浅谈机关档案信息化建设
作者：陈兰刘静萍
来源：《科技视界》 2013年第16期
陈 兰 刘静萍
（长江武汉航道局，湖北 武汉 430014）
【摘 要】机关档案信息化是实施档案事业信息化的重要组成部分，也是提高机关整体管理水平的必然要求。本文首先介绍了机关档案信息化建设的意义及其内涵，接着分析了制约机关档案信息化建设的主要因素，并针对这些因素，给出了相应的对策与建议。
【关键词】档案；信息化；建设
信息化为档案事业发展带来了前所未有的机遇与挑战，但机关档案信息化由于受各种因素的制约，进展缓慢。本文在分析机关档案信息化建设意义及内涵的基础上，着重对目前机关档案信息化工作现状和存在的问题进行考察，并提出笔者的一点浅见，以之为抛砖引玉之举。
1 机关档案信息化建设的意义及内涵
机关档案主要内容包括文书档案、科技档案、实档案物、会计档案、声像档案等。就其功能而言，机关档案应是各级领导部门的决策支持；是资源配置、基本建设的信息资料。因此，机关档案信息化建设应是机关改革与发展的一项重要的基础性工作。
1.1 机关档案信息化建设的意义
机关档案信息化是实施档案事业信息化的重要组成部分，也是提高机关整体管理水平的必然要求。
首先，为行业和单位的办公自动化提供日常工作所需的共享数据，逐步形成决策咨询系统，对实现管理的科学化、规范化、高效化将起到重要的推动作用；第二，为充分利用和开发馆藏档案信息，及时收集现实档案信息创造条件，将大大缩短档案形成和利用的周期；第三，有利于节省库房空间和档案装具，有利于保护馆藏历史档案，对节约人、财、物力，提高档案管理工作效率，创造更好的社会、经济效益等方面都具有重要的意义。
1.2 机关档案信息化建设的涵义
档案信息化的内涵可以从两个方面来理解：一是应用信息技术对档案信息进行系统集成、有序分类、便于查询、开发应用，对档案管理流程实施科学的管理，以提高管理效率；二是用信息流来档案物流，最终实现“无纸化”管理，促进管理创新。具体来说，机关档案信息化应包括三个方面内容：
（１）机关档案资料信息化
应用扫描仪、计算机和网络把应存档的文件、资料、信息等以统一、规范的数据格式录入计算机，以备处理。
（２）机关档案工作流程信息化
通过专用软件实现档案的分类、编目和排序，并实施文档一体化管理。
（３）档案检索信息化
在实行分级检索制度的前提下，通过校园网和互联网可实时、准确检索所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。
机关档案信息化的外延是指其外部的信息环境，即档案管理部门获取、处理、传输、存储、应用档案信息的外部环境，也包括相关法规、标准、制度、信息安全和基础设施建设。
2 机关档案信息化建设现状及主要问题
2.1 档案信息化建设缺少规划
从全国档案系统来看，信息化各自为政、各取所需，未形成统筹安排、协调推进的局面，许多档案局（馆）的信息化建设缺乏长远规划或近期目标不够明确，存在着“头痛医头，脚痛医脚”的现象；档案信息化建设中未能及时研究统一标准和规范，使用的数据格式和标准缺乏统一性和规范性。
2.2 数字档案资源短缺且结构不合理
机关档案室馆藏资源大多限于纸质档案，数字档案资源不够丰富，且结构较单一，这是档案信息化建设中存在的一个重要问题，必然影响档案信息化进程与质量。
2.3 档案信息化专门人才总体比较缺乏
在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，信息化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软件和硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。目前机关档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，严重缺乏既懂以计算机为基础的信息技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案信息化建设和机关档案事业发展的需要。
2.4 档案信息化立法和规范化管理体系不够健全
我国在档案信息化立法余规范化建设方面与较发达的国家相比还存在一些差距，立法工作相对滞后，直接采用相关标准还存在一些困难，已经制定出来的规范标准之间有些不够协调。
3 对策与思考
3.1 档案信息化建设要统一规划、统一原则
档案信息化建设的目的，是为了将档案信息资源集聚和整合起来，实现档案资源社会共享，更好地为各级领导和机关服务，为社会各界服务，为广大公民服务。为此，档案信息化建设在当前新一轮深入发展的关键时刻，必须统一规划、统一标准、统一规范，克服各自为政。把握适合档案工作规律和特点的基本原则，才能卓有成效地开展档案信息化的各项工作。坚持以档案信息开发利用为中心，文档管理一体化、双轨制、确保网络安全等原则。
3.2 调整馆藏结构，加快数字档案馆建设
目前，各级机关档案馆保存的主要是传统载体档案，数字档案信息有限。为此，需要大力丰富数字档案馆藏，调整馆藏档案结构，加快传统载体档案信息资源数字化进程，扩大数字信
息资源总量。数字档案馆可通过馆藏数字化和电子文件的接收，整合各种档案信息资源，建立各级档案数据库，构筑一个多层次、分布式、规范化的档案数据库群，并通过多种信息网络平台实现档案信息资源共享。数字档案馆具有许多传统档案馆所不具备的功能，从而使数字档案馆在服务手段、服务质量，提供信息的广度和深度等方面都有质的提高，档案利用者可以不受时间、空间、数量的，迅速、准确地从网络查阅各种档案信息资源。数字档案馆的档案信息资源不仅只是自身档案的馆藏信息，还可将互联网上的有关信息经过整理后作为本馆的虚拟馆藏。因此，数字档案馆的馆藏档案信息应更加丰富，利用更加方便。目前，如果将各馆档案全部数字化是不可能的，因此，有重点、有选择地对馆藏档案进行数字化是非常必要的。
3.3 加强档案信息化技术人才的培养工作
档案信息化是一个以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源为核心，信息网络为基础，信息人才为依托的综合体系。档案信息人才是档案信息化的参与者和组成部分，是档案事业发展的关键。档案部门应尽快建立起一支现代信息技术能力较强的专门人才，以满足档案信息化建设的需要。可以采取引进和培养并重的措施。要下大力气引进一批既懂档案专业，又懂计算机技术和网络技术的复合型人才。同时，重视和加强档案信息化培训工作，在档案工作者中大力推广以计算机和网络为基础的信息化基础教育，可以采取举办培训班、专题讲座、调研等形式，切实提高档案人员自身的信息素质。
3.4 抓紧档案信息化法制与标准建设
（１）加快推进档案信息化法制建设。按照《中华人民共和国档案法》及《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第6 号令）的要求，加快研究和制定电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章，形成有效的激励约束机制，推动档案信息化建设有序开展。
（２）完善档案信息化标准体系。学习、宣传与贯彻国家档案局制定的档案信息化建设标准规范，制定和完善地方性标准规范和实施办法，是档案信息化建设中要解决的一些重要问题。根据《电子文件归档和管理规范》，制定本地区、本系统以及全国电子文件归档及档案信息采集、交换、整合和安全管理等方面的技术标准，如《各类档案数据库结构交换格式标准》、
《网站资源归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案数字化技术规范》、《档案管理网络安全标准》、《档案文件开放控制办法》、《数字化声像档案著录规则》、《多媒体信息采集操作规程》等，形成档案信息化标准体系，还需要尽量使档案信息化的标准向国际标准靠拢。
总之，机关档案工作的发展与提高，离不开机关的整体发展，离不开广大档案工作者的努力。尽管会碰到种种困难和障碍，但机关档案工作信息化是必然的趋势。机关档案部门应与时俱进，根据机关现代化建设的需要和学校自身的情况，积极采取措施，加快档案工作信息化的步伐，适应信息时代发展的需要。
【参考文献】
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［２］杨道玲.论信息时代档案人员的素质建设[J].海南档案,2004，3．
［３］史立红.浅论档案的信息化建设[J].山东档案,2005，2．
［责任编辑：王静］
