高校教学秘书工作质量提升策略研究 口广西科技大学曹燕红唐荣兰李鸿 【摘要】分析高校教学秘书工作的 环环相扣，极具时效性，任一环节延时或 二、提升高校教学秘书工作质量的具 现状，阐述通过提高教学秘书综合素质和 能力、建设专业化的教学秘书队伍，提升 教学秘书工作质量。 【关键词】高校教学秘书工作质 量提升策略 【中图分类号】Ｇ【文献标识码】Ａ 【文章编号】０４５ｏ一９８８９（２０１３）０４Ｃ－ ０１００－０２ 教学秘书是高校教学管理的基层骨 干力量，是具体教学工作的管理者与执行 者，是连接教学管理部门、教师、学生的桥 梁和纽带。教学秘书工作质量直接反映了 高校教学管理水平，良好有序的教学管理 是保证人才培养质量的重要前提。因此， 高校教学秘书工作质量直接影响到高校 人才培养的质量。 一、高校教学秘书工作的现状 （一）工作项目多、任务重 高校教学秘书的工作涉及整个教学 过程，工作项目多、烦琐，任务很重。教学 秘书的工作包括日常教学管理、学生学籍 管理、考务管理（每个学期考务管理、等级 考试管理）、教学档案管理、教材征订计 划、教学检查、教学质量评价、毕业资格审 查、学生排课、学生选课、教师教改、课程 建设、教材建设等方面工作。此外，还要完 成领导临时交办的各种工作和教学突发 事件。面对如此大的教学管理工作量，一 项工作还没做好另一项工作就要开始，因 而高校教学秘书身心往往长期处于焦虑 和紧绷状态，对工作只能是疲于应付，很 难讲求工作质量。 （二）工作时效性强 教学秘书的工作不同于普通教师，其 工作有很强的时效性，每项工作都有特定 的时间，如课表排定、教学任务分配、教学 检查、考试安排都要在教务处和院系领导 规定的时间内及时准确地完成。这些环节 失误，就会影响教学的正常运行。 体策略 （三）工作重复性高 （一）提高教学秘书综合素质及能力 教学秘书的工作主要是进行教学管 高校教学秘书工作是服务教师与学 理，有些教学管理工作贯穿一个学期，如 生，其素质及能力影响到整个教学管理工 教学调度（教师的调课、停课、代课手续）， 作的运作。教学秘书良好素质及较强工作 教学信息反馈整理和汇报等。有些教学管 能力是教学工作的顺利开展的保证，是教 理工作是分时段进行：开学初是新生注 学管理水平的体现。要提高高校教学秘书 册、开学初教学检查、学生补考等；学期结 的工作质量，必须先提高高校教学秘书综 束是第二学期教学任务安排、学生排课、 合素质及能力。 学生选课、教材征订、考试安排、成绩汇 １．沟通协调能力。教学管理是一个多 总、期末教学检查、第二学年教学大纲和 层次、多因素的复杂工作，处处离不开有 教学计划修订，等等。这些工作的重复性 效的协调和沟通。良好的沟通协调能力是 都很高，每年每学期相差不大。 高校教学秘书必须具备的基本能力，是其 （四）人际关系复杂、工作压力大 胜任教学管理工作的关键。在工作中，教 教学秘书与学校各部门、教师（在职、 学秘书要处理各种错综复杂的关系，如院 外聘、行政兼课）、学生、家长打交道，所接 系与学校教学主管部门的关系，院系与教研 触的人较多，他们的修养、思维、性格、需 室、实验室及班级之间的关系，教师与学 求都不一样。因此教学秘书面对的人际关 生之间教与学的关系等。只有具备了良好 系非常复杂，要服务好每个人，合理安排 的沟通协调能力，才能处理好关系，化解 日常教学工作，维持良好的教学秩序，难 矛盾，统一认识和行动，保持良好的教学秩 度非常大。 序，形成和谐有序的工作局面。 （五）教学秘书的责权不清 ２．文字表达能力。教学秘书工作种类 教学秘书工作的主要职责是协助教 繁杂，除常规教学管理外，还要根据院系 务科研处和所属院系进行日常的教学管 领导安排起草撰写各类公文，如工作总 理。而在现实工作中，教学秘书还兼做行 结、请示、报告、教学活动方案等，这就要 政工作，除做与教学相关的工作外，还要 求教学秘书具备很好的文字表达能力和 完成其他部门，如成教处、保卫处、后勤 写作水平。 处、学工处等行政部门ｌｌ缶时下达的工作， ３．运用计算机进行教务管理的能力。 职责范围不够明晰。这是教学管理机制不 教学秘书很多工作是需要用计算机操作 完善不规范的表现。 完成的，如文字打印、数据处理、资料统 （六）工作不受重视 计，这就要求教学秘书掌握计算机操作技 教师普遍认为教学秘书只是从事简 能，这是提高工作质量和效率的必备条 单劳动的勤杂工、师生后勤服务的附属 件。同时，随着互联网的日趋完善，教学管 者，什么人都可以做，简单认为教学秘书 理手段的日益现代化、规范化，很多高校 就是接电话、收发文件、打字，忽略了其管 实行了现代教学管理模式，实现了网络 理协调职能。同时学校领导也不够重视， 化。大到排课选课系统，小到发布通知公 轻视教学秘书在教学管理中所发挥的作 告、传输文件、发送邮件等都通过网络实 用，认识不到优质的教学管理直接影响到 现。教学秘书需要借助网络平台，实现与 人才培养的质量。 教务处、任课教师、学生的有效对接，保障 信息畅通，实现资源共享。可见，网络化的 发展对高校教学秘书的计算机及网络信 息技术水平提出了更高的要求，高校教学秘 书只有不断学习，才能跟上时代发展，提高 工作效率和管理水平。 ４．心理调适能力。教学秘书日常教学 工作任务繁多，同时要完成教务处和院系 领导及其他部门的行政工作，很容易产生 疲惫倦怠，失去对工作的热情和耐心，产 生冷漠心理。同时，教学秘书的工作周期 是以学期为单位，经过几个周期以后，重 复着同样繁杂的工作，容易出现急躁心 理。此外，教学秘书接触的对象是多层次、 学秘书队伍，可从以下几方面入手： １．健全教务管理机构，规范教学秘书 一步提高自身表达能力、组织能力。三是 提供交流平台。组织教学秘书参与其他高 校的座谈，开阔视野，拓宽工作思路，吸取 先进的教学管理经验，提升服务质量。 工作。建立并规范一系列教务管理的基本 制度，制定完善的教学秘书管理制度，明 确工作责任及要求，细化教学秘书的工作 任务和方法。学校应根据学生人数、专业 个数、教学建设等具体情况，完善教务管 理人员的配置，在教学秘书的人员配备上 总之，高校教学秘书工作在高校教学 管理中至关重要，教学秘书的素质、能力、 理念影响着教学管理水平，同时影响到人 才培养的质量。因此，教学秘书应树立正 确的观念，认识到工作的重要性，以主人 翁责任感投入到工作中去；学校领导应高 度重视，形成教学秘书管理的有效机制， 为教学秘书开创一定的发展空间与拓展 平台，使教学秘书在工作中能够发挥出更 大的潜能，为教学管理工作奉献出更优质 做到合理，尽量杜绝“身兼数职”现象。 ２．建立健全保障机制和竞争激励机 制。应通过建立健全保障机制和竞争激励 机制，稳定教学秘书队伍。通过合理的人 员配备将教学秘书从繁重的事务性工作 中出来，让教学秘书有精力和时间提 多角色的群体，个性、需求各有不同，如果 处理的方式方法不对就有可能引起误会， 高自身素质和改善工作方法，提高工作效 率。学校还应发挥考核和竞争激励机制的 的服务，从而有效促进学校教学水平和教 学管理水平的全面提升。 甚至埋怨、指责。因此，教学秘书需要具备 较高的心理素质水平和良好的心理平衡 导向作用，将教学秘书工作成效与个人实 际工作量和贡献结合起来，多劳多得，优 绩优酬。此外，对教学秘书职位进行分类， 提升队伍层次，将职位管理目标完成情况 作为其职称评定、晋级和评优的依据，使 教学管理者安心本职工作，吸引和留住优 秀教学管理人才，稳定教学秘书队伍。 ３．加强对教学秘书的培训。一是定期 能力，在工作中，善于控制、调节自己的情 绪，敢于直面工作的失误或不足，懂得运 用心理健康知识，及时排解工作中的心理 压力，这样才能忍受工作中出现的种种误 解、委屈，做到任劳任怨，宠辱不惊。教学 秘书还应树立正确的自我评价体系，保持 【参考文献】 ［１］李静．浅谈教学管理中教学秘书的 基本素质及培养［Ｉ］．科技信息，２０１１（３５） ［２］刘玉委．高校院系教学秘书队伍的 规范化建设与管理［Ｔ］考试周刊，２ＯＬＯ（４２） ［３］王诚怡．关于做好高等学校教学秘 积极进取的人生态度，在工作中努力保持 书工作的几点思考叭黑龙江高教研究，２００４ （３） 乐观向上的心态，使自己不断成熟起来。 （二）建设专业化的教学秘书队伍 举办教务管理工作交流会，取长补短，拓 宽教学秘书的知识面。二是鼓励岗位进 随着高等教育改革的不断深入，教学 秘书专业水平、理念、能力以及对高等教 育改革的认识显得尤为重要，因此，建立 一修。鼓励教学秘书通过岗位进修学习，了 解和熟悉所从事的工作业务；通过学习新 【作者简介】曹燕红（１９８０一 ），女， 广西柳州人，广西科技大学讲师，研究方 向：高等教育教学管理。 （责编王一） 的教育理念、现代教学管理方法，掌握最 前沿的信息，将新的理念、方法运用到实 践中去；通过对管理学等知识的学习，进 当应用产品设计的教学模式。学生通过教 师的引导，根据虚拟的客户群体需求，完 成概念设计，不仅可以源源不断地激发学 生的创造性设计思维，而且对他们培养创 支素质高、工作强、作风正的专业教学 秘书队伍显得尤为重要。建设专业化的教 （上接第７９页）生的专题训练第一时间掌 握其学习效果。同时，设计者自评、学生互 评、教师点评与作业评定及时反馈给学 影响因素探析［Ｊ］．旅游论坛，２０１０（６） ［３］宋河有．文化保护视角下的旅游工 艺品开发探究［Ｊ］．旅游论坛，２０１１（６） ［４］徐西娟．视觉设计的创意思维训练 生，让他们很快找到问题的所在，扬其长 查其短。由此提高学生的观察力和创意思 维的流畅性、系统性，以及创意表达的快 新设计，提倡个性发展具有非常好的积极 效应。笔者认为，一款好的旅游工艺品具 有跟产品一样的价值取向，即体验文化传 播和情感交流的功能。精美的造型和精湛 的工艺，以及丰富的地域文化往往树立了 ［『］．装饰，２００５（６） ［５］胡莹，李璐，王巍．快速概念设计方 速表现力。并且结合构成中的形式美法 则，培养旅游工艺品设计专业学生的造型 设计能力。 法［Ｉ］．装饰，２ＯＬＯ（９） ［６］潘杨．旅游工艺品设计与制作“产 品化”实践教学要素探究［Ｉ］．美术教育研 究，２ｏ１２（１） 实践证明，在旅游工艺品设计领域 实现旅游工艺品创新设计并非是一个简 单的创作过程，而是一个循序渐进、全面 规划的设计创造过程。在旅游工艺品开 旅游胜地的坐标，也是宣扬当地特色的美 好代言。旅游工艺品设计课程实现概念设 计，尤其是植入快速概念设计（ｒｃＤ）思维 训练，有助于更好地培养旅游工艺品设计 【作者简介】孙琳（１９８２－），女，江 苏常州人，中国工业设计协会会员，广西 发设计之前。需要对学生的设计思维进 行系统地训练，丰富其设计的造型语言， 人才，造福于当地一方水土。 壮族自治区级装饰艺术设计专业教学团 队成员，工程师，硕士，桂林旅游高等专科 提高其设计的形式美感，积累其设计的 实战经验，从而使学生创意思维能力实 现质的飞跃。 综上所述，旅游工艺品设计可以也应 【参考文献】 ［１］李炜．旅游工艺品的产品化研究 ［Ｄ］．无锡：江南大学，２００７ ［２］张妹．国内游客旅游商品购买行为 学校视觉艺术系装饰艺术设计专业教师， 研究方向：装饰艺术设计、工业设计。 （责编何田田）
