经营管理 商品与质量 －４ ９・ 企业物资采购中存在的风险及其防范措施 任姗姗 （山东电力建设第一工程公司，山东 济南２５０１３１） 【摘要】企业物资采购的意义不仅仅是本企业内部是否能够持续生产的决定性因紊，同时也可能导致与企业有业务往来的其他企业的生 产和经营受到牵连甚至无法正常生产，那么一连串的连锁反映，带来的损失是不可估量的，同时也会影响到企业的商誉和合作关系，限公司于不 利处境，严重威胁到公司的发展和壮大。本文探讨了企业物资采购中存在的风险及其防范措施。 【关键词】企业；物资采购；风险；防范措施 文章编号：Ｉ ＳＳＮ１ ００６－－６５６Ｘ（２０１ ４）０１－００４９－０２ 到三个明确：明确采购目的。采购的物资必须是企业所需要的，采 购部门在采购过程中不应一味的追求价格最低化，应对所要采购的 企业物资采购主要是指以生产为目的的主要材料、辅助材料、 ：Ｅ具等物资的购买活动。其基本使命就是以尽可能便宜的价格，得 到完全符合企业生产所需的生产物资。企业采购风险是企业面临的 物资的质量和效用进行通盘考虑，在为企业节约资金的同时，保证 风险之一，指在采购过程中由于各种意外情况的出现，使企业的实 采购质最。明确供应商资格。订立采购合同前，须对参加投标的 际结果与预期目标相偏离的程度和可能性。通过加强对物资采购环 所有供应商进行资格审查．包括资格预审、资格复审和资格后审， 节的风险管理，加强对物资采购全过程的监督．能够为提高企业产 以便在采购初期就能把南供应商方面的不确定因素带来的采购风险控 品质量和经济效益提供有力保证。 制在最小。明确保证金制度。设立投标保证金，防止投标方在开 一、企业物资采购的含义 标后撤回其投标，设立履约保证金，防止供应商不能履行合同而给 顾名思义，物资采购的概念即企业在从事生产经营活动中。为 企业带来损失等。另外，还要建立和完替采购信息公开制度和程序 了确保本企业能够持续稳健的进行日常生产活动，而对其所需的原 公开制度，方便供应商及时了解情况。 材料、机械设备、检测设备，维修设备以及办公设备等一系列在 （二）切实加强物资采购的管理监督 日常生产中所用到的物资进行购进和补充，属于企业生产前准备， 防范物资采购风险，重点要强化管理和监督。首先，建立物 也是再生产持续进行的可靠保证，也是企业进行生产的物质保证， 资采购人员绩效考核办法，完善考核和激励约束机制，修订完善《物 所以企业在进行物资采购中包括对所需物资的产品型号、规格，尺 资采购业务监督办法》，采取定期开展＿１：作检查、专业化分ｌ工、岗位轮 寸以及质量等相关因素都应该制定严格标准。在确认了公司的物资 换等有效措施，强化对采购人员的管理，增强企业内部的风险防范能 采购要求之后，物资采购将面临的最大问题是财务的管控问题．因 力。其次，加强对物资采购招标和签约监督。检查采购招标是否按照 为在支付业务中涉及人员等照顾多不定因素的变化关系，从而无法 程序进行，是否存在违反规定的行为；是否每年对供应商进行一次复 确保物资采购工作是否能够正常如期并按照设定的完成，也因此物 审评定；合同条款是否有悖于、法律。合同条款是否齐全、权利 资采购的难点在于采购部人员安排及财务管控上，只有做好采购的 义务是否正确、手续是否具备等。其三。对物资采购全过程、全方位 财务管控才是真正意义上的企业上的企业物资采购：Ｃ作。 的审计。重点加强对物料需求计划、物资采购计划、合同签证、合同 二、企业物资采购存在的主要风险 台账、合同汇总、合同执行及信息反馈的审计。依据审查程序和要求， （一）价格风险 了斛采购工作是否规范、措施是否到位、是否存在偏离实际等情况，通 一是由于供应商与相关业务人员在投标前相互串通，透露标底， 过审计鉴定，及时发现和纠正在物资采购过程中出现的问题，确保采 使企业采购蒙受损失。二是当采购人员对价格预测失误而进行批量采 购过程有序高效运行。 购，造成价格风险。 （三）加强现代信息技术在采购决策中的应用 （二）采购质量风险。 信息的充分掌握可以提高决策方案的正确度，降低决策风险。 一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致企业不 信息资料常常分布在不同的时间和空间中，作为采购人员要有敏锐 能正常生产，给用户造成经济、技术、人身安全、企业声誉等方面的 的洞察能力。首先，充分利用互联网等现代信息技术，并与现行 损害。另一方面供应商提供的物资以次充好．直接影响到企业产品的 的ＥＲＰ管理模式相结合搜寻、收集各种与风险有关的信息资料。要 整体质量、制造加工与交货期。降低企业信誉和产品竞争力。 按照及时、完整、准确的原则进行，尽可能拓宽信息渠道，保持 （三）计划风险 信息畅通。其次，对掌握的信息进行分析处理，找出其中有用的 因市场需求发生变动，影响到采购计划的准确性；采购计划编 部分，为正确决策提供参考，为采购风险控制打下坚实基础。 制不适当或不科学，与目标发生较大偏离，导致采购中计划风险。 （四）制定科学合理的供应商评估、准入和淘汰制度，建 （四）合同风险 立并适时更新供应商管理系统 一是合同条款模糊不清，盲目签约；违约责任约束简化，口 企业必须建立供应商评估、准人和淘汰，由采购部门牵头 头协议，君子协定；签证、公证合同比例过低等等。二是合同行 组织质嚣、技术、财务、法律等专业部门根据公平、公正和竞争 为不正当。卖方为了改变在市场竞争中的不利地位。往往采取一系 的原则，对供应商资质的真实性和合法性进行审查，对其履约能力 列不正当手段，如对采购人员行贿，套取企业采购标底；给予虐 及财务状况进行评估，择优选定供应商；新增供应商由采购部门根据 假优惠，以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。而有些采购人 需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商管 员则贪求蝇头小利，柄牲企业利益，不能严格按规定签约。三是 理系统。建立供应商管理信息系统，将合格供应商划分等级。采 合同日常管理混乱。 取灵活的等级升降机制进行动态管理，定期从提供物资的质量、价 （五）验收风险 格、供货及时性、售后服务及经营状况等方面对供应商进行考核评 在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好；在品种 价，根据考评结果适时更新和淘汰供应商。 规格上货不对路，不合规定要求等等。 （五）强化合同全过程管理，规范合同审签，提高合同 （六）存量风险 履行效力 一是采购量不能及时满足生产之需要，生产中断造成损失而引 合同全过程管理包括对合同订立、执行和结果的审查和监督。 发的风险。二是盲目进货，造成积压。大量资金沉淀于库存中， 合同签订过程中应实行合同审签。合同审签可以及时发现和纠正合 降低了资金周转率，形成存储风险。 同订立过程中不合理、不合法的现象。企业各部门应按照规定的权 三、企业物资采购防范措施 限签署采购合同，对于影响重大、专业性较强的合同，应当实行 （一）建立完善物资采购管理流程 技术、财务、法律等专业部门的联合审签，以最大限度地规避合 要从建立完善物资需求提出，到采购计划、合同签订（采购方 同风险。企业应建立严格的采购合同跟踪制度，依据合同主要条款 式、采购渠道、采购价格）、货物运输、产品验收入库等环节的管 跟踪检查合同履行情况，及时发现异常情况并提出解决方案。对合 理制度人手，完善《物资采购管理办法》，通过强化采购策略研 同实行信息化管理，进行合同登记汇总，向相关部门提供及时、准 究，采取科学、理性的采购方式，加大过程控制等管理措施。实 确、真实的反馈信息。 现物资的“安全、及时、经济”供应，堵塞各种漏洞。重点做 总之，物资管理风险控制，离不开完善、的规章制度和科学 ・５ Ｏ ・ 商品与质量 经营管理 企业预算松弛的成因与防范 王立芹 （江苏连云港宣传部办公室，江苏连云港２２２００６） 文章编号：Ｉ ＳＳＮ１ ００６－－６５６Ｘ（２０１ ４）０１—００５０—０１ 预算松驰是指企业最终确定的预算水平与最优预算水平之间的差 异，是预算编制过程中普遍存在，并对整个预算管理制度的有效性产生 直接影响的问题，它的成因有以下几个方面。 １、信息不对称的影响。自从经营权和管理权分离后，管理者 大多不会参与企业的日常管理和具体事项。这就出现了一个很严重 的问题，就是信息不对称，公司的日常经营和大小事务都是由经理 人所熟知的，而所有者的意义只是在大局上对目标和利润进行把控。 若经理人由于自身利益等原因低估收入高估成本在数额不是特别巨大， 巨大到能影响企业发展时一般所有者是无法察觉的。由于缺乏对公 司日常经营的了解，公司管理层就可能相信经营者的预算，从而形 成预算松弛。所以，经营权和管理权的分离产生的信息不对称，是 公司预算松弛产生的前提。尽管上级管理者也意识到这种松弛现象 的产生，并希望通过各种渠道让自己多掌握一些下层经营运行的信息， 但由于决策时间的稀缺、专业化程度高、信息渠道通畅等诸多因素 的约束．信息不对称不可能完全消除，这就使得预算松弛问题极难驱除。 不仅如此，客观原因也有可能导致预算松弛。企业内部的高度 分工使得企业的生产效率大大增加，但是高度分工也有它的坏处， 那就是各个部门之间的信息不对称对预算有影响。这时若是制定预 算的各个部门交流不是很彻底，则必会由于不了解某个环节而对预 算的整体产生影响，这也是预算松弛形成的一个原因。另外，如 果上下级之间的交流不够彻底，管理层未将企业长期目标和规划彻 底的解释给经营者昕，那么经营者对目标的掌控可能会出现一定程 度的偏差，这也会导致客观的预算松弛。 ２、经营者与管理者目标不一致。委托人和代理人之间的目标 不一致问题困扰了部分学者很长时间。委托人也就是拥有公司所有 权的人，他们的目标是公司利润最大化，希望经营者制定的预算和 决策能够符合公期发展的目标，进而使企业利润最大化。而经 营者尤其是中低层管理者，代表的是公司中低层员工的利益，比起 企业利润和发展，他们更关心他们自身能得到的利益，如对公司的 掌控、薪金水平和自身价值的体现。在这种情况下，为了目标更 容易完成，或者达成目标以后可以获得晋升、金钱等奖励，经营 者会由于主观原因故意将预算目标调低以便达到。这种情况下，部 分的利益和公司整体的利益产生冲突，而委托者和代理者不仅在目 标上而且在对公司的掌控力度上都不尽相同，必然会由于两者目标 不一致而产生预算松弛。 ３、利用预算松弛规避不确定性风险。市场经济时代，虽说政 府会对市场进行，那也是在市场失灵的时候，在市场的过 程中，总会产生各种各样不可预计的意外。预算只是基于过去的企 业数据对企业将来进行预测，其实质就是预测。不可能做到百分百 的符合，在这个复杂的社会环境下，公司总是面临着各种风险和不 可抗力。若是在经营过程中遇上这些因素，则有可能导致支出增 加，预算无法达到。大多数的是风险中立甚至是厌恶者，他们不 会愿意面临巨大风险，规避风险的一个方法就是调低预算，若是途 中发生各种无法预测的事情也不会导致整个预算无法实施甚至失效。 这样也会导致预算松弛的发生。 ４、预算已经成为考核的最重要依据。当今社会，人们偏好于 用结果来衡量整个事件，企业经常将是否实现预算目标作为业绩标 准和考核方式。在这种情况下，预算的制定一方面由预算执行者参 与，反过来又作为预算执行者的业绩考核标准。显然，预算的执行者会 根据自己能够完成的真实业绩，通过制定比实际业绩低的预算目标，实 现自己能够超额完成预算目标的假象，获取管理层的赞许，得到更多的 声誉、更多的升迁机会，而且最为重要的是可获得较高的激励性报酬。 换言之，通过这种预算松弛，能给预算的制定者带来高收入，利益的诱惑 促成了强烈的机会主义行为动机。 预算松弛现象普遍存在于企业的预算管理之中，有助于部门或 个人实现目标，因此它能够激发出执行者的工作热情和自信，然而 其消极的影响更是巨大，即预算不能实现成本最小化和利润最大化。 般说来，参与式预算可以鼓舞员工士气，强化员工的主人翁意 识，提高预算执行者的自觉性，从而提高效率，取得好的业绩。 但是过于宽松的预算激发不出企业的发展潜力，比如，销售部门可 以达到１２００万元的销售目标，预算只做了７５０万元。那么，其他的 部门只能相应地按照７５０万元的销售预算编制本部门的成本、费用预 算等。然而，当销售部门的业绩超过了７５０万元时，其他部门只能 增加支出。但是，由于其他部门可能准备不足，无法承受销售部 门追加的预算，必然会影响部门间的协调运作，造成企业经营效率 的降低，带来了大量的无效成本，使得成本没有实现最小化，利 润也就达不到最大，企业的效益受到不利的影响。防范预算松弛， 是企业所有者的一项重要工作，建议从以下几个方面人手。 １、尽量实现个人目标、部门目标与企业目的一致。管理层应 多渠道地向员工宣传企业战略、企业远景和企业文化，并对员工进行 专业培训和道德教育。更要在在编制预算的过程中逐一分解战略目 标，先由管理者确定企业战略，对企业战略进行分解，形成企业年度预算 目标；然后，在各部门充分协商的基础上确立各部门的 “战略目标” 和预算目标；最后，将部门目标分解为每一位员工的责任目标，使每个员 工在了解企业整体战略的基础上明确自己的工作任务。 ２、尽量建立科学化的工作流程实现信息共享。随着计算机技 术的发展，完全可以通过开发企业的信息网络技术，建立一个有效的预 算信息系统，通过这样的网络渠道，实现最大程度上的多元信息共享，让 上层管理者更多的了解企业的信息，实现预算编制信息、执行信息的 上下级共享。尤其对能够对预算的制定产生重大影响的各种信息进 行汇总，建立关键因素参考体系网，使得预算的制定部门无法制定松弛 的预算。 ３、尽量发挥内部审计部门的作用。内部审计部门不仅要对预 算管理的过程予以审查，还要对预测数据、预算数据予以审查，必要的 时候可以聘请相关的领域专家，比如注册会计师协助内部审计工作，加 大对制造预算松弛部门的审计监督，使他们没有可乘之机。 ４、尽量采用多元的绩效考评标准。由于现实生活中的企业发 展阶段和规模差异很大，很多时候使用评价标准的替代选择反而能够更 好的达到考评的目的。具体而言，对于一个预算管理刚刚起步或还不 成熟，预算的制定和执行还不完善的企业，如果我们依然使用预算指标 作为评价管理者的标准，那么这样只会加剧预算松弛的产生，并对企业 造成很多不利的影响，久而久之，不利于企业预算管理的发展和进步，反 而使之走上恶性循环。在这种情况下，可以考虑在业绩评价及激励方 案中采用其他的替代标准，这些标准通常包括实际的业绩水平、行 业的平均水平或先进水平以及企业内部其他人员的水平。这样一方 面可以使企业控制得以有效进行，另一方面可以减少预算松弛问题，使 预算的其他职能得以充分发挥，促使企业的预算管理逐步走入良性的轨 道，待条件成熟后，再考虑预算标准的采用。 综上，预算松弛从成因来看其实有利有弊，有关企业应该做的 就是在制定预算计划时合理而适当的利用这一工具，在人们不因为 主观原因刻意造成预算松弛时，做出对企业有利的规划。 一参考文献： ｌ１ Ｉ吕秀．浅析预算松弛．《东方企业文化》（２０１１．２２）． ［２］林海．浅析预算松弛的原因及对策，《现代商业》 （２００９。５６）． 蠢誊 喜 盖善。量 萼 月管 律 嬖 力度，实行融人式和全过程监督，推进权力运行的程序化和公开 鬟 参考文献：鬲丐赵釜 采购与供应管理实务［Ｍ］．人民交通出版社。 ＬＩＪ １ ’ ‘。日’ Ｌ ＩＪ’ 、 ・ 防范企业物资管理风险 促进企业物资管理工作水平的提高妻 孽 每 璎 薏 ： ， 有效 ２［２Ｏ］陈０ ９晓，忠２陈榕和Ｉ．中小企业应如何有效防范物资睬购风 。 五 ： ，． （ ” ８ ＿。
