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浅谈我院系教学秘书在教学管理中的作用
钱杏英
(江阴职业技术学院管理系江苏江阴214405)
[摘要]教学秘书工作是高校工作的一个重要环节，是连接学校教务工作与系教学工作的桥梁和纽带，因而。教学秘书的素质、地位和工作方法，在系教学管
理中起着重要的作用。
中图分类号：G46
[关键词]教学秘书地位作用素质要求工作方法
文献标识码：^文章编号：1671--7597(2008)1¨0180—O'
教学秘书工作是高校工作的一个重要环节，是连接学校教务工作与系教学工作的桥梁和纽带，教务处对学校的教学组织和实施，大部分都是通过教学秘书下达、执行和反馈的。同时，教学秘书又要完成本系的教学管理和组织工作。教学秘书T作性强、业务性强、服务性强，工作量也很大。冈此，必须重视教学秘书的工作，加强其在教学管理工作中的作用，形成一支具有一定素质的稳定队伍，提高工作效率，使之真正成为系领导的参谋和得力助手。
一、教学秘书的地位
教学秘书的地位，可以说既是从属的地位，又处在独矗的地位，处在基层教学管理枢纽的重要地位。业务工作从属于学校教学管理部门(教务处)和本系的系主任，受双重领导，直接参与教学活动的组织管理，具体操作教学行政事务，贯彻执行党的教育方针、校、系的教学指导思想和具体指示。在伞心伞意为教学服务的思想指导下，教学管理工作应紧紧围绕着教学活动的主教师和学生进行。搞好管理、协调和服务工作。
二、教学秘书的作用
我院教学实行院系二级管理，教务处是学校教学管理的职能部门，各系(部)是学校二级管理机构。系(部)是教学单位，在教务处的领导下进行各项活动。系教学秘书既是教学管理：I二作的具体落实者，义是专业教研室、实验室教学_T作与教学成果信息反馈的第一接受者，处理教学管理工作与教学上作信息反馈，小仅要当好领导的参谋助手，还要沟通上下，其工作繁杂又琐碎。教学秘书工作的好坏，不仅影响着伞系的教学管理工作，而且间接影响着教学质量，因此必须晕视教学秘书在教学管理巾的作用。
教学秘书的首要作用是协助教务处和系教学主任做好校、系的教学管理和组织，并负责处理系内的有关教学事务。保证本系各专业教学计划的正常执行。教学计划是学校保证教学质量和人才培养规格的重要文件．是组织教学过程，安排教学任务、确定教学编制的基本依据。因此教学秘书要根据教学计划的要求与本系教师的实际人数，科学地安排各个学期、各年级、各学科的教学环节，周密地排好课程表，既不能让对2门课以上的教师在时间安排上发生冲突，也不能让学生的上课地点发生冲突。要精心地安排备年级的课程、时间、地点。稍有疏忽，就可能造成教学秩序的混乱，以致影响教学质量。为了保证正常的教学秩序，对于个别教师因事请
任教学秘书工作，至少要有一到两年的熟悉过程，如果频繁地更换人员，就会使工作缺乏连续性。处于被动应付状态．教学管理质量就很难保证。因此，有一支相对稳定的教学管理队伍就显得非常重要。
(一)要有较高的思想素质要求。因为教学管理和组织工作包含有大量繁琐的日常事务处理，其工作成绩和作用难以直观体观。另外，教学秘书工作直接面向教师、学生、领导。要协调处理好各方面的关系，需要具备较高的政治、思想、道德、心理品质等方面的修养。教学秘书应实事求是，公正无私，模范地遵守和执行学校的一切规章制度，具有会心全意为人民服务的思想，任劳任怨地为祖国的教育事业服务，具有强烈的工作责任心和良好的工作态度，有勇于开拓、迎难而上的精神。
(二)资历水平要求。教学秘书承担系级教务组织管理的任务，因此必须具备一定的资历水平和相关的专业知识、教育管理知识，具有一定的教学经验、管理经验和提供决策信息的能力。教学秘书工作性、业务性、连续性、服务性强。工作量大、事务性工作较多，兼职有一定困难，容易缺乏工作的主动性和创造性，所以一定要专职做。
四、教掌秘书工作的方法
教学秘书在工作中要注意工作方法的科学性和规范性：教学秘书要重视教学档案的收集和管理1：作，使教学秘书工作科学有序的进行，健全的教学档案体现该系教与学的效果，反映出教师的工作成绩，为今后的教学工作提供依据和经验。提高教学质量是高等教育工作中不变的主题。教学秘书要按时组织好教学质量检查小组、系学术委员会、系答辩委员会等各项工作的进行。在教学质量管理中，要求每位教师认真填写本学期的授课计划、期中杏臀记表。如开各种形式的座谈会和学生评教评学的记录一同交系质量检查小组，进行分析、研究及归档。严格考试环节管理t完善考试管理制度，打消学生平时的松懈心理和在考试中的侥幸心理。要使教师更加注意教学质量与效果，促使学生勤奋学习，从而带动学风、教风建设。教学秘书要重视考分考纪问题，考前会同系部领导对监考老师进行培训。确保监考人员的工作责任到位。
随着教育教学改革的不断深入和学校“学分制”的不断完善，教学秘书的工作量也大大增加，并需更加规范、准确、可靠，尤其是学生的学籍管理工作。利用计算机管理，优点特点明显。这就应尽快的加大力度对教学秘书进行计算机网络化培训，实现校、系两级计算机网络化管理。这样就可使教学秘书从纷繁复杂的事物工作中解脱出来，利用优化手段进行质嚣管理，这对提高工作效率和提高整个教学管理水平大有益处。总之，要有效的在学校开展正常的教学活动，就必须进行有效的教学管理，要有一个良好的教学环境和教学秩序，而这一切又必须有一支素质好、懂业务且相对稳定，并受到学校充分重视的教学秘书队伍．
参考文献：
假后的停谩、调课情况。也应及时通知有关教师与学生，避免教学事故的
发生。还要检查、落实教师的补课情况，保证教学计划的正常执行。其次完成学生的学籍管理，负责管理信息的收集、综合、整理工作，为部门和上级领导提供决策依据，及时将教学过程中发现和发牛的问题反馈给教务处，使教务部门能按时解决和调整。最后，做好档案资料。既要起到教务处和系之间教学组织和管理的桥梁作用，协调系领导、教师、学牛之间的关系，又要完成系内的教学管理和组织作用。所以教学秘书是高校管理队伍中的一个霞要组成部分。
三、教学秘书的素质■求
教学秘书的地位和作用充分说明了教学秘书工作的重要性。要使教学秘书能发挥应有的作用，胜任和保质保量完成工作任务．人员的素质要求是关键。长期以来．人们对教学秘书这一工作往往缺乏正确的认识和评价，认为什么人都可以做。其实，做好这项工作并不简单，它要求有较强的责任心与水平。能有效地组织教学，及时了解实施。要能较好地胜
[1】彭建云，‘浅谈高校系部教学秘书工作'．连云港化工高等专科学校学
报．2001．3．
【2]南燕。
‘高校系教学秘书必备素质浅谈'．泉州师范学院学报．2001．5．
[3】黄朝晖，‘浅谈高校教学秘书的素质要求'．教育评论．2000．6．
作者简介：
钱杏英．女，江苏江阴人，江阴职业技术学院管理系教学秘书。
