基建、房产(工程)档案组卷指南
工程档案是我们建设过程留下的足迹，也是我们辛勤劳动成果的结晶。公司的档案工作直接接受上级档案机构的监督和审查，且基建档案是质量体系贯标内容之一，因此还要接受认证机构的审查。认真做好档案的组卷归档工作关系到公司档案工作水平的高低。然而档案室在档案接收、核查过程中发现有些项目部人员的档案意识淡薄，对档案工作重视程度不够，工作不主动，签协议要催，交资料也要催，甚至催交无数遍都不当回事。有些资料员在组卷归档工作中不够认真，造成大量返工，给双方的工作都带来了很大的麻烦。组卷归档工作没有任何难度，组卷质量的高低完全反映了一个人责任心的强弱及认真、仔细的程度。在此要求各项目部资料员及水电专业的组卷人员必须加强责任心。工程开工时就要认真学习有关文件，按照文件的要求去作，若等到竣工组卷时再看文件，有些问题一旦形成就无法补救了。组卷时要认真、仔细。不可敷衍了事。以往，各项目部土建专业组卷相对比水电专业作得好。今后土建资料员应负责指导水电专业的组卷。水电专业的组卷人员应主动向资料员请教，不可自作主张，最后造成大量返工。
● 开工时注意事项:
一、 基建、房产工程（以下简称“工程”）开工后应及时
签订《竣工资料费预扣及罚扣协议书》一式四份。 二、 交公司档案均采用原件，并保证资料、图纸清晰。因
特殊原因不能使用原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章，注明原件存放处，并有经办人签字及时
间。竣工图应采用新图。需交总公司的工程（请在网上查询）还应预留所需资料。
三、 留存资料必须签字、盖章齐全，禁止使用圆珠笔、铅
笔及兰色复写纸。
四、 群体工程，各单位工程资料内容重复时，只存一套，
并在相关单位工程案卷目录下方注明“××文件同××楼，存于××案卷中”。
● 竣工时注意事项：
一、 工程竣工后，首先应将整理好的竣工资料交技术部审
核无误并出具《竣工资料审核报告单》后方可进行装订组卷。
二、 工程竣工后应在两个月以内，最迟不超过三个月将竣
工资料组卷完毕后移交档案室。档案室核查后，应在两周内整改完毕。否则将按超时移交罚扣竣工资料费。
三、 组卷前请认真学习建办„2003‟107、132、„2004‟
36号文件及《关于删减部分基建档案归档内容的通知》。其电子版已发布在公司网站“经理办公室——公开文件” 中。
四、 组卷所用表格式样均在公司网站“经理办公室——档
案管理记录” 中发布。
五、 组卷时请到档案室领取盖章时留存的文件资料一并
组入综合卷。
● 组卷注意事项： 一、 基本要求
今后，档案盒由各项目部严格按公司样式自行印制。案卷封面由各项目部自购120g，470×297mm白纸，然后直接打印边框及内容即可。
1、 分卷、装盒时应注意与档案盒厚度匹配（档案盒
厚度规格∶50、40、25mm）,让文件在卷盒内略有余地即可。不同专业应分开组卷。各专业资料、图纸按371规程顺序系统排列。同一专业各分项按顺序排列,内容少的,相临几项可合并一盒。 2、 不同保管期限的文件应分开组卷。对同一保管期
限，顺序不靠近的文件可适当打乱顺序进行合并。 3、 页次号书写要工整，不可潦草，不可漏页或跨页
号编写。（一次编好，否则无法返工。外出装订的，应考虑切边量）无内容的施工日志、封底等不编页次号。资料双面有内容的背面也不编页次号。 4、 卷内目录及各分目录所列内容应与实际内容一一
对应。
5、 卷内目录名称应写全称。卷内目录及各分目录最
后一项页次要写明多少页至多少页。例∶文字资料:166-300；图纸∶ 66-66。 6、 备考表日期填实际组卷时间。
7、 复印的图纸在备考表中不算图样，只有蓝图才算
图样。
8、 凡分包文件，在案卷封面、卷盒封面及案卷目录
中形成单位应写分包单位名称。
二、文字材料
1、 文字材料上多余的铅笔字迹要擦掉，凡盖有红章
的原件上有圆珠笔、兰色复写及红色字迹时，需复印一份贴在此件前一页背面。凡原件不清楚的，不可用笔描写，以免失真。可复印一份，在复印件上描写清楚，然后贴在此件前一页背面。 2、 文字材料案卷封面右上角不用加盖档号章，但凡
未粘贴统一封面的要加盖（如：施工合同、结算书、成本的施工日志等）。 3、 横向页面文头朝左。
4、 案卷封面上的档案号可以省略“J〃”。其它处不可
省略。
5、 “删减”部分要求单独从1开始编排案卷流水号，
各卷脊背只标明案卷标题及案卷号（可手写，可贴标签，卷盒不限），再单独作一份案卷目录及两份移交目录即可，其它事项，均不要求。
三、竣工图
1、 竣工图必须有总目录或专业目录，其内容应与实
际图纸相对应。有变化的应在目录上进行修改，并有修改人签名且注明时间。
2、 竣工图案卷封面形成日期及竣工章内日期应写
《单位工程竣工验收记录》中的竣工日期。 3、 图纸折叠：尺寸:297*210mm。误差不得超过2mm.
折叠前先裁切多余的图边.
4、 图纸齐全后到档案室领取竣工图章及档号章（需
交押金），用后及时归还。盖章时应注意盖在空白处，两章可分适当开距离，但不超出外露页面。 5、 竣工图无需加盖变更章。 6、 图纸页次号编在档案章右上方。
四、审验与移交
1、 文字资料装订前，先将各专业资料各一卷交档案
室审验合格后方可装订。图纸先折叠一卷经审验合格后再折叠其余图纸。
2、 印制卷盒（文字材料封面应与卷盒封面一致）前
先将电子版交档案室审验。
3、 移交前先将各专业资料、图纸各一卷交档案室审
验合格并经预约后方可移交。
4、 移交时必须持技术部《竣工资料审核报告单》。
卷盒内一份卷内目录，一份备考表，另交一份案卷目录和移交目录。检查无误后补交一套卷内目录及案卷目录和移交目录各一份。 联系电话：51885070
组 卷 顺 序 表
案卷号 1－1 1－2 内 容 Ａ４类文件 综合基建文件 （含管理验收文件） 案卷标题 ×××工程 组卷要求 合同不装订，单独放在最招投标及承包合同文件 前面。 ×××工程 单位工程竣工验收记录、竣工综合基建文件 验收备案表两份文件单独装订成册，放在本卷最前面。 ×××工程 若内容较少可组入 结 算 书 1－2卷 以上各项若内容较多可顺序增加案卷：1－4、1－5等，各卷内目录备注栏应注明每份文件是原件还是复印件。 1－3 结算书 案卷号 2 3 以 后 顺 序 排 列 施工日志 内 容 土建施工技术文件（C1-C7） 案卷标题 ×××工程施工日志 ×××工程 土建应单独组卷的子分部施工技术文件（C1-C7） 土建×××记录（或文件） 给水、排水及采暖施工技术文件（C1-C7） ×××工程 给水、排水及采暖应单独组卷的子分部（C1-C7） 水暖×××记录（或文件） 电气施工技术文件（C1-C7） ×××工程 电气应单独组卷的子分部施工技术文件（C1-C7） 电气×××记录（或文件） 智能建筑施工技术文件（C1-C7） 智能建筑应单独组卷的子分部（C1-C7） 通风与空调施工技术文件（C1-C7） 通风与空调应单独组卷的子分部（C1-C7） 电梯施工技术文件（C1-C7） 电梯应单独组卷的子分部（C1-C7） 室外工程施工技术文件（C1-C7） ×××工程 智能建筑×××记录（或文件） ×××工程 通风与空调×××记录（或文件） ×××工程 电梯×××记录（或文件） ×××工程 室外工程×××记录（或文件） 工艺平面布臵图等竣工图 建筑竣工图、幕墙竣工图 结构竣工图 给水、排水及采暖竣工图 电气竣工图 智能建筑竣工图 通风与空调竣工图 电梯竣工图工艺竣工图 室外工程竣工图 同 左
