成的特点与规律，全宗是组成国家全部档案的基本单位；全宗在档案整理工作中有重要的地位，它对档案的管理有重要的组织作用；全宗为档案的提供利用奠定了基础；全宗是对档案进行科学管理必须遵循的原则。

2、全宗不仅是一个名词，它是一条原则，一种理论。全宗理论的产生对档案工作产生了巨大的影响，其形成是有一个过程的，它是在档案管理不断扩大的过程中形成的。全宗理论的发展与完善，既可促进档案科学管理水平的提高，又能逐步丰富档案学研究的内容。

三、全宗的构成条件及划分

构成条件：形成全宗的机关、组织称为“全宗构成者”或“立档单位”。构成条件：1、可以行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；2、设有会记单位或经济核算单位，自己可以编制预算或财务计划；3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。其中最基本的是第一个条件。

划分：按形成全宗的单位和全宗内容的性质分为组织全宗和人物全宗；按全宗的范围和构成方式分为全宗、联合全宗、全宗汇集、档案汇集。其中全宗是典型的、大量的，其他为全宗的补充形式。

划分原则1、全宗是一个有机整体具有不可分割性；2、全宗是在一定的历史活动中形成的，具有客观性；3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。区分全宗是档案管理工作中的重要环节。

四、全宗理论的发展

全宗理论是苏联对来源原则的丰富和发展，建立了层次分明的全宗概念体系，明确规定每一种概念的定义，清晰地展示了全宗理论的层次性和整体联系。我国的全宗理论是借鉴苏联模式的的基础上逐步形成的，一是明确提出了全宗的定义和基本含义；二是明确提出了全宗的构成条件；三是明确提出了划分全宗的主要标准； 四是明确提出全宗群概念，维护全宗之间的有机联系，全宗群具有维护相同类型全宗的不可分散性，保持文件在更大范围历史联系的作用。

第五部分 外国档案管理

基本要求：

了解：文件管理的含义与文件管理职能，外国档案编目与检索，外国档案馆 熟悉：外国档案的利用和开放，外国档案事业管理

掌握：文件生命周期理论，文件中心，外国档案鉴定理论与标准，外国档案的整理原则 一、外国文件管理

（一）文件生命周期理论：：

1940 美国 菲利普 布鲁克斯 最早提出

20世纪40年代 文件中心 新型文件管理机构 美国 1950 英国论敦 艾利斯 三阶段论 现行暂时保存永久保存 80年代 阿根廷 曼努埃尔巴斯克斯《文件选择》《周期研究》

基本内容：1、文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程；2、由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段；3、文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系。重要意义：1、准确地揭示了文件运动的整体和内在联系，为文件的全过程管理奠定了理论基础；2、准确揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理奠定了理论基础；3、准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互地相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据。

（二）文件管理的含义与文件管理职能：含义：指对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。三个共同点：1、都是以文件的整个生命周期为基础；2、对文件 管理的表述都体现了文件 生命周期的阶段性；3、都是以经济和有效为前提。职能：1、运用现代信息管理原则和技术，减少文件的数量；2、在机构的现行工作中，注意妥善保管和使用文件，有效开发信息处理系统；3、在现行工作中不再需要的文件移至文件中心妥善保存；3、为半现行文件提供有效的咨询服务。

（三）外国文件管理机构——文件中心：是一种不同于登记室的文件管理机构，它不是机关的内部机构，往往于机关之外，属档案系统。最早出现在美国。性质：过渡性的半现行文件管理机构，处于文件形成单位和档案馆的中间位置。任务：有效保管；2、优质高效服务；3、最终处置，移交或销毁。业务：接收、保管、借阅、处置。优越性：1、经济实

用；2、交接简便；3、三个不变。形成机关所有权、文件原整理顺序、保密规定；4、服务快捷；5、安全保管；6、保证进馆质量。

二、外国档案管理

（一）外国档案鉴定理论与标准

1、德国迈斯奈尔的档案鉴定理论与标准：1901年德国的迈斯奈尔提出，其鉴定标准可以概括为两方面内容：

一是档案内容 二是档案来源 迈斯奈尔的鉴定理论具有开创性意义。

首先，他第一次提出了“高龄案卷应当受到尊重”的著名论断并设定了具体的禁毁年限，使得历史档案得以保存；

其次，他第一次提出了较为系统的鉴定原则和标准，改变了过去各国对鉴定进行粗线条简单规定的传统做法，在理论和实践上均有重大突破；

再次，他第一次提出了档案来源是最重要的鉴定标准，强调应以档案固有的行政关系背景，即形成机关在结构中的地位、机关职能与上下级职能之间的关系等方面综合考虑；

1．从案卷内容考虑的鉴定标准

第一，关于国家不动产权利的案卷是永久而且无论任何形式都要保存。

第二，关于私利或非国家级公共权力的案卷，一般只留下保存有重大意义的部分，有助于认识典型事件经过或重要权利的部分，以及有关某些特殊人物的部分。

2．从案卷来源考虑的鉴定标准

第一，每一个机关都特别重视有关该机关本身行政任务的案卷。 第二，总卷主要是在机关保存。

第三，中级机关的案卷，只要它是有关各该机关本身的行政，而不是有关上级和下级机关之间的承转，都要保存。

第四，下级机关的特殊案卷，只要它是该机关本省行政活动的产物，都是重要的。 第五，的诉讼案卷，只要从中能看出持久的权利和制度的部分才加以保存。 2、美国档案鉴定理论与标准：他们通常采用谢伦伯格的双重价值论，将档案文件的价值划分为第一价值和第二价值。

1．文件的第一价值

文件的第一价值是指文件对其形成部门工作事务的有用性。其作用分别体现为行政管理价值、法律价值、财务价值以及科技价值。

(1)行政管理价值

首先，它是档案工作者最关心的一种价值。评价时，档案工作者首先要考虑行政管理级别，该机关权力的大小以及所履行的职能对研究工作的意义。

其次，要考虑现行性。来源机关使用的频度和目的是识别文件行政管理价值的标志。 第三，考虑必要的工作文件。必要工作文件是有关主体行政工作必须的文件。个可靠

第四，考虑政治和公务的联系。一份文件如果能说明一个机构所追求的理想，就是有价值的。

（2）财务价值

具有这种价值的文件是与各种财务方针和财政事务有关的文件。 (3)法律价值

档案可以用来证明公民个人的法定权利，以及财产权和职业权益。 (4)科技价值

科技文件的鉴定，通常由专家担任或在专家指导下进行。 2．文件的第二价值

它包括证据价值和情报价值(或研究价值)。

(1)证据价值：指文件在脱离现行期以后，作为形成部门组织结构、职能、工作程序和结果凭证的有用性。具有证据价值的文件有两大类：一类是与机构的形成有关，能反映机构的性质、形成原因、时间和背景的文件；一类是与机构的、工作程序有关的文件。高级行政机构形成的文件应认真保留，多数可长时间留存或永久保存。低级执行部门的文件分三种：一是与内部管理有关的文件；二是与职能规划执行有关的文件；三是事务性文件。第一种是短期文件；第二种、第三种一般是短期文件，但也有一些长期或永久文件。

(2)情报价值：文件中所含的反映工作进行情况和执行结果的有价值的内容。确定文件的研究价值着重在文件潜在的历史价值，这种鉴定主要是从学术研究的角度考虑的。

20世纪50年代的“文件双重价值论”

1956年美国谢伦伯格《现代档案－原则与技术》中系统阐述了“文件双重价值论”。 他认为公共文件具有两种不同的价值，一是对原形成机关的第一价值（行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值）；二是对其它机关和个人利用者的第二价值（证据价值和情报价值）。第一价值由行政负责鉴定，第二价值则由档案部门及其人员负责。

其进步与深刻之处：

首先，大力主张档案部门及其人员参与鉴定工作，不仅可避免鉴定的片面性，有利于全面发现档案的历史价值，而且深刻地反应了历史档案和现行文件的密切联系，为从机关文件到档案馆档案的一体化管理提供了有力的保证；

其次，主张从文件自身属性与利用者需求的关系角度来判断档案文件的价值，其一确认了档案价值是档案文件客体满足利用者主体需求的关系，真正揭示了价值的实质；其二把档案价值根据不同需求主体区分为两种形态，使认识更加深入；

3、前苏联的档案鉴定理论与标准：鉴定书面文件的基本标准是文件内容的意义和全宗构成者的意义、文件情报的重复性以及文件的产生时间和地点。在鉴定中起一定作用的标准是：手迹、文件的法律效力、文件的外部特点、古字体和语言特点、文件的物理状况。全宗的大小和文件的文书处理形式也可用作价值标准。 1、文件内容的意义

是判断文件价值的基本标准。内容的价值，取决于事件(现象、实事、事物、人物)的意义及对事件阐述的完备程度和新颖性，取决于情报的独一无二性。

2、全宗构成者的意义

机关在社会结构和国家结构中享有的声望，对鉴定文件价值起重要作用。 3、形成文件的事件、时间和地点的意义。

4、文件所属的作者。应当慎重对待手稿既有作者签名的文件或经各种作者修改、加注、夹批的文件。 5、情报的重复性

主要用于鉴定管理性文件。情报重复有两种：形式上的重复和分析综合性重复。假如文件在其产生单位没有留存，则应用其它机构的副本补充。 6、档案全宗文件的完整程度。 7、文件的物理状况

8、文件的文字、语言、艺术及其他特点。 9、文件的法律效力。

20世纪60年代，苏联的档案鉴定标准被划分为：文件来源的评价标准、文件内容的评价标准、文件外部特点的评价标准等。

主要表现在三个方面：

首先，从理论上深刻阐述了文件价值鉴定的含义、任务和必要性。

文件价值鉴定就是根据文件价值标准确定其保管期限，并将具有永久价值的文件挑选出来送交国家保管；

鉴定的必要性在于，文件是一种重要的情报源，价值各不相同；

鉴定的任务正是区别文件的不同情报价值，主要有三项：第一项是确定哪些文件含有重要情报，并选出交国家档案馆保存；第二项是确定文件的保管期限，分为永久、定期和短期三种；第三项是确定文件的完整程度，补齐短缺文件，以保证其完整性。

其次，以辨正态度提出了文件价值鉴定的四项基本原则。历史主义原则、党性原则、全面性原则和系统性原则。

再次，在鉴定原则的指导下，确定了鉴定文件价值的基本标准和只起一定作用的标准。 基本标准是指文件内容的意义、全宗构成者（文件形成机关或个人）的意义、文件情报的重复性以及文件的产生时间和地点

一定作用的标准有：文件的手迹、文件的法律效力、文件的外部特点、文件的语言特点、文件的物理状况等。

（二）外国档案的整理原则

1、事由原则：就是档案馆将档案按其主题内容而不是按来源机关原有次序进行整理和分类的原则；其特点是以相关事由为依据建立文件之间的逻辑联系，故又称为相关原则；代表是法国的卡缪－多努分类法和杜威十进位分类法；弊端：１、是同一机关形成的档案进馆后被分割的七零八落，无法保持同一机关档案的整体联系；２、是由于档案内容的繁杂，档案馆设定和归纳主题类别非常困难，难以完全概括馆藏档案的所有内容，“无类可归”和“无以归类”的现象大量存在；３、是事由分类法也并不能为利用者查找档案提供特别便利，因一份多主题的文件具有多种归类的可能，在预想的类别下并不一定能找到目标文件。

2、来源原则：就是档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不能混淆的整理原则。起源于近代法国，是在逐步否定事由原则的过程中产生的。基本内容：：1、尊重来源。指档案馆首先应按照来源标准整理档案，保持档案与其形成者之间的来源联系；2、尊重全宗的完整性。指一个全宗是一个有机整体，整理档案必须维护全宗的完整性，做同一个全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不可混淆；3、尊重全宗内的原始整理体系。指全宗内的档案整理必须充分利用原有的整理基础，不宜打乱重整。意义：１、来源原则从历史主义思路出发，充分体现了档案形成的历史联系，为档案馆馆藏的实体管理和分类提供了合理的客观依据。２、来源原则有利地维护和保持了档案的本质属性，成为档案整理与分类中的至善原则。３、来源原则既不是一种纯概念性的抽象信条，也不是一种纯实践性的操作经验，而是兼具理论性和实践性的管理思想和原则。实践价值：１、来源原则是档案整理原则，因其确立了档案实体整理和分类的基本单元；２、来源原则是档案馆组织原则，因其划清了档案馆与图书馆的界限，从根本上保证了档案专业的性；３、来源原则是档案理论研究的原则之一，因其能促使研究者深入挖掘档案的历史形成过程和有机联系，有助于揭示档案的来龙去脉，保持老师的本来面貌。

（三）外国档案编目与检索

1、外国档案编目的含义、任务和原则：含义：就是编制档案查考工具，以便巩固整理结果，全面地揭示馆藏，供利用者研究和参考。任务：就是在固定整理成果的基础上编制各种查考工具，便于档案人员对档案实体进行有序管理和科学统计，为利用者查找档案提供条件。具体的档案编目任务，取决于每个档案馆要编制何种类型的档案查考工具，但编制档案目录是各国档案编目的共同任务。原则：１、编目的充分程度要与整理的详细程度相符合二无论是一个档案汇集或者一个文件组合，如果编目不充分，就会把有价值的材料长期打人冷宫，因为没有精确的编目就不可能进行有效的利用。２、编目要客观地反映文件的成分和内容。编目的目的在于由档案工作者控制档案村料，并通过编目手段向研究者提供关于档案材料的情报。为此，应当研究立档单位和全宗的历史以及现有的查找工具和文件本身，以便编目时能够更客观地反映文件的成分和内窖。３、前苏联档案学家强调，编目要采用细分化原则。细分化原则就是区别对待。细分化原则既应用于在编写情报检索系统所含二次性文件情报时对文件的描述，也应用于案卷目录的编制。

2、外国档案手工检索工具：指南、案卷目录、分类目录、索引

（1）案卷目录：以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。揭示卷内文件的来

源、内容等，固定卷内文件顺序，统计卷内单份文件数量。它们是档案馆（室）基本和必备的检索工具。

（2）指南：

（四）外国档案利用和开放：

1、档案利用由封闭到开放的转变：1、档案利用由少数人的转变为公众的权利，是档案利用由封闭转变为开放的重要标志。2、档案自身的价值决定了它的有用性。3、随着社会的进步，档案利用经历了一个由封闭到有条件开放的漫长过程。4、档案的封闭利用：是

指档案不向社会公众开放的情况下，少数人经特许对档案的利用。5、1794年法国穑月七日档案法宣布法国的所有档案馆均实行档案开放原则，所有公民都可以在有和有监督的条件下在档案馆免费利用档案。从此拉开了档案利用由封闭向开放的转变。

2、档案开放原则：1、1794年确立的档案开放原则是法国17年《宣言》思想在档案领域的体现。档案开放原则也因此被誉为“档案的宣言”。2、档案开放原则，在法国诞生后，经历了一个逐渐被承认、被接受的过程。这一原则的实行，实际上是宣布档案人员不再是“的保护人”，而是为公众提供利用档案的服务人员。3、档案开放原则的意义，在于它改变了档案馆的性质，使档案馆从旧制度下的机密机构，变成了为社会全体公民的利益和权利服务的公开机构，开创了档案利用的崭新时代，使档案利用由单一的行政利用扩展到科学利用。

3、信息资源开发和共享时代的档案利用：１、档案利用需求日益向近现代档案甚至近期档案转移。这一变化引起了制定合理的档案封闭期、档案利用等问题。２、研究领域日益拓宽，利用目的更加多样。这一变化启迪了档案界对从宏观和微观两个方面思考馆藏建设、收藏范围和特点，也引起了对诸如出生、婚姻、健康、死亡等材料如何利用的思考。３、定量分析法在学术研究上的运用，直接刺激了档案馆利用现代技术建设信息数据库的积极性。４、国际学术交流带动了研究者把获取信息的视线从本国档案馆转向别国档案馆。５、信息时代使档案利用手段由手工抄写转向采用机械复制技术，并提出了服务费用的问题。６、档案利用受到了“信息权”的冲击。７、有组织的群体性利用者是档案馆近30年接待的一种新型利用者。

4、档案利用的含义与封闭期制度：含义：是随着档案开放原则的提出和实施而出现的一个概念，其实质在于对某些种类的档案由国家规定在一定的时间范围内拒绝向社会公众提供利用。封闭期制度：是随着档案开放原则的实施而逐渐形成的一种保护档案，维护国家和个利的制度。封闭期是指由法律规定的文件从形成到开放利用的期限，即档案的保密时限。德国称为保护期，处在保护期的档案向公众开放。

5、档案利用类型

（1）档案的学术利用：就是研究者直接利用档案进行学术研究。它主要与思想有关，是一种推理性的利用。（2）档案的实际利用：是指在档案中查找可直接用于做出决定的资料。利用者多为专业人员、技术人员、行政管理人员等在岗的实际工作者。（3）档案的普遍利用：包括两层含义。一是促使档案这种文化资源能够为更多的公民所利用；二是宣传档案。它是档案馆向普通公民开展的一种主动服务。主要利用者是普通人。

三、外国档案事业管理 （一）外国档案事业管理

1、集中式档案事业管理：是指地方档案机构接受档案机构的领导或监督。它可以使整个档案管理结构到达组织化和有序化。包括中国型、俄罗斯型、法国型和斯堪的纳维亚型。

2、分散式档案事业管理：是指国家不设立档案事业行政管理机关，对档案和档案工作实行和地方分权管理各负其责的原则。各类档案馆仅负责管理本馆职权范围内的档案，彼此既无上下从属关系，又无法定的横向关系。包括：美国型、英国型、前南斯拉夫型、瑞士型。

（二）外国档案馆

1、法国国家档案馆的建立及其影响：1、法国国家档案馆是世界档案史上第一个对社会、对公众开放的综合性国家级档案馆。它是法国档案改革的重要成果之一。17年7月成立了法国国民议会档案馆；1790年9月，法国国民议会颁布了国家档案馆条例，该条例规定将刚成立的国民议会档案馆改为国家档案馆。该馆实行对社会和公众开放的原则。这一文件标志着世界上第一次有了脱离机关而存在的综合性档案馆，以标志着国家档案馆事业的开始。2、1794年6月颁布的穑月七日法令，赋予了国家档案馆保管国家档案和进行业务指导的双重任务，从而揭开了国家档案事业行政管理的历史。3、法国国家档案馆的成立，首先在欧洲引起了很大震动。各国纷纷效仿法国先后建立了国家档案馆。4、欧洲各国国家综合性档案馆的普遍建立，为档案事业建设以档案馆为主体奠定了基础。至今，世界各国的档案事业基本上都是从建设档案馆开始发展起来的。

2、当代各国公有和非公有档案馆的类型：公有档案馆，是指按归属权属于国家所有的档案馆，其馆藏档案是公共财产，经费由国家预算或地方预算拨给。公有档案馆由国家用法律手段或行政手段设立，其主要类型有四种：国家(公共)档案馆、历史档案馆、机关档案馆、专门档案馆。

档案专业实务

第一部分 公文管理

一、公文概述

（一）公文的概念、特点和分类

1、公文的概念和特点:概念：即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。13种，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。特点：法定作者；法定权威，现实执行效用；规范体式，法定处理程序。

2、公文的分类

（1）从公文来源的角度分类：发文、收文、内部公文。 （2）从公文行文方向的角度分类：上行文、下行文、平行文。 （3）从公文涉密程度的角度分类：公文、内部文件、保密文件

（4）从公文稿本的角度分类：草稿、定稿、正本、试行本、暂行本、副本、不同文字文本

（二）《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）中规定的下列公文文种的名称与用途：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要

（三）公文的格式和稿本

1、公文的格式：公文的表现形式，主要包括公文结构、公文的排版形式、公文印装等要求。

2、公文各种稿本的名称和作用：草稿：即原始文稿，不是正式公文，不具备正式公文的效用；定稿：已经履行法定批准程序的公文文稿，是经过负责人签发的或经过会议讨论通过的最后完成稿，是印制公文的依据和标准，具正式法定效用；正本：即向受文者制发的具有法定效用的公文文本，是依据定稿并按规范格式要求制作的正式文本，具查考价值和现行执行效用；存本：即与公文正本同时印制本或依照正本提制的标准样本，不对外发出，作用限于存档备考；副本：即公文正本的复制本与正本同时印制的重份公文。供备查，传阅使用。

二、文书工作

（一）文书工作的具体内容和基本要求：

其中心任务是：科学地组织机关文书事务，及时、准确地处理机关的往来文书，安全地运转与保管，正确地发挥文件的作用，提高机关工作效率和管理水平，为社会主义现代化建设事业服务。

具体内容1、文书的形成工作 ，包括文件的拟写、审核、签发、印刷和对各种会议、汇报、电话、机关重大活动的记录及整理；2、文书的处理工作 ，包括文件的收发、登记、分办、拟办、批办、承办、传阅、催办和留注；3、文书的管理工作 ，包括文件的保管、调阅及文书材料的系统整理、立卷、编目、归档和对文书工作全过程的监督等。

基本要求：及时迅速、准确无误、安全保密、集中统一

（二） 行文规则：

1、按行文关系选择行文的方向和文种，2、除非确有必要，一般不能越级行文，除非举报上级或答复越级交办的事；3、部门一般不得向下一级行文，部门内设机构一般没外行文；4、联合行文时，要明确主办单位，并将其名称排在文头中的第一个5、要注意分清主送和抄送，抄送必须是真正有关的机关。主送单位要明确，机关一般不能直接向领导人发文，下发的重要文件应抄送上级。6、“请示”要一文一事，请示问题要求办复的文件，只能写主送一个机关，请求不能同时抄送给下级；报告中不能带有请示事项，不能用“请示报告”等不规范的名称；7、必须严格控制发文范围和数量，严禁滥发文件；8、行文要清楚发文单位和收文单位的职责，不能党政不分。

（三）常用公文的拟写（通知、通报、函、请示、批复、报告、决定、会议纪要、会议记录、简报）

（四）文程序和要求

1、发文办理程序：拟稿、核稿、编号、缮印、校对、签发、用印、登记、分发。 2、收文办理程序：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办。 3、特殊类型文书的处理（会议文书、信访文书） 会议文书的处理程序：会议通知、议题、纪录、纪要

信访文书的处理程序：登记、呈阅、交办、催办、回告、审查结案、复信、归档 要求：第一，实事求是。第二，精简。第三，高效。第四，保密。第五，集中统一管理。

三、文书立卷

（一）文书立卷的定义和组织

1、定义：将办理完毕具有保存价值的公文材料，按照公文形成规律、内在联系及保存价值进行整理加工，使之组成案卷的工作。

2、组织机构: 文书处理部门是文书立卷的组织机构。所谓文书处理部门 ( 包括业务部门 ) 立卷 , 就是指文件完成其运转处理程序之后 , 由处理 ( 或承办 ) 文件的部门 , 指定专职或兼职人员负责文件的立卷工作。

3、组织形式:是指一个单位的文书部门选择何种方式组织文书立卷工作。文书工作的组织形式有集中式、分散式、复合式三种 , 与之相适应的文书立卷的组织形式也有三种 , 即 集中立卷形式、分散立卷形式、复合立卷形式。

（二）文书立卷的基本原则：１、遵循形成规律和特点——按其历史原貌；２、保持有机联系——同一问题，同一案卷；３、区分不同价值——价值相近可组为一卷；４、便于保管和利用——立小卷

（三）案卷整理规范

1、填写卷内目录和备考表：每个案卷的首页要附上“卷内目录”。包括：序号、文号、责任者、题名、日期、页号。若原标题不具体，应根据文件的内容，重新拟制。填写“备考表”，主要是卷内文件情况说明，例如文件缺损、修改、移出等情况，便于管理和利用者了解卷内文件的特点。立卷人、检查人。

2、拟写案卷题名：一般由责任者、主要内容、公文名称（文种）三部分组成。问题是指卷内文件所反映的内容，是标题的重点，应用简练的文件，全面、概括、确切地把卷内文件的内容提示出来。

3、案卷排列和编号：组成卷之后，每个案卷内的文件还需要进行系统化排列，使之有条理，便于查阅。通常采用时间排列法。一些特殊的文件排列：正文在前，底稿在后，结论在前，依据在后，批复在前，申请在后，原文在前，复制件在后。编号：即按卷内公文系统化排列后确定的顺序，依次编写页号或件号，目的是固定案卷中每份公文的位置，便 于保管和查找利用。空白页不编号，页号位置在公文正页的右上角；反页的左上角，铅笔按顺序流水编写。

4、编制案卷目录：一个单位的全部档案，经过立卷并进行了系统的排列编号之后，要将案卷逐个登记到《案卷目录》上。案卷目录 也就是一个单位一年的案卷花明册是由立卷说明、卷内目录、卷内文件目录三部分，外加硬质封面组成的。

（四）归档制度

1、归档范围（以国家档案局2006年12月18日发布的8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》为准）

2、归档时间

3、归档要求：1、应归档的公文材料其种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，并要进行分类、立卷，正确划分保管期限，使之达到系统有序。2、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷题名要简明确切，注明保管期限，卷内文件应有序排列，填写卷内文件目录和备考表。3、归档案卷要按一定次序系统排列，编制顺序号及案卷目录。案卷交接时应清点核对，并履行签字手续。4、归档文件应为原件，归档文件使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

第二部分 文书档案管理

一、文书档案的收集工作

（一）文书档案收集工作的内容和要求：内容：1对本单位需要归档文件的接收工作; 2对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案集中接收工作; 3对历史档案的接收和征集工作。要求：1丰富和优化库藏、2加强馆（室）外调查和指导、3推行入馆档案质量的标准化、4保持全宗和全宗群的不可分散性。

（二）文书档案收集工作的方法：

1、档案室收集工作的具体内容和要求：接收归档。单位在工作活动中不断产生的文件处理完毕后，书部门整理，定期移交档案室集中保存，称为归档。文件归档是文书部门的任务，它是文书工作的最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节。要求：

2、档案馆档案的来源、收集范围和要求：来源：1、接收现行组织单位的档案；2、接收撤销组织单位的档案；3、征集历史档案；4、档案馆之间交接档案。要求：⑴ 进馆档案应保持全宗的完整性，一个单位的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。⑵ 规定移交的档案，应该由有关单位收集齐全，按照规定整理好。⑶ 与档案有关资料、立档单位的组织沿革、全宗介绍及其他有关检索工具，随同档案一并接收。案卷目录须按规定格式编制一式数份，其中一份经档案馆签收后退回移交单位。收集范围：1、一级档案馆主要收集需要永久保管的一级党和国家现行单位和撤销单位的档案，具有全国意义的、需要由保管的历史档案和旧政权档案、有关历史资料一级党和决定接收的档案。2、省（市）自治区档案馆收集档案的主要范围：省级各单位、团体及其所属单位具有永久保存价值的现行单位和撤销单位的档案，省级单位的、具有全省意义的、需要由省保管的历史档案和旧政权档案一级有关的历史资料，和省决定接受的档案。3、省辖市（州、盟）和县级档案馆收集档案的主要范围：省辖市（州、

盟）和县级各单位、团体及其所属单位具有永久和长期保存价值的现行单位和撤销单位的档案，本县的历史档案和旧政权档案以及有关的历史资料，县委和县决定接收的档案。4、各类专门的、专业性的档案馆，根据党政领导单位、专业主管单位和档案行政管理单位的有关规定，收集属于本馆专藏的档案和有关资料。

3、档案馆收集撤销机关档案收集的要求：

4、历史档案的接收和征集：一般指中华人民共和国成立以前，1、对保存在各部门的历史档案的接收;2、保存在个人手中的失散历史档案的征集；3、对于学者、古物爱好者所收藏的历史文件和历史档案. 4、少数民族地区的历史档案的收集5、历史档案和新中国成立后非国有档案收集工作的组织，6、历史档案和新中国成立后非国家所有档案的收集，一般采取档案馆接收、个人捐赠、档案馆代存、有酬征集等办法。

二、文书档案的整理工作

（一）文书档案整理工作的内容和原则：按工作内容的范围大致分为三种类型：1系统排列和编目；2、局部调整；3、全过程整理。性质上分：系统化和基本编目. 档案整理工作原则：应充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。1、在整理档案时要尊重历史和继承前人的劳动，充分利用先前的整理基础，有利于提高档案整理工作的质量和效率。充分重视和利用先前的整理基础，确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整；对必须进行一定整理的档案，应充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。2、文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式几方面。从全部整理工作的程序来说，文件在来源方面的联系是首要联系；在保持来源联系的同时，注意保持文件之间的时间联系；文件内容方面的联系往往是最紧密的联系；文件的形式，包括内部形式和外部形式两方面，在一定程度上也反映了文件的来源、时间和文件内容的性质。3、保持文件的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能以“为联系而联系”。便于保管和查找利用，才是档案整理的基本出发点和最终要求。

（二）文书档案整理工作的方法和步骤 1、区分全宗

（1）立档单位的概念和构成条件：概念：形成全宗的机关、组织称为“全宗构成者”或“立档单位”。构成条件：1、可以行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；2、设有会议单位或经济核算单位，自己可以编制预算或财务计划；3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。其中最基本的是第一个条件。

（2）立档单位的变化和全宗的划分：研究某一立档单位是否有根本性的变化，主要应该从立档单位的政治性质和基本职能等有关方面去考察，只有根本性的变化，才能产生新的全宗。在立档单位的政治性质无根本变化的情况下，主要是分析它的基本职能是否有根本变化。如：凡是新成立的并具有一定性的机关，就是新的立档单位，它的档案构成新的全宗。新的机关如系接收和代替了其他机关原来的全部或一部分职能，或者是由若干撤销机关合并而成，这个新机关为新全宗。凡属下列情形，均非机关基本职能的根本变化，如：机关职能

与工作范围的扩大或缩小，机关内部组织机构的调整，机关工作地点的变更，机关名称的变更，领导关系的改变以及由于某种原因机关曾暂时停止一段时间的工作等。

（3）联合全宗、全宗汇集、档案汇集、全宗群的概念：联合全宗：两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。（一套机构两块牌子）。全宗汇集：按照一定的特征组成的，档案数量很少的若干全宗的集合体（从相同类型的基层单位选择接收的，具有代表性的若干小全宗；档案严重散失，残缺不全的一些全宗）。档案汇集：由不同的立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案的混合体。（不明所属全宗的零散档案；某一杰出人物在其一生活动中直接形成的档案汇集）。全宗群：具有某些历史联系的若干全宗的群体，其特点是组合方法及期时空范围，具有相对的多样性和灵活性。

2、全宗内档案常用的分类方法和应用

（1）年度分类法：根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成各个类别。 （2）组织机构分类法：根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类别。

（3）问题分类法：按照文件内容所反映的问题将全宗内档案分为各个类别。 （4）复式分类法：1年度-组织：适用于立档单位内部机构变化不复杂的全宗。2组织-年度：适用于立档单位的内部机构多年固定不变，一般多用于撤销机关和历史档案。3年度-问题：适用于立档单位组织机构变化复杂，或机构之间分工不明确，工作不规范等原因难以区分文件所属机构等情况。4问题-年度：适用于撤销机关档案和历史档案。

3、档号和编制方法：档号是档案实体管理编号的总称，通常包括全宗号、案卷目录号（类别号、项目号）、案卷号、件号、页号。

档号的编制原则：1、唯一性原则，一个编号对象只能赋予一个代码，一个代码只表示一个编号对象，不能有重复编号；2、合理性原则。档号结构必须与馆（室）藏档案的整理分类体系相适应；3、稳定性原则。档号一经确定，一般不应随意改变；4、简明性原则。档号力求简短明了，易识、易写、易记。

编制方法：采用数字型和数字与字母混合型两种代码形式。

全宗号-案卷目录号（类别号）-案卷号-件号或页号

4、立档单位和全宗历史考证的编写方法： 1、机构：要把本机关成立、撤销、名称改变、地址迁移、隶属关系改变的时间和依据写明。机构变化：要把本机关内设机构的增设、撤销、所属系统单位的划出、划入变化时间和依据都要写明。2、、领导人情况：写明本机关领导人及内设机构领导人姓名、职务、任免、调出调入时间。3、职责范围及主要工作：写明本机关特定的职责范围和工作任务及当年的主要工作。4、大事记：主要记载具有历史价值意义的事件。编写时，要从历史事实出发。实事求是，要有鲜明的思想性，文字要简炼。主要辑录本机关、本系统、本辖区范围内发生的具有较大影响的重大事件，重大活动，编写时，按时间顺序，准确地把事情发生的时间、地点、人物、活动、结果写清楚。主要内容如下：5、组织级别，人员编制：写明本机关建制属哪一级，人员编制及干部、工人（固定、临时）党、团员各多少人。6、档案数量： 写明本机关当年建立档案情况，数量及各保管期限各有多少卷。

三、档案的鉴定工作

（一）档案鉴定工作的内容和原则：内容：1、制定鉴定档案价值的有关标准，保管期限表；2、判定档案材料价值，确定其保管期限；3、拣出本无保存价值的档案，按规定进行销毁。原则：从国家和人民的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。

（二）档案鉴定工作制度的内容：1、鉴定档案的标准：根据《机关文书材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本单位工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行，2、鉴定工作的组织领导：成立鉴定工作小组，由办公室主任主持，档案部门和有关业务部门共同进行，鉴定工作结束后，应提出工作报告。3、销毁档案的批准制度和监销制度，经鉴定需销毁的档案必须办理批准手续，编制档案销毁清册，经机关领导人批准后销毁。

（三）鉴定档案价值的标准:

1、档案来源标准：档案形成者在社会上及机关内的地位、作用和职能可影响甚至决定档案的价值；

2、档案内容标准：档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素，对档案内容的分析可着眼于以下四方面：内容的重要性、独特性、时效性、真实性和完备性。

3、档案形式特征标准：在某种情况下，档案的形式特征也可能对档案的价值发生影响。 4、相对价值标准：在全宗和全宗群内档案保存比较完整的情况下，各种类型文件的价值率基本正常，在保存不完整的条件下，残存档案的保存价值相对提高，其中有些本来不属重要的文件也会上升价值层次。

（四）文书档案鉴定工作的方法和步骤 ：方法 ：就是鉴定人员用直接鉴定的方法逐件逐张地从文书档案的内容、作者、名称、可靠程度等方面审查。步骤：文书档案的鉴定工作由档案部门会同文书部门和业务部门进行1、在文件归档时确定是否属于归档范围，剔除一部分没有保存价值的文件，由文书处理部门或业务部门一、二年后销毁；2、对归档文件确定其保管期限，即确定归档文件的“生存期”，这一阶段的鉴定工作由文书立卷人员具体实施；3、第三步，到一定年限后对档案的价值进行复审。复审主要采取两种形式，即移交复审和到期复审。

（五）档案销毁工作：档案的销毁经过鉴定，将本无保存价值和保存期满的档案找出销毁，编制销毁清册：1、为了使领导人和有关机关审查批准需要销毁的档案，必须编制“档案销毁清册”，它是日后查考档案销毁情况的凭据；2、附立档单位和全宗简要说明。3、销毁方法：档案销毁清册经批准后，需要销毁的档案一般送工厂作为原料，也可自行焚毁，为保守党和国家的机密，严禁将应销毁的档案作其他用途，更不准出卖。无论采用何种方法销毁，均应指派两名以上专人监销。

（六）档案保管期限表的作用和类型：作用：档案保管期限表是用表册的形式，列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性、标准性文件。它是档案馆鉴定档案价值，确定档案保管期限的依据。它统一了档案鉴定的标准，可在一定程序上避免个人认识的局限性和片面性，提高鉴定工作的质量和效率。档案人员可依据保管期限表将具有不同

保存价值的文件组成不同的案卷，还可以依据保管期限表对归档、移交和销毁的档案进行鉴定复审等。类型：1、通用档案保管期限表。是由国家档案局编制的，供全国各机关、团体、企业、事业单位鉴定档案使用；2、专门档案保管期限表：由国家档案局会同有关主管部门编制的，是各机关、团体、事业单位鉴定专门性档案时通用的依据和标准；3、同系统档案保管期限表，由主管领导机关编制的，供同一系统内各单位鉴定档案依据和标准。4、同类型单位单位档案保管期限表，由档案行政管理部门或主管领导机关编制，是各单位鉴定档案时通用的依据和标准。5、单位档案保管期限表。是各机关根据本单位档案的具体情况编制的，专供本单位鉴定档案时使用。

四、档案检索工作

（一）档案检索工作的内容：档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。

（二）计算档案检索效率的方法：检全率＝检出的有关档案/应检出全部有关档案*100% 检准率＝检出的有关档案/检出的全部档案*100%

（三）档案著录和标引的含义：档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，赋于其规范化检索标识的过程即是标引。所谓内容特征，就是指对档案主题的揭示，包括档案的分类号、主题词、摘要等。

（四）档案检索工具种类 1、按体例分：目录、索引、指南

2、按载体形式分：书本式、卡片式、缩微式、机读式 3、按功能分：馆藏性、查找性、介绍性 （五）常用档案检索工具的编制方法

1、卷内目录: 著录案卷内容及成份的一览表，常采用保管期限——年度的编制方法，案卷号一般不突破四位数。

2、案卷目录：以案卷为单位，依据档案整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统计案卷数量，监督保护档案材料的一种管理工具；也是档案馆（室）最基本的一种检索工具。编制原则一般以全宗为单位，或根据全宗所有目录的数量状况编成一册或若干分册。

3、全引目录：亦称卷内文件目录汇集或案卷文件目录，即将全宗或全宗的某一部分案卷的文件目录汇编而成的检索工具。它是案卷目录与卷内目录合二而一的产物。

4、分类目录: 是根据体系分类法的原理，将档案主题按《中国档案分类法》的逻辑体系组织起来的检索工具，将永久和长期保存的文件案卷，逐一制成卡片，打破全宗界限和全宗内分类系统，按逻辑体系分类排列。特点是揭示档案的主题内容，具有较强的族性检索功能。制填放卡。

5、专题目录: 是系统揭示档案馆（室）内有关某一专门题目档案内容和万分的一种检索工具。一般采用卡片式，即专题卡片。编制方法：1、选题；2、制定计划；3、选材；4、填制卡片；5、卡片排列。

6、主题卡片: 根据主题法的原理，用规范化的词、词组揭示文件或案卷的主题内容，并按主题字顺组织起来的一种检索工具。

7、文号索引：文号索引：是将档案的文号与档号相对应，提供按文号检索档案途径的检索工具。

8、人名索引：是揭示档案中所涉及人物并指明出处的检索工具。

9、全宗指南：以文章叙述的形式介绍某一个全宗档案内容和成分及其意义的一种工具书，又称全宗介绍。由立档单位和全宗的历史概况及全宗内档案内容和成分的介绍。对立档案单位历史比较简单的全宗，历史概况可不单独编写，只作为全宗指南的序言叙述。应正确揭示该立档单位产生、发展过程中的历史背景。介绍方式有按档案内容和组织机构介绍两种方式。按档案内容介绍全宗内档案时，应当根据单位的工作性质和工作任务确定一定的大题目和小题目；按组织机构介绍档案时，应指出该组织单位的名称和存在时间，工作职能、任务和案卷的数量，再介绍单位内档案内容和成分。

10、专题指南: 是按照一定的题目，以文章叙述的形式，综合介绍报道档案馆中保存的有关该题目的档案的一种工具书，又称为专题介绍。

11、档案馆指南:以文章叙述的形式，全面概要地介绍档案馆所存全部档案情况的一种工具书，也叫档案馆介绍。

五、档案利用工作

（一）档案利用工作的基本内容和要求:基本内容：1、开发、挖掘档案信息资源，为档案利用服务作好必要的准备；2、介绍、报道本馆、室所藏档案的内容、成份和价值，引导利用者利用档案；3、采用各种方式、方法为利用者传递、提供档案信息。要求：1、明确服务方向，坚定服务思想；2、熟悉家底，了解需求；3、运用先进技术手段，加速开发利用档案信息资源。4、应用反馈机制，科学地开发利用档案信息资源；5、正确处理好利用与保秘、利用与保护、被动服务与主动服务的关系，安全合理开发利用档案信息资源。

（二）档案用户需求的构成：1、学术用户需求，2、实际利用需求， 3、普遍利用需求 （三）档案提供利用的基本途径和方式:

1、基本途径（1）以档案原件提供利用,（2）以档案复制品提供利用,（3）综合档案内容编写参考资料提供利用

2、档案利用工作的方式（1）阅览室：是档案馆集中接待利用者，直接传播档案信息，当面提供咨询服务的基本场所。开辟阅览室接纳用户是档案馆提供利用的普遍和主要的服务方式之一。（2）档案外借：一般不外借，如外借使用，要有严格的制度，经过一定的批准手续才能借出，借出期限一般不宜过长，数量应作必要控制。（3）出具档案证明：档案馆根据机关、团体或个人的询问申请，为核查某种事实在本馆保存的档案中有关的记载而编写的书面证明材料。在编写档案证明时应以引述或节录档案原文为主要方式。（4）档案复制品：分副本和摘录，（5）提供咨询服务：接受咨询—查找档案材料----答复咨询-----建立咨询档——（6）举办档案展览：指根据某种需要，按照一定的主题，系统地陈列档案材料。 （四）开放档案

1、开放档案的含义：开放档案就是将可以公开和保密期满的档案，解除“禁闭”，向社会开放，允许档案用户在履行一定的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。

2、开放档案的期限：档案法规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。有关经济、科学、技术、文化等类别的档案，其开放年限可少于30年，对那些内容涉及国防、外交、、等国家重大利益的档案，不受30年期限的，可适当延期向社会开放。对档案馆保存的、属于集体和个人所有的档案，即代管或寄存的档案，档案馆在未经档案所有者同意之前，不得擅自向社会开放

六、档案登记和统计工作 （一）档案登记工作的内容 1、档案状况登记的主要形式： （一）案卷目录与卷内文件目录

（二）档案收进登记簿：这是专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式。主要应用于档案馆和规模较大的档案室。其具体形式一般为簿册式。其基本登记进以档案进入档案机构的次数为单位进行登记，即每收进一次档案，无论其数量及全宗所属情况如何，都要在收进登记簿上登记为一个条目。

（三）全宗名册：档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记的一种形式。

（四）全宗单：详细登记每一全宗情况的登记形式。主要应用于档案馆和保存了较多全宗的档案室。其形式为单页式。每一张全宗单登记一个全宗的详细情况。其登记内容比全宗名册要详细得多，一般分为3个部分。

（五）全宗卡片：它是档案行政机关要求档案馆报送的一种形式。其作用和目的是为了随时掌握各档案馆中所存档案全宗的基本情况，且与“档案成分和数量变化情况报道表”结合使用。

（六）档案成分和数量变化情况报道表：档案成分和数量变化情况报道表是档案馆按要求向档案行政机关报送的一种登记形式，旨在随时报告其所管档案（以全宗为单位）的变化情况。档案行政机关根据报道内容，随时在全宗卡片上进行补充性登记。

（七）案卷目录登记簿;案卷目录登记簿是对所有案卷目录进行登记的一种登记形式。主要应用于档案馆和案卷目录数量较多的档案室。其登记方法是以案卷目录的本册为单位进行登记，每一本（册）案卷目录登记为一个条目。

（八）总登记簿:总登记簿是全面系统地记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况的一种登记形式。主要应用于档案室。 2、档案工作登记的主要形式：

（一）工作日志:工作日志是许多重要的社会行业中普遍采用的一种基本的工作登记形式。其作用与目的在于逐日记录每一天的工作内容及其进程问题，积累详尽的工作原始记录，为日后的查考和总结提供素材。一般应包括日期（年、月、日、星期），时间（上午、下午或具体时刻），工作内容，工作量与进度，工作中的问题及处置情况，每周或每月的统计、小结等。

（二）人员进出库房登记:人员进出库房登记是库房管理的一种具体手段。一般采用登记本形式。登记本一般应放置在库房入口处。工作人员及其他人员每次进出库房均应在登记

本上登记。登记项目一般应包括日期、进出库房人员姓名、进入库房时间（时刻）、进库事由、出库时间（时刻）等。

（三）档案出入库登记:档案出入库登记这也是库房管理的一种具体手段。一般也采用登记本形式。其具体的登记项目一般应包括档案出库的日期、时间（时刻）、档号及数量、原因（即用途），归入日

（四）档案清点、检查登记:档案清点、检查登记是对档案进行定期或不定期的清点、检查过程中及清点、检查完毕之后所进行的登记。其登记内容应涉及清点、检查的日期，原因，清点、检查过程所发现的情况及问题，清点、检查的结果（结论），从事清点、检查的工作人员姓名。

（五）档案利用登记簿:它是一种全面、系统地记录档案提供利用情况的综合性登记形式。它既是档案机构记录、掌握提供利用情况的一种登记形式，同时又是档案机构向利用者具体提供档案时履行交接手续的一种交接凭据。

（六）利用者登记卡:利用者登记卡是档案馆和规模较大的档案室对利用者进行记录、掌握的一种登记形式。

（七）档案借出登记簿:档案借出登记簿是专用于对档案被借出档案机构之外的情况进行登记的一种登记形式，档案馆和档案室均可使用。

（八）档案复制、摘抄登记:档案复制、摘抄登记是专用于对在利用中被复制、摘抄情况进行登记的一种登记形式。同时具有提出复制、摘抄申请，履行批准手续和确认复制、摘抄事实的凭据性质。

（九）利用效果登记:利用效果登记实质上是档案机构对每一次利用的成效结果所进行的跟踪调查。这种跟踪调查性质的登记，对于档案机构调整、改进自己的工作具有重要意义。

（二）档案统计工作的步骤：Ａ、统计调查 Ｂ、统计整理 Ｃ、统计分析

第三部分 科技文件与科技档案管理

一、科技文件管理

（一）科技文件和科技文件工作概念和基本内容 1、科技文件和科技文件工作的概念

1、科技文件：是在科技、生产活动中直接形成的、处于使用和运行过程中的文件材料 2、科技文件工作概念：科学管理科技文件，做好科技文件的形成、积累、整理、归档工作

2、科技文件工作的基本内容:科技文件形成工作、积累工作、整理工作、归档工作 （二）科技文件的鉴别与整理

1、科技文件形成积累的措施：1、科技档案部门参与科技文件管理工作（全面承担、

部分承担、协助），检查、协助科技文件形成、积累工作的内容；2、做到“三纳入”，就是把科技文件的形成和积累纳入科技工作程序，纳入生产、科研、基本建设等工作计划，纳入有关部门和人员的职责范围。

2、科技文件的鉴别：1、完整性——归档的科技文件应能全面反映该项科技活动的全部内容和过程，必须有原始依据性、过程性和结论成果性文件。按项目收集齐全、完整成套；2、 准确性——归档科技文件应达到两个“一致”：科技文件应同所记载和反映的科技对象或

科技过程一致；同一个项目的科技文件在内容上应该协调一致（如底图和蓝图一致，成果报告和实验记录或阶段小结衔接一致等）。3、文件属性——判断文件的性质归属，正确区分科技文件、文书文件、科技资料和科技档案。4、保存价值；5、密级鉴别。

3、科技文件组卷方法：：1、结构（机械产品和设备，图样）；2、子项或子课题（建设工程和科研课题）；3、工序或阶段（工艺、科研、设计、地质勘探）；4、专业；5、问题；6、名称或文件性质；7、地区；8、时间；9、作者。

4、科技文件案卷编目内容与方法： 1、编页号，2填制案卷内科技文件目录、3、

填写备考表（记载和说明归档前后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具，一是在组织案卷是对文件基本情况如图样、照片、文字材料等数量的记载，科技文件完整、准确情况的说明；二是归档后，对该案卷变化情况的记载和说明。）、4填制案卷封面(包括案卷题名、案卷封面管理性内容项目，如编制单位、日期、保管期限、密级等；档号项)；5、背脊标签，是管理和使用案卷的必备工具，其项目有案卷题名和档案号。

（三）科技文件归档制度的内容

1、归档范围：归档范围是科技文件归档制度的核心内容，是保证本单位科技档案完整和质量的关键，确定归档范围标准是：科技文件是否有使用的价值。

2、归档时间：：1按项目结束时间（周期不长）；2按工作阶段（周期长）；3按子项结束时间（大型或科研课题）；4按年度（活动和形成周期长；自然观察或观测活动；作为科技档案保存）；5随时（科技文件复制部门同科技档案部门合一的单位；机密性强的；外来文件）。

3、归档手续和要求：归档手续：归档工作是科技部门与档案部门共同完成的一项工作。履行归档手续是科技文件转化为科技档案的重要标志，其工作的依据是科技文件归档制度。科技文件归档制度具有双重性，既是科技管理制度，又是科技档案管理制度。 必须符合本单位科技、生产活动和科技文件的实际；2、必须与本单位其他相关的科技管理制度协调一致；3、有关规定应具体、明确；4、制定科技文件归档制度，要走群众路线。范围标准：归档范围是科技文件归档制度的核心内容，是保证本单位科技档案完整和质量的关键，确定归档范围标准是：科技文件是否有使用的价值。科技人员编制项目归档说明书 ，填写移交清单 。归档要求： 1科技业务部门是归档工作主体；2、归档的科技文件要选用优质的制成材料，有利于长久保存；3、文件必须经过系统整理；4、实行科技文件归档审批制度。

二、科技档案管理

（一）科技档案工作的任务与基本原则

1、科技档案工作的内容：收集、整理、鉴定、保管

2、科技档案工作的基本原则：按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。

3、微观科技档案机构的任务：统一管理本单位的科技档案，维护其完整与安全，积极为本单位科技、生产工作服务，在保证企业利益的前提下，为社会利用服务。

（二）科技档案的概念、种类和特点

1、科技档案概念：是保存备查的直接记述和反映科技、生产活动的科技文件 2、科技档案种类

（1）工业生产技术档案：型号成套

（2）基本建设档案：工程项目成套，一个工程项目的档案是有机系统的整体。 （3）设备档案：型号成套。购置文件、随机文件；设备安装、使用中形成的文件。 （4）自然科学研究档案：课题成套。

3、科技档案特点：1专业性；2成套性；3多样性；4现实性。 （三）科技档案收集工作的方法和要求

1、科技档案收集方法与渠道：1、按制度接收科技文件归，按照归档制度接收归档，是基层科技档案部门收集科技档案的基本方法。；2、明确和疏通科技档案收集渠道定向定内容的收集，为了保证收集工作顺利、有效地进行，科技档案部门必须明确和疏通具体的收集渠道，以便对科技档案进行定向、定内容收集。。3、研究形成规律，把握收集时机。4、实行多种方式结合，收集工作与计划管理相结合；接收归档与现场收集相结合；随时收集与集中收集相结合；实测补制与科技生产任务相结和，做好科技档案收集工作，

2、科技专业档案馆的接收制度：：科技档案实行无偿性进馆制、科技档案实行相关单位主送制、科技档案实行补送制。

（四）科技档案整理工作

1、科技档案整理工作的内容：按照一定的原则和方法，对科技档案进行系统整理和科学编目，实现科技档案系统化并揭示科技档案内容和成分的一项业务工作。其工作内容主要包括两个方面：系统整理和科学编目。系统整理主要包括分类、组卷、排列、编制档号等工作；科学编目主要包括编制案卷总目录、分类目录、卷内文件目录等。

2、科技档案分类的基本方法 ：1、对象分类法。以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法，其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法、课题分类法；2、特征分类法。以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法，形式有专业特征分类法、时间特征分类法、地域特征分类法。

3、科技档案号的编制：分类方案有分类式和累积式，结构模式：分类号+案卷顺序号

（五）科技档案鉴定工作

1、科技档案鉴定工作的内容:包括1、价值鉴定，鉴别科技档案的现实的和历史的

价值，根据其价值确定保管期限，把没有保存价值和失去保存价值的科技档案，经过一定的审批手续剔除销毁；2、质量鉴定，是对科技档性和完整性，即对科技档案质量状况进行甄别和查对，并采取相应措施提高库藏科技档案质量。

2、科技档案鉴定的原则：（1）全面与辩证分析的原则。它要求从宏观和微观的角度，充分地认识科技档案价值的各种价值形态，辩证地分析有关价值因素，判定其价值。 （2）技术原则。在一般情况下，技术因素是影响和规定科技档案价值的决定因素，也是科技档案

诸价值因素的首要因素。（3）功能原则。就是根据保存单位对科技档案价值的具体需求，鉴定科技档案的价值。（4）典型原则。要求充分考虑科技档案的典型意义，以保证科技档案鉴定的科学性和正确性。把那些在本单位的科技、生产发展中具有典型意义的成果的科技档案有重点地保存下来。（5）高龄原则。高龄原则是我国档案价值鉴定工作历来坚持的原则，它体现了高龄档案应当受到尊重的思想。

3、科技档案内容鉴别方法： （六）科技档案的保管

1、科技档案保管的方法与要求：1、底图：严禁折叠，平放或卷放；2、蓝图及复印图：折叠组卷保存；3、感光材料：密封保存、垂直存放、分类存放（母片与拷贝片）、1-2年定期检查、温度13-15度、湿度35-45%、硫酸钠残留小于0.7微克每厘米；4、磁性材料：防盗、竖放、定期检查，3-5年复制一次、长期不用要启掉防抹窗。5、库位管理，规划库房的面积和柜架数量，对库房合理布局，以便对科技档案实行定位管理。6、排架顺序应统一，保持适宜的饱和度。

2、科技档案保管制度：库房管理制度、保密制度 （七）科技档案的开发利用

通过借阅、复制、咨询、展览等多种形式直接提供科技档案原件或复制件，是目前科技档案利用工作中的一种最基本、最普遍的形式。 2.信息加工与编研服务在对科技档案信息进行归纳、综合、分析的基础上，编辑成各种科技档案参考资料，这是科技档案利用工作中的一配合技术部门做好技术转让、技术开发和技术咨询工作，推动科技成果进入科技市场，做好技术交流、转让工作。

2、科技档案检索工具的种类：按载体分：书本式、卡片式、缩微式、机读式

3、科技档案编研成品的基本类型：1、科技成果简介；2、基础数据统计；3、科技图册；4、企业年鉴；5、手册；6、专题汇编或选编；7、企业史志。

4、科技档案提供服务的方式：：阅览、出借、复制供应、信息交流、咨询服务（直接性、协商性）。复制供应，是指以科技档案的各种复制本，如复印蓝图、静电复印材料或胶卷等为用户提供服务。其特点是既能为用户提供与原件相同的科技信息，又保证档案原件的安全与完整；节约了人力与财力；是档案信息进入技术市场、进行技术成果转让的必要手段；促进科技活动标准化程度。咨询服务，是指档案人员以科技档案信息为依据，为用户解答有关科技档案状况或有关科学技术内容的一种服务方式。直接性是咨询服务的一个典型功能特征；另一个是协商性。

1、科技档案开发利用工作的基本内容：1.采取多种形式，直接提供利用

种高级服务形式，它能主动为历史研究、现实利用提供信息服务。3.开拓市场服务

第四部分 会计档案管理

一、会计档案的概念和特点: 是各种社会实践主体在会计核算专业活动形成的具有一定保存价值的会计文件。特点:1专业性;2形成范围广泛3、档案类别稳定4、外在形式多样 二、会计档案的归档: 1范围: 会计凭证、会计账簿、会计报表、其它类;2、每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册，编制会计档案保管清册。3、归档时间:当年形成的会计档案，在会计年度终了，可暂由本单位财务会计部门保管1年。期满之后，应由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管;未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。4、移交单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆装的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，分清责任。

三、会计档案的整理

（一）会计档案整理的内容: （1）会计凭证。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表（2）会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。3）会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。（4）其他会计核算资料。其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

（二）会计档案的分类标准、方法：分类标准：指对档案原件进行整理分类时所依据的文件属性和特征。其中包括：来源标准、时间标准、内容标准和形式标准等类型。分类方法：1、会计年度—会计文种（单位、企业）；2、会计年度—保管期限—组织机构（总预算单位）；3、会计年度—会计类型—文种—保管期限（税务机关）。

（三）会计档案的组卷、编目:

组卷:凭证：按时间顺序整序，并依据它们的形成顺序依次编号，所附原始凭证应折叠整齐。每本厚度最好不超过2厘米。账簿：一本账簿成为一个案卷，死页账中的空白页不能折账去掉，应保持账簿本身的完整性；活页账可以折账。报表：年度会计报表要单独阅卷。

编目: （1）拟制案卷题名: 会计档案的案卷题名一般应包括：立档单位、时间、会计档案文种等。如：“某某机关某年某月会计凭证”；“某某公司某年会计账簿”；“某某单位某年会计年度报告”等。（2）填写卷内目录: 卷内目录应用于永久和长期（保存年限在15年以上者）保管的案卷，按照格式用耐久或比较耐久的书写字迹材料书写或打印。（3）案卷封面其他项目的编目 :①立卷部门。应填写具体的内部机构的名称。 ②类别。应填写会计报表、会计账簿、会计凭证等不同的类别名称。③起止时间。应填写会计记录或会计文件的最早和最晚形成时间。 ④档案号。应填写全宗号＋目录号＋卷号或册号或者年度号＋

分类号＋案卷号或册号等。（4）备考表的编目: ①本卷需要说明的情况。归档前的情况：如页数、价值、保管情况、相关文件的档案号等。归档后的情况：如鉴定后卷内文件的变更情况、保管状况（字迹状况、载体状况等）。另外，案卷中文件的缺损、补充及移出等需要说明的情况，也可以写入备考表。②本单位财务负责人、立卷人或经办会计人员的签章。 （5）卷脊的编目:全宗号、目录号、册号、类别、保管期限、凭证号等。

四、会计档案的鉴定和销毁

（一）会计档案鉴定的依据:1999年1月1日开始实施的<会计档案管理办法>,分永久和定期。

（二）会计档案鉴定的步骤和方法：步骤：1、初步鉴定；2、复查鉴定；3、销毁鉴定。方法：1、建立健全鉴定工作制度，做好档案部门与财务部门的沟通与交流。2、形成制度、定期会审；3、保管期满的会计档案，有涉及外事、未了债权债务的原始凭证以及历史遗留问题有重要参考价值的要找出重新立卷，由档案部门保存到确无保存价值时再销毁。

（三）会计档案的销毁: 1编制会计档案销毁清册，由档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编制档案销毁清册。2处置：1、继续加以保存；2、需要销毁。

第五部分 声像档案管理

一、照片档案

（一）照片档案的构成：底片、照片、文字说明 （二）照片档案的整理 1、分类：底片、照片

2、编号：一张照片或一组相关的照片为一个保管单位，编一个照片号，如果是一组，要在后面编一个分号。

3、存放：底片是装入纸袋中保管的

4、文字说明的编写方法：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。 （三）照片档案的保管要求：底片：库房内昼夜温度变化不应大于正负3度，湿度变化不大于正负5%，同时注意八防。

二、录音录像档案

（一）录音录像档案的概念和种类：概念：是一种特殊的文件材料，即用专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录声音和图像的一种特殊载体的档案。种类：唱片、磁带录音、与磁带录像档案。

（二）录音录像档案的整理 1、分类：录音类、录像类

2、编号：按年度分、按类别（机构）分、按期限分。如：全宗号-录音（录像）-年度-期限-件号

3、文字说明：形成单位、时间、内容，节目时间、盘数、技术质量、摄制人员、检查人员.

（三）录音录像档案的编目：在盒套外贴上标签，写明题目、讲话人、录制日期、盘数、编号、带长、播放时间等，盒内应附文字材料，并统一编号

（四）录音录像档案的保管要求：：1、适宜的温湿度（15-25度；45-60%）；2、远离磁场及有害气体的场所；3、防抹措施；4、保持清洁；5、定期检查（6-12个月重绕一次；5-10年转录一次）

第六部分 档案的保管与保护

一、档案库房的管理

（一）编号与排架:编号：1、所有的库房编一个总的顺序号；2、根据库房所在地的方位及建筑的特征进行分区编号。自下而上的编层号，每层从入口开始，从左向右编房间号。档案架的排放：1、整齐一致，排列一致，横竖成行；2、避光通风，有窗库房的架子排列应与窗户垂直；3、过道宽度1-1.2米，架间0.8米左右，不应紧靠墙壁。编号：自门口从左至右编架号，每个架子从左至右编号，每栏自上而下编号。

（二）档案的存放和排列：按照全宗进行整理和保管。一个全宗内的档案应集中在一起，特殊情况，如新入馆的档案不能与先入馆的同一全宗的档案存放在一起时，可以暂时单独保存，有的全宗内可能还包括有一部分影片、照片等档案，这些不同类型的档案，可以分别保管。对于暂时保管的档案，应填写参见卡，把它放在原全宗存放位置内。排列：按全宗顺序号流水排列法和全宗分类排列法两种，前者对库房空间和全宗实体的安排比较方便，后者对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。在我国，通常采用按全宗群排列法，即在保持全宗完整的情况下，安排所有全宗存放地点尽量将同一系统或相同性质的全宗放在一起，以保持全宗与全宗之间的联系。当确定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以组织上架，上架的次序应根据档案架及栏、格的编号次序进行。竖放和平放，平放时不宜超过0.4米。

（三）档案存放位置索引：：按作用分：1、指明档案的存放位置，即以全宗及各类的档案为单位，指出它们的存放地点；2、指明各档案库房保存档案的情况，即档案库房和档案架为单位，指出它们保存了些什么档案。按形式分：簿籍式、卡片式、图表式。

（四）档案的安全检查：分为定期和不定期检查。档案的定期检查，在工作头绪多、库房比较分散、建筑与设备比较简陋、安全条件比较差的情况下，定期不宜太长，应勤作检查。不定期的检查，1水灾、火灾之后；2发现档案被遗失或盗窃之后；3对某些档案是否遗失发生怀疑时；4发生虫害、霉变、水湿等现象时。检查项目是：1被毁灭、遗失、盗窃文件的数量和内容；2受损害文件的情况和数量；3实有档案数量与登记簿册中的数量是否符合；4对于库房管理、提供利用等各项制度的执行情况和在系统化、编目、鉴定等工作中的缺点。提高安全检查的效益，应对档案的检查工作进行切实的组织。最基本的检查方法，是以登记

的簿册为实际档案进行对照，由检查人员进行实地观察，检查时必须有检查记录，记录应以全宗为单位进行，做出检查报告。对检查出的问题，应仔细研究，认真处理，必要时对某些制度做适当修改。

二、几种常见档案的保护要求 （一）纸质档案的保护要求：

色素 结合方式 耐久性 优缺点 举例 碳黑 结膜 耐久 耐水光热酸咸 墨水、黑油墨

颜料 吸收 较耐久 易扩散 炭素蓝黑墨水、彩色油墨、印泥、蓝图铁盐线条 染料 粘附 不耐久 机械性附着 红墨水、纯蓝墨水、 圆珠笔、复写纸、

不耐磨擦 印台油、重氮盐线条

（二）胶片档案的保护要求：1、温湿度：14-24度；45-60%；母片：13-15度，35-45%；2、防光:无窗或遮阳；3、清洁：防尘；4、防火；5、检查。

（三）磁性载体档案的保护要求：1、磁带：防消磁，远离磁场；防复印效应，每半年或一年重新绕带；防自退磁，用矫顽力大的磁介质记录材料；适宜的温湿度；2、软盘：防霉、防污染、防尘、远离磁场。

（四）光盘档案的保护要求：：1、减少使用；2、防空气污染（氟化氢、氯化氢、卤化物、氨气、磷化铝、有机溶剂）；3、温湿度；4、信息读取面的清洁；5、防标记面的机械损伤。

三、档案保护环境

（一）档案库房防潮（水）、防高温、防光、防尘、防虫、防有害气体、防盗、防火、防震的措施：1、装具、照明、电器材质性能安全；2、安装规范，线路安全；3、消防器材；4、报警器和自动灭火装置。防水：不在低洼地，远离水源，利于防洪。防潮：密闭隔热、安装通风、降湿、空气调节设备。防霉：清扫库房，过滤通风口，温湿度，防霉药品，定期检查。防虫：远离粮仓、食堂，钢筋水泥或石质材料，门窗密封性，无缝隙，清洁卫生，熏蒸杀虫处理，定期检查，放置杀虫药。防光：防紫外线。全封闭，无窗或小窗，遮阳、滤光玻璃瓦窗帘，以白炽灯为好，不宜使用日光灯，避光保存，受潮、水浸等不要在阳光下直接曝晒，要置于通风处晾干。防尘：选址远离工业区和人口密集区，密闭性好，易清洁墙面、地面，空气净化装置，入库前要进行除尘处理，日常管理中除尘。防盗：门窗坚固，安装防盗报警装置。

（二）档案库房温湿度的调节与控制：：1、密闭（重点是门窗），永久、暂时密闭（库房、箱柜、塑料袋密闭）；2、通风：自然和机械通风。3、其它：降湿（去湿机、吸潮剂），降温（隔热材料、空调）增温（空调、不要用炉火、碳火）

（三）档案库房灭菌与杀虫的方法：档案入库前的杀虫消毒办法有物理方法和化学方法两种。化学方法是通过化学药剂跟害虫、霉菌有机体进行接触,造成其内部组织的破坏,产生病理变化,进而引起生理机能的变化,直至死亡。化学方法能够在较短或极短的时间内,比较彻底地大面积消灭档案害虫、霉菌,效果非常好,适用于大批量档案

四、档案修复技术

（一）档案修复前的准备工作：原则：1、修复中采用的材料、方法对档案制成材料不能有损害，应有利于延长档案寿命；2、保持档案原貌；3、使用的修复方法事先要经过试验。准备工作：1、接收登记；2、对档案进行检查，检查档案制成材料的性质和类型，测试档案纸张的酸度，以确定修复的技术方法，3、除尘；4、保护字迹。

（二）档案修复方法

1、纸质档案的去污、去酸、加固、修裱、字迹恢复与显示： 技术种类 主要方法 常用材料

加固 涂料、丝网、塑料薄膜 乙基纤维素、氟树脂、聚甲基丙烯酸甲酯 去污 水洗（水斑泥斑）有机溶剂（油蜡） 相似相深原则

氧化（霉蓝黑墨水） 氧化氢、高锰酸钾

去酸 液相去酸法 氢氧化钙-碳酸氢钙、碳酸氢镁、缓冲溶液

气相去酸法 氨气、吗啡啉、二乙基锌

修裱 揭档案砖（干揭湿揭生物酶）（水冲水泡锅蒸） 湿托 （遇水不易扩散）

干托 （遇水易扩散） 飞托、腹托（破损严重）

2、胶片档案的去尘、去污、消除划伤与折痕、恢复退色黑白影像 3、磁性载体档案的去污、剪接、消除复印效应 4、灾后档案的抢救

（1）水灾后档案的抢救：1、准备工作（人、材、地）2、去除污泥，将已经去污处理的档案展平放置于塑料筐（袋）内，待进一步减湿干燥处理，如遇受水淹档案数量大，可采取冷冻保存，抑制霉菌等微生物生长繁殖，然后分批减湿干燥；3、减湿干燥（有去湿设备）4、自然晾干（无去湿设备）5、对有害生物的预防（防霉、虫）

（2）火灾后档案的抢救：1、 烧焦档案的光化技术

丙烯酸、丙烯酸乙酯、二甲基丙烯酸甲酯这三种物质化学物质化学单体均存在一个不饱和双键，且它们光吸收光谱范围大。在一定波长范围内选择某一光源，在诱发剂的影响下，只要有合适环境条件，就能引发双键断裂，使本身聚合或三种单体相互交联聚合，形成一个结状聚合膜，从而固定了烧焦档案，使其成为一个整体，进而增加纸张强度及软弱的撕裂度，达到保护烧焦档案的目的。固定后的烧焦档案能长期保存。 2、 烧焦档案字迹的显示

普通光源翻拍法。该法是通过掌握灯光照明角度及曝光条件，并选择高反差负片（文献片），高反差显影液（菲龙酮对苯二酚显影液），高反差正片来不断增加反差。最终将黑底上隐约可见字迹的烧焦档案，翻拍成较为清晰的复制件。

第七部分 档案编研工作

一、档案编研工作的内容:1、熟悉与研究档案内容,编写档案参考资料.2、汇编现行机关的档案文集和编纂档案史料。3、以馆藏为基础，参加历史研究和编史修志，撰写有关的文章和著作。

二、常见档案参考资料的编写方法

大事记：：按时间顺序简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考材料。种类：机关工作、国家或地区、专题、个人生平大事记。体例：编年体，以年月为经，以事实为纬。编排方式：1、编年体；2、分类编年体。结构：题名、编辑说明；序言；目录；正文；按语和注释；附录。收集：1：上级单位及本单位的档案文件；2、信息材料；3、新闻媒介报道；4、地方史志、年鉴等；5、口传史料；6、建立大事记录制度。核准：1、对每条材料考证清楚后再决定取舍；2、初稿完成后广泛征求意见；3、定稿前领导审核把关，发现问题及时纠正。编写方法：1、时间（是月、本月；是年、本年）；2、记述：一条一事；文字简明；因果始末清楚；观点正确；可作适当评价。

组织机构沿革：是系统记载一个机关、地区或专业系统的、组织机构和人员编制变革情况的一种材料。种类：机关、地区、专业系统。内容：1、历史概况；2、单位的性质、任务、职权范围和隶属关系；3、内部组织机构设置和人员编制的变化情况；4、单位领导人的任免情况；5、单位名称的变更、印信的启用与作废、单位办公地点的迁移情况。体例：编年法（时间短、规模小、机构不稳定）；系统法（机构稳定、）；阶段法（一定历史）。编写：1、材料翔实；2、结构合理，脉络清楚；3、表现形式多样。

统计数字汇集（基础数字汇集）：以数字的形式反映一定地区或某一方面的基本情况的参考资料。种类：综合性、专题性。

专题概要：用文章叙述的形式，简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象和自然现象的产生、发展、变化的一种专题资料。

会议简介：编写方法：1、内容：名称及届次、时间、地点、主持人、参加人员、主要议程和内容。2、要求：事实清楚、准确；语言简练；会议简介眉目清楚。

科技成果简介：用文字叙述或列表的形式，扼要摘录科技成果的主要内容，予以编制的和汇集的编研成品。字数300-400字左右。

第八部分 电子文件和档案信息管理

一、电子政务基本知识

1、电子政务的概念和类别： 概念：电子政务是部门/机构利用现代信息科技和网络技术，实现高效、透明，规范的电子化内部办公，协同办公和对外服务的程序、系统、过程和界面。类别： G2G：间电子政务 ；G2B：-商业机构间电子政务；G2C：-公民间电子政务；G2E：-雇员间电子政务。

2、电子政务的主要内容： 1．从网上获取信息，推进网络信息化；2．加强的信息服务，在网上设有自己的网站和主页，向公众提供可能的信息服务，实现政务公开；3．建立网上服务体系，使政务在网上与公众互动处理，即“电子政务” ；4．将电子商业用于，即“采购电子化”。

3、电子政务的主要特点： 电子政务的最大特点就在于其行政方式的电子化，即行政方式的无纸化、信息传递的网络化、行律关系的虚拟化等。

二、电子文件

（一）电子文件的概念和种类：是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。特征：1是由电子计算机等数字设备生成和处理，其信息是以二进制数字代码记录和表示的，因此亦称为数字文件，并可通过通信网络进行传输；2电子文件是文件的一种类型。数字信息是电子文件的技术属性，而文件是电子文件的功能属性。种类：

按电子文件的信息存在形式划分：1文本文件text如（WPS、WORD），纯文本文件 ，不包含格式代码，在使用时不受计算机和软件类型，如TXT，是机关使用最为普遍的电子文件类型。2数据文件data,一是电子表格文件（Excel）格式为XSL，二是数据库电子文件。3图形文件（graphic）,常用格式EPS。4图像文件（image）,如数码相机、PHOTOSHOP等。5影像文件（video）,视频，DVD等，6声音文件（audio）,音频设备，如WAV、MP3.7程序文件（Program）,源程序是纯文本文件。8多媒体文件，两处以上信息文件 。9超文本文件，包含信息链接功能的文件。HTML，网站。

按电子文件的功能划分：1主文件，是指表达作者意图、行使职能的文件；2支持性文件，是指生成和运行主文件的软件；3辅助性文件、工具性文件，是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。

按电子文件的生成方式划分：计算机系统中直接生成的原生电子文件，将纸质或其他载体文件重新录入生成的数字化电子文件。

（二）电子文件的特点：1信息的非人工识读性，比特；2系统依赖性；3信息与特定载体之间的可分离性；4信息的易变性；5信息存储的高密度性；6多种信息媒体的集成性；7信息组织的性；8物理结构与逻辑结构的分离性；9信息的可操作性。系统依赖性：一是电子文件的制作、处理以至归档后的全部管理活动都必须借助计算机系统才能实现；二是不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到不同程度的障碍。信息的易变性：1电子文件信息和特定载体的可分离性导致载体不再具有对信息的固化作用，计算机系统中信息的相对性使人们对信息的增删更改十分方便，信息可以在不同载体之间转移，动态文档中的数据不断地被自动更新或补充；2电子文件载体不稳定性有可能造成文件中信息的改变；3电子信息技术的发展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是对电子信息稳定性的巨大冲击，因为新的计算机系统和程序常常无法读取那些过时的代码，从而要求将原文件迁移到新的技术环境中，迁移过程中信息的损失，变异有时是不可避免的。物理结构与逻辑结构的分离性：物理结构是指文件信息存储于载体上的位置及分布情况，文件的逻辑结构是指文件信息的内在关系。

三、电子文件管理

（一）电子文件的管理原则：全程管理原则：从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理。它是一种全面的管理，建立了一个涵盖电子文件全部管理活动的管理、目标体系、制度体系、程序体系和技术方法体系。前端控制原则：文件形成是前端；处理、鉴定、整理、编目等是中端；永久保存或销毁是末端。前端控制要求对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实

现的管理功能尽量在文件形成阶段实现。前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略；是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。集成管理原则：是将电子文件生成、运行、保管等管理活动有关的要素进行合理的互联与组合，形成具有要素结构的管理体系的过程。1文件流与业务流；2与其他信息流；3与内部管理活动的集成。动态管理原则：指对电子文件全程加以监控，以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求。注重效益原则：一是投入比纸质文件管理要大得多，尽管存储空间大，但维护与开发投入大，静态保护难度大，成本高；二是信息化过程中各组织更注重信息资源的效益问题。

（二）电子文件的管理模式： 1、机构内部电子文件的管理模式：

A对电子文件实行统—管理

电子文件和纸质文件的分口管理可能造成两种文件内容和管理方法上的不一致，为日后的查找利用带来困难。

《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GBHl7678．1—1999)和《电子文件归档与管理规范》(2001年修改稿)中都明确规定机构内部的电子文件、电子档案应该由文件、档案部门归口管理，机关文件、档案管理部门可以通过建立统一的管理系统，制定和推行统一的管理制度等措施，对本机关的电子文件实行统一管理、统一开发利用，这对于保证电子文件信息资源的完整安全和有效利用，降低管理成本以及文件流程与机关业务流程的协调运行，都有明显的优越性，同时对于机关文件、档案部门扩展职能，提升地位也会产生积极的影响。

B．实行文件、档案一体化管理

在计算机信息系统中，文件与档案的界限难以截然分清，电子文件的大量出现及其长久保存的需要将促使多年来提倡的文件、档案一体化管理进入实质性阶段。电子文件的全程管理和前端控制都是孕育和植根于这种一体化管理模式的管理策略。事实上，将电子文件和电子档案分而管之，无论在理论上还是实践中都是难以成立的，在对电子文件的全程管理中，计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制等都需要从文件形成阶段开始统筹设计，电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的“档案管理性工作”也需要在文件的形成或运转阶段进行，因此，电子文件管理必须 选择文件、档案一体化模式。

从理论上说，文件、档案一体化管理不仅仅是机构内部对处于现行、半现行期电子文件的管理模式，而应该包括处于非现行期的电子档案。也就是说，一体化的口径应该设定在电子文件生命周期的从始至终。档案馆对电子档案的管理要求也应该渗透到机构电子文件管理体系之中。

2、档案馆电子文件的管理模式： A、集中式保管模式

哥伦比亚大学的方案与纸质文件的管理方案十分接近，认为电子文件的保管需要经过两个阶段：第一阶段，文件的生成机构使用文件，并通过一些方法(如工作程序和技术手段)来保护文件的可靠性和真实性；第二阶段，文件生成者将失去现行使用价值的文件移交档案馆，由档案馆进行整理、编目和长期保管。提出和支持这一方案的主要理由是，文件形成机构和档案馆的职责不同，机构不承担为社会保管非现行文件的任务。文件生成机构保管电子文件主要是出于业务活动的需要，当文件进入非现行阶段后，机构很可能会失去这种动力，对这些电子文件缺乏足够的重视和投入，从而产生保管不力的后果。而档案馆作为永久保存 档案的基地，能为电子文件的安全提供全面保障。文件形成机构和档案馆各司其职，有利于对文件实施完整有效的控制，保证文件的可靠性和真实性 B、分布式保管模式

匹兹堡大学的方案主张文件形成机构应该自始至终保管自己的电子文件，而不是将进入档案阶段的电子文件移交档案馆．档案相对于北现行电子文件的保管进行指导和帮助，并具有一定的控制权。澳大利亚莫纳西大学的弗兰克·厄普沃德和苏·麦克凯米什等学者也是分布式保管的积极倡导者。他们的理由是：电子女作具有系统依赖性，技术和资源的有限性使得档案馆不可能保管所有机构的文停，特别是一些需要专门软硬件才能阅读的文件，主要的困难来自技术支持方面。如果档案馆安装和保管各机构电子文件的运行设备，建立与之相同的技术环境，其成本很高，管理工作十分复杂，档案馆很可能会因为资金和技术上的困境而难以有效管理好这些需要长久保管的电子文件。而形成机构能够胜任电子文件的技术维护。实践这种方案的典型是澳大利亚。1995年，澳大利亚档案馆出版了一个小册子{管理电子文件——共同的责任0，该册子颁布了澳大刮亚电子文件管理的基本制度，提出由联邦机构产生的电子文件不应集中在国家档案馆内集中保存，而应保存在产生这些文件的联邦机构内，这种管理制度就是“电子文件的分布式保管”。澳大利亚档案馆认为，将电子文件保存在产生它的软硬件环境中，可确保电子文件的形成、采集和长期维护。电子文件的管理与档案部门曾经采取的传统管理手段在许多方面截然不同，其载体的保管不再是管理工作的重点，电子文件管理的关键在于识别、控制与可存取以及对电子文件价值的维护。此外，澳大利亚《档案法》第27条也相应作出规定：档案馆并不要求联邦机构将具有持久价值的电子文件的载体送交档案馆保存，当电子文件保留在产生它的部门时，应由档案馆对这些电子文件进行登记，并加以控制。据此，澳大利亚档案馆和联邦机构就电子文件的生成和保管方式达成一致，并进行合作。档案馆负责制定相关的、标准和提供范例，联邦机构在其指导下对自身生成的电子文件进行长期保管。只有在两种情况下，档案馆才保管机构的电子文件： 第一，电子文件形成机构即将或已经撤销，而且没有其他机构继续承担其职能； 第二，档案馆与某机构达成协议将代为保管其电子文件。

在上述两种方案的基础上，有人提出采用集中式和分布式相结合的折中办法，即如果将来出现一种解决电子文件软硬件依赖性的技术方法，那么机构可以在档案馆的指导下，结合自身的需要，对电子文件实施“自由进馆原则”。

事实上，不管采用何种保管模式，档案馆都在总体上控制着电子文件资源，分布式保管并不是放任文件形成机构自由地保存电子文件，档案馆同样要提出明确的要求，开展具体的指导。在这里，“保管”更多地包含“控制”的意思。机构内部的电子文件归档方式存在着类似的情况，反映在档案部门的任务由实体保管向资源控制发展的趋势。物理归档方式具备了集中保管的要素，档案部门实实在在地掌握归档文件：而逻辑归档方式则是分布式保管的雏形，档案部门不实际拥有文件资源，但能够监控其管理和利用情况。

我国目前主要关注机关、企事业单位电子文件的管理工作，尚未深入研究一个地区乃至全国电子文件的管理模式。国家档案局牵头研制的国家标准《电子文件归档与管理规范》(2001年修改稿)中指出，“电子文件归档后按有关规定移交至档案馆等档案保管部门，作为电子档案进行集中保管”。一些研究人员和档案馆在现行档案管理的框架下，开始探索档案馆集中保管具有永久保存价值的电子档案的途径和方法。

档案馆对电子文件的管理和控制模式涉及因素多，实现难度大，需要充分的理论论证和技术支持。由于各国文化传统、档案管理、、技术等方面的差异，在一定是期内可能保持多种模式并存的局面。而信息技术的发展，网络环境的成熟会不断对此提出新问题和解决问题的方案。在探索符合中国国情的档案馆电子文件管理模式时，应该充分吸收国际上各种管理模式的合理因素，尊重电子文件的形成规律，遵循电子文件的管理原则，并与机关、企事业单位电子文件管理要求及管理系统设计统筹考虑。

四、档案信息的数字化

（一）档案信息数字化的含义与原则：含义是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。原则：一是，规范性原则，即所有档案信息必须按照规定的技术要求、文本格式和工作标准进行数字化，并尽可能采取通用标准；二是，安全性原则，在档案信息数字化的过程中要确保档案原件的安全、确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合、确保档案信息内容不泄密；三是，效益性原则，因其工作面大、耗时耗财，应在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案，包括选择最优的工作流程、最合理的技术手段和最适宜的数字化加工设施等；

（二）档案信息数字化的内容：1档案目录信息数字化；2档案全文信息数字化。 五、档案网站建设

（一）档案网站的含义与功能：是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，它一般是以主页的方式提供相关档案服务和开展档案宣传的。功能：1服务；2宣传；3交流。主要内容：1档案工作信息；2档案机构信息；3档案资源信息；4档案利用服务信息。

（二）档案网站的主要内容： 1档案工作信息；2档案机构信息；3档案资源信息；4档案利用服务信息。

（三）档案网站建设的问题与对策：1、规划和设计滞后 ；解决问题的方法

• 档案信息化可以整合处于分割状态的归档数据，但对现行文件信息共享作用有限。 • 一些地方将数字档案馆的建设与电子政务的建设相结合，使档案信息化提前到电子文件产

生之初，将现行文件的管理纳入档案信息化管理范围。 2、档案信息化的服务观念和方式滞后 ：解决问题的方法有：

一是进一步转变观念，把档案信息作为基础国家信息的一部分。除了必须保密的部分外，尽量拓展档案信息的服务领域，

• 二是加大档案信息化的管理和指导力度，，使档案信息化的建设与电子政务的发展同步。 三是进一步落实档案有关的法规。保证档案信息的安全，同时也要保证档案信息的合法利用，使档案信息充分发挥作用。 3、相关法规体系不完善

• （2004年2月24日办公会原则通过电子签名法，将从根本上解决电子政务和电子商务的普及应用问题。）

4、档案信息化存在信息共享壁垒

• 解决此问题的方法应当与管理改革和工作模式的转变相结合。较好的方法是，将职能部门的工作模式由管理型改变成服务型，使原来针对某个管理对象的多个职能部门的顺序审批，变成同时进行的协同服务。

5、重设施建设轻信息资源建设的倾向依然存在

• 档案信息化建设的重中之重是信息资源建设。一些信息化建设中资金投向几乎全部是设备，信息资源建设投入几乎没有或者很少。

六、数字档案馆建设

（一）数字档案馆的含义：是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。含义：1是在计算机通讯网络上对各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质；2它不是一种物理存在的实体，而只是利用分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以转接；3其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。

（二）数字档案馆的主要特点：1存在方式，是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式；2运行方式，是存取档案信息的网络化；3、功能定位，是一个档案信息资源的积累与保存中心，数字档案馆因其主要是对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻连接这一特色，从而在功能定位上是以“存取”为中心。

（三）数字档案馆与现行实体档案馆之间的关系：1实体是数字形成的基础；2数字的出现对实体的馆藏建设提出新要求；3数字为实体提供了新的管理和服务机制。数字与实体不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。没有实体，数字就失去了一个重要的信息源泉，没有数字提供的信息环境，实体就不可能突破原有的工作局限；数字的建设需要以实体作为基础，而数字的建设也可为实体的进一步发展提供新的机遇。