２０１１年第５期 辽宁行政学院学报 Ｎｏ．５．２０１１ （第１３卷第５期∞毒＊ 蘑∞ ） Ｊｏｕｍａ｜ｏｆ Ｉ．ｉａｏｎｉｎｇ Ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎ Ｃｏｌｌｅｇｅ （Ｖｏ１．Ｉ３．Ｎｏ．５） ● 张播 霄橥“ 加强档案 综合意识 口 提高档案服务效 能 赵淑英 （赤峰学院，内蒙古赤峰０２４０００） 【摘要］ 档案工作是一项基础性的工作，各项事业的发展都离不开档案，它是人类文明发展史的见证，同时为社会发展 储备和提供大量信息及素材资源。随着市场经济的发展，档案工作对其档案人员的档案意识提出了更高的要求。加强档案 的法律意识，增强档案法律观念；加强档案管理意识，履行监督和指导职责；加强服务意识，努力提高自身素质。 ［关键词］ 档案人员；档案意识；法律意识；服务效能 ［中图分类号］Ｇ２７０ ［文献标识码］Ａ ［文章编号］１００８－－－－４０５３（ ０ｌ！）ｏ５－一０１７２—０２ 近年来，随着我国改革开放的深入和经济的不断发展， 法不严、违法不究的现象依然存在。为了确保《档案法》的有 档案在社会生活中的应用得到加强。但由于多种原因，当前 效实施，充分了解《档案法》在我国社会生活中的地位和作 档案综合意识仍然较为淡薄的现象普遍存在。档案意识问 用，档案工作者要通过多种渠道向社会各界宣传和灌输社会 题已成为制约我国档案工作乃至档案事业发展的关键性问 主义档案的法律意识，筹办一些融宣传教育、工作通报和学 题。随着社会主义市场经济的建立，档案工作的重要性 术研究等于一体的固定宣传阵地，使人们深刻了解《档案法》 越来越明显。加强档案的综合意识对进一步做好档案工作 是由国家制定的，并以强制力保证实施的调整档案社会关系 有着十分重要的意义。档案综合意识是指人们对档案和档 的法律规范。它除了具有完善的社会主义法制，用法律的手 案工作在国民经济、国家和社会生活各个方面的性质、地位 段对事业的运行机制进行控制，从而保障国家、集体、社会组 和作用的认识。是人们对法律观念和法律观点的统称，档案 织及公民个人的合法权益这一最基本和最主要的作用外，还 管理人员有较强的档案综合意识，是做好档案服务工作的必 具有法律指导作用、法律保证作用和法律制裁作用。它是一 要前提。档案工作开展的如何，其中人的因素最为重要。随 部其它法律无法替代的法律，是我国社会主义法律体系 着市场经济的发展，档案工作又对其档案人员的档案综合意 的重要组成部分。只有建立了这样一个以《档案法》为中心 识提出了更高的要求，只有不断加强档案综合意识，才能跟 的，横向到档案工作的各个领域，纵向有上下结合的档案法 上时代的步伐，才能更好地提高档案服务效能。 规体系，才能保证我国档案工作的根本法——《档案法》不折 一、加强档案的法律意识，增强档案法律观念 不扣的得到实施。通过宣传让人们知法、懂法，才能自觉守 档案的法律意识是指人们对档案法律法规的理解程度 法、、执法和依法。 和认识水平的总称。档案法律意识的强弱对依法治档具有 二、加强档案的管理责任意识。履行监督和指导职责 重大的影响。《档案法》是档案的准绳，加强档案的法律意 档案工作是一项政治性工作，它是为一定的政治制度、 识，首先要学好《档案法》，始终以《档案法》为依据开展档案 组织路线、方针、服务的，具有机要性。它是党和中 工作。 不可缺少的重要环节。是各项工作发展的一个基础，是维护 由于我国几千年封建统治的束缚及建国后“左”倾思想 党和国家历史真实面貌的重要事业，这就要求档案工作者要 的影响，客观上助长了人们轻视法律的心理。权大于法，行 有管理责任意识。《档案法》在关于档案的收集、整理、保管、 政优于执法等现象仍大量存在，这是我国执法工作面临的普 保护、利用等方面，就各行各业及工作人员都做了原则规定。 遍矛盾。对什么是档案，档案与自己有什么关系往往一无所 模范地执行《档案法》就意味着树立了档案管理责任意识，作 知，档案法制意识就更是一片空白。党的十一届三中全会以 为一个档案人员，要认真、及时、准确地搞好档案、资料的收 来，我们逐渐重视了法制宣传，知法的范围有所扩大，但从总 集、征集、管理、分类、编目、保管等环节，做到收集齐全，整理 体看人们的法律意识仍然是很淡薄的。如：《档案法实施办 系统，保管科学，鉴定准确。 法》规定：“应当归档的材料必须定期交本单位档案机构或档 档案是经由众人之手，作为工作活动的新产品而形成， 案工作管理人员集中管理，任何单位和个人都不得据为己有 没有严格的规定。由于档案意识比较薄弱，档案的工作往往 或者拒绝归档。”这就是说档案材料不是个人的私有财产，任 不受重视，在此情况下，档案部门及档案工作者必须实行监 何人都有上交档案材料的义务，据为己有是违法的行为。但 督指导，否则就不可能有完整、齐全、准确、系统的档案。《档 有些人因元视法律法规，对违法行为漠然处之，有法不依、执 案法》规定：“机关、团体、企事业单位的档案机构或档案工作 Ｉ收稿日期】２０１１—０３—０４ ［作者简介】赵淑英（１９６２一），女，赤峰学院高职教学部馆员。 １７２ ２０１１ ｑ－：５月 第１３卷第５期 赵淑英：加强档案综合意识提高档案服务效能 Ｍａｖ．２０１１ Ｖｏ１．１３．Ｎｏ．５ 人员负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行 监督指导。”能否履行监督与指导职责，是衡量一个档案部门 或档案人员管理责任意识强弱的标志，监督工作是以档案法 不断提高，档案人员不但要有良好的思想素质，还要有完善 的知识结构和业务素质。深刻领会党的路线、方针、，这 是非常必要的，并以此作为衡量和处理文件资料取舍标准， 同时要学习图书馆学、系统学、信息论等相关学科的知识，掌 握现代科学技术，逐步将计算机技术、微缩技术等运用于档 案管理领域，努力提高自身的素质，不断的完善自己，才能更 好的为社会服务。因此，档案工作者必须具备： （１）甘于奉献的精神。档案部门人员少，任务繁重，工作 琐碎，容易成为一个“被人遗忘的角落”。如果档案工作者不 具备奉献精神，是不可能搞好档案工作的。所以，一个档案 规、党和国家的方针、为准绳和尺度来衡量各部门的档 案工作。指导工作主要是针对档案工作实践中技术性问题 进行答疑咨询或示范的。 对于档案工作者来说，只有树立了档案管理责任意识， 才可能自觉地做好文件材料积累、规范管理、立卷归档，移交 工作。档案人员的管理责任意识的强化，是搞好档案工作的 重要保证。 三、加强档案部门自身建设是提高档案意识的强大动力 俗话说：有作为才有地位。档案部门只有发挥了积极 作用才能引起社会共鸣，档案工作产生了良好的社会效益和 经济效益才会受到社会各界的重视和关注。一方面，作为我 们档案部门的同志要爱岗敬业，自强不息，团结奋斗，务实创 新，用一流的业绩去影响和感召社会，唤起社会各界对档案 工作的理解、重视和支持。另一方面，紧紧围绕经济建设这 个中心，紧密联系社会主义现代化建设的实际和、 工作的大局，加强档案的开发利用，发挥档案的社会效能和 经济效能，是推动档案事业发展、提高社会档案意识的强大 动力。在档案开发利用过程中，要做到“三个注重、三个加 强”：一是注重开发利用的社会性，加强档案开放工作。挡案 是人类社会的共同财富，理应为全社会服务。档案开放工作 是联系社会与档案的桥梁，也是贴近领导与群众的有效手 段。加强档案的开放工作，能使档案更好地为社会各项工作 服务。二是注重开发利用的时效性，加强档案利用工作。档 案部门应主动、及时地提供档案资料，如开办“现行文件利用 中心”等，更方便、快捷地为各行各业、各个阶层和各项工作 服务。三是注重档案开发利用的针对性，加强档案编研工 作。档案是原始记录，是信息资源的一次文献。如何通过编 研使它成为信息含量大、利用价值高、针对性强的二次文献 或三次文献，是档案发挥作用的重要环节。档案部门应针对 社会的需要和改革的难点、热点问题，利用档案资料编研出 有价值的精品，为各级领导的决策所参考。 四、加强服务意识。努力提高自身素质 首先，要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继 续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，档案服务 质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提 高；档案是一种特殊的资源，它是指过去和现在国家机构、社 会组织及个人从事政治、经济、军事、科技、文教和外交等活 动直接形成的对国家和社会生活有保存价值的文字、图表、 声像等不同形式的历史记录。档案具有价值，但又不同于商 品，其价值体现在档案全面记录各种有效信息，这些信息一 旦开发利用，就可能转换为生产力。 档案工作本身就是一项服务性工作，其最终目的是为各 项工作服务。档案工作是集政治性、服务性和科学管理性为 一体的专业工作，是一种专门职业。档案工作应同其它任何 职业一样，具有本行业特定的职业精神。随着改革开放的不 断深入，许多新门类的档案又涌现出来，档案服务工作越来 越呈现出全方位性。档案服务的形式变化要求档案人员必 须提高自身素质，思想，树立全新的服务意识。 要树立全新的服务意识，档案人员不能满足于原有知识 的积累，必须不断学习新知识，扩展知识面，使自己知识层次 工作者，首先要树立全心全意为人民服务的人生观，要热爱 本职工作，具有奉献精神。 （２）具备高度的责任感、业务能力和计算机能力。文件 转化为档案是～个专业性极强而且程序极为复杂的工作，它 直接影响到档案工作质量的高低。每一卷档案的收集、分 类、装订、编目、管理，都有非常严格的要求，这就要求档案工 作者不仅要能够熟悉案卷的整理流程，还要掌握一定的档案 管理和保护技术。随着新型存储介质的不断出现和现代信 息技术更加广泛的应用，许多新型载体档案出现了，如机读 档案、声像档案、电子档案等。这些新型档案在信息的记录 与储存方面有特别的要求，传统的保护手段已无法确保这些 档案的安全与完整，这就要求我们档案工作者必须掌握相应 的新型载体档案的保护与管理方法。档案工作者只有具备 强烈的责任感、业务能力和计算机能力才能确保档案的安全 和完整，才能最大限度地发挥档案的服务效能。 （３）档案法规意识。档案是国家的宝贵历史财富，同时 受到国家法律的保护，不允许受到任何侵害和摧毁。档案工 作人员在管理档案中首先要认真学习并执行《档案法》的规 定，依法对档案的形成过程进行指导和监督 保征档案的真 实、准确、完整；其次要依法维护档案的安全，保护档案完好 无损，要与涂改、伪造档案，盗窃档案，丢失或擅自销毁档案 等不法行为进行坚决的斗争，要采取一切措施防止自然损毁 的现象发生。 总之，档案意识与档案工作紧密联系不可分割，在提出 加强档案综合意识的同时，努力改善自身的服务质量和水 平，创新档案工作新机制，开创档案工作新局面，推动档案工 作高效能，最终实现二者的协调发展，实现“档案为人人，人 人重档案”的美好目标。档案工作者必须加强档案的综合意 识，充分认识新时期档案工作的重要性，不断探索，加强运用 多种现代化技术手段，加大档案信息资源的综合开发，加强 信息反馈，不断提高服务质量，提高利用效益，为社会提供高 效能的档案信息服务。◇ 参考文献 １ 王群英．《档案学》［Ｍ］．中国人民大学出版社，１９９２ 芷 ２ 朱玲．《如何充分发挥档案执法监督人员的职能作 用》［Ｊ］．《档案学》１９９６年第６期 ３王江明．《新时期档案人员的素质要求》［Ｊ］．《淮阴 师专学报》１９９５年第１期 ［责任编辑：正元］ １７３
