有高中或高中以上文化水平和一定专业知识、能够胜任工 况。其档案法律、法规依据是《机关文件材料归档范围 作的相应数量的干部”、第九条“档案干部要热爱档案事 业，刻苦钻研业务，努力提高政治思想、科学文化和档案 业务水平，以保证工作任务的顺利完成”和第二十四条 “档案保管人员调动工作时，应在离职前办好交接手续” 之规定。培训教育是提高机关档案干部政治思想、科学文 化和档案业务水平的重要途径。具体检查时需要查看的依 据性材料主要有：①本单位档案工作机构设置情况的依据 性材料，主要包括本单位档案工作领导机构（包括档案工 作领导小组、档案鉴定工作领导小组等领导机构）成立及 其成员调整变更的文字依据，本单位档案工作办事机构 （即档案室等具体从事档案工作的机构）成立及其人员调 整变更的文字依据；②本单位档案人员配备情况的依据性 材料，主要包括本单位专兼职档案人员配备及其调整变更 文件、新老档案人员交接工作时的交接清单及其签字等文 字依据；③本单位档案人员培训教育情况的依据性材料， 主要包括本单位专兼职档案人员参加业务培训、专题研 讨、学术交流、继续教育等方面的结业证书、专题发言 稿、学术论文以及相关图片、声像电子制品、文字依据 等。 ４档案工作各项规章制度建立、健全及落实情 况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十三条“机 关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建 立科学的管理制度”和《档案法实施办法》第九条“机 关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当建 立、健全本单位的档案工作规章制度”、第十五条第二款 “机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应当 建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化” 之规定。建立、健全本单位的档案工作规章制度是单位档 案机构应当履行的法定职责；实现单位档案保管规范化、 标准化的前提是建立科学的档案管理制度，关键是建立 好、完善好、落实好档案管理各项规章制度。具体检查时 需要查看的依据性材料主要有：①本单位建立、健全档案 工作各项规章制度的依据性材料，主要包括本单位建立健 全档案人员岗位责任制和档案归档、保管、保密、统计、 借阅、室藏档案保管应急处置方案和计算机档案信息网络 应急处置方案等工作制度的文字依据以及制度上墙情况； ②本单位落实档案工作各项规章制度的依据性材料，主要 包括本单位组织学习和实施档案人员岗位责任制等工作制 度的文字依据以及是否有制度落实不力、室藏档案发生灾 害性事故情况；③本单位应建立、健全、落实的各项档案 工作规章制度是否健全、内容是否符合有关规定、制度张 贴位置是否得当等情况。 ５文件材料收集、归档整理及保管期限划分情 和文书档案保管期限规定》（国家档案局８号令）和《档 案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须 按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移 交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归 档的材料，禁止擅自归档”、《档案法实施办法》第十二 条“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷 归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行 整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集 中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档”、《机关 档案工作条例》第十二条“机关档案部门接收的档案，应 符合‘应归档的文件材料齐全、完整’、 ‘归档的文件材 料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整 理’要求”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料和 档案实体主要有：①本单位制定的经过同级档案行政管理 部门审定认可的本单位各种门类、各种载体的档案分类大 纲、编号方案、文件材料归档与不归档范围、保管期限表 等档案业务规范的依据材料；②本单位对外发文档案整理 实行两套制（一套带发文底稿的按文件级进行整理；一套 按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考 表，并装订成发文汇集）情况依据材料；③本单位各门类 归档文件材料齐全完整情况，可通过现场抽查单位收、发 文登记本检查是否有应归档的文件没有归档的情况，同时 检查收发文登记本上没有登记的党组会议记录、办公 会议记录、民主生活会记录、目标管理责任书、主要领导 述职述廉报告和各种年度统计报表及人员编制名册是否收 集归档；④本单位各门类归档文件材料整理质量情况，重 点检查档案整理是否符合国家和地方档案行政管理部门的 有关规定，如文件装订排列是否存在次序颠倒（如请示在 前批复在后，底稿在前印件在后等）的情况，分类是否准 确，保管期限划分是否存在不准确的情况，归档章的位置 和项目填写是否存在不规范的情况，是否存在没有去掉金 属物、塑料物的情况，装订是否存在不规范的情况，发文 处理签与底稿、收文处理签和原文是否存在没有一并整理 到档案中去的情况，档案资料上是否存在使用不规范的笔 迹填写的情况，是否存在没有备考表的情况，会计、科 技、照片、录音、录像、电子档案的整理是否存在不符合 要求的情况等；⑤本单位各种档案目录打印情况，主要检 查本单位各种档案目录是否统一采用打印件，手抄件目录 一般要求统一打印。 ６文书、会计、声像、科技及电子档案集中统 一管理情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第 十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规 定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中 管理”、《档案法实施办法》第九条“机关、团体、企业 事业单位和其他组织的档案机构应当履行统一管理本单位 档案管理Ｉ ５／２０１５．总第２１６期＞＞４５ 篱 Ｉ 靠 ｉ 的档案的职责”和《机关档案工作条例》第三条“各机关 在工作活动中形成的全部档案均由本机关档案部门集中统 一管理”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料主要 有：①本单位各类档案实体集中统一管理情况，主要检查 本单位文书、会计、声像、科技及电子档案（与纸质文件 对应的电子版光盘、数码照片光盘、多媒体光盘等）和其 他业务档案实体是否实行集中统一管理；②本单位各类档 案检索工具集中统一管理情况，主要检查本单位文书、会 计、声像、科技及电子档案和其他业务档案目录和专题目 录等档案检索＿Ｔ具是否实行集中统一管理；③本单位档案 建立全宗卷情况，主要检查国家行业标准《全宗卷规范》 规定的全宗卷主要内容的７个方面（即档案收集、档案整 理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、新技术 应用等方面）的文件材料，主要检查档案接收和征集Ｔ作 的办法标准、交接文据及相关目录，文件材料分类、保管 期限和归档范围的规定和档案整理Ｔ作方案，档案鉴定Ｔ 作的制度、组织、方案、标准及销毁清册，档案保管工作 制度、安全检查与抢救保护记录、统计分析报告，档案基 础统计台账、统计报表和统计分析材料，档案利用制度、 检索工具、档案开放、编研 版、展览公布、利用效果情 况，以及应用现代技术管理档案情况和档案信息化与数字 化工作情况等。 ７档案室“三室”和档案库房 三铁 、 “十 防”等设施设备配置情况。其档案法律、法规依据 是《档案法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其 他组织的档案机构，应当配置必要的设施”、《档案法实 施办法》第十五条第二款“机关、团体、企业事业单位和 其他组织的档案保管应当配置适宜安全保存档案的专门库 房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施”和 《机关档案Ｔ作条例》第十九条“机关的档案库房应该坚 固，并力求逐步做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、 防尘、防高温等设施”之规定。具体检查时需要查看的依 据性设施设备主要有：①档案室“三室”情况，即是否有 单独的档案库房、阅览室和办公室；②档案库房“三铁” 情况，即库房档案保管是否符合“三铁”（铁门、铁窗 户、铁柜子）要求；③档案库房“十防”情况，即档案库房 是否达到“十防”（防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防 鼠、防霉、防高低温、防光、防污染等）要求；④档案库 房设施设备配置情况，即档案库房是否配备有空调机、去 湿机、灭火器、防磁柜、吸尘器、温湿度表、遮光窗帘、 防霉防虫防鼠药物等设备、药物，有条件的单位还可配温 湿度自动控制系统、消防监测系统、防盗监控系统等现代 化档案保管设备。 ８档案装具、排架、等级划分、抢救等保管保 ４６＜＜档案管理Ｉ ５／２０１５．总第２１６期 护情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十 条 “机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应 当确保档案的安全”、《档案法实施办法》第十五条第二 款“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应 当根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管 理”和《机关档案Ｔ作条例》第十九条“要定期检查档案 保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其 他技术处理”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料 和设施设备主要有：①本单位档案装具情况，主要检查档 案案卷卷皮、卷盒、各种目录表格的格式是否符合国家和 地方档案行政管理部门的规定，如单位自己订做要事先征 得同级档案行政管理部门的审定和认可，以确保其质量； ②本单位档案排架情况，主要检查库房档案管理是否按不 同门类载体和不同保管期限分别上架排放，排架顺序是否 符合从左向右、自上而下等规定；③本单位档案等级划分 情况，主要检查是否划分等级，是否根据不同等级采取相 应保管保护措施；④本单位档案鉴定情况，主要检查是否 成立单位档案鉴定Ｔ作小组，是否按规定对超过保管期限 的档案进行鉴定，档案销毁是否符合国家和地方档案行政 管理部门的有关规定；⑤本单位档案抢救情况，主要检查 是否定期检查档案保管状况，是否对破损或变质的档案及 时修补、复制或作其他技术处理。 ９档案检索工具、编研材料、信息开发及借阅 利用情况。其档案法律、法规依据是《机关档案Ｔ作条 例》第二十条“机关档案部门应根据Ｔ作需要，编制必要 的目录、卡片、索引等检索Ｔ具，编辑档案文件汇集和各 种参考资料，积极主动地开展档案的利用Ｔ作，为机关各 项Ｔ作服务，并注意掌握档案的利用效果”和第二十一条 “机关档案部门应建立档案的借阅制度，根据档案的机密 程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续”之规 定。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位 编制的文书、会计、声像、科技及电子和其他业务档案日 录和专题目录等档案检索Ｔ具（包括目录是否两套制，是 否实行手工和计算机双检索等）；②本单位编写和续写单 位成立以来的《全宗介绍》《组织沿革》《大事记》《历 次主要会议简介》《年鉴》等材料；③本单位编写单位 《基础数字汇集》《发文汇集》和其他专题编研材料；④ 本单位档案丁作人员在报纸宣传档案Ｔ作、档案杂志发表 论文、获得档案科技成果奖等情况依据材料；⑤本单位档 案人员熟悉室藏档案的门类和数量情况文字及其他依据； ⑥本单位档案借阅利用效果登记簿、档案利用典型事例汇 编和提供利用档案取得明 的社会效益或经济效益情况文 字及其他依据。 １０单位按规定向同级国家综合档案馆移交档 案情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十一条 “机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规
