管理探索◎
高校档案管理效率提升策略探讨
赵艳芳
摘 要:档案是记录人们进行社会活动的相关资料ꎬ对初步了解相关人员具有很高的价值ꎬ而高校学生在进入相关院校时ꎬ档案管理工作人员需要针对学生的个人情况ꎬ重新设置档案ꎬ并进行有效的管理ꎬ但同时由于学校的工作事物较多ꎬ提升高校档案管理效率能够方便学校及时对相关档案进行调动ꎬ节约时间ꎮ但是经过调查我们发现部分工作人员对如何提升高校档案管理工作效率感到苦恼ꎬ对此笔者进行了相关探讨ꎮ
关键词:档案管理ꎻ高校工作效率ꎻ提升策略 对学生在日后的学习生活中的情况进行相关管理策略的调 学生的档案记录着学生成长的点点滴滴ꎬ有利于老师针整ꎬ此外有效的档案管理还可以防止学生的个人信息泄露ꎬ有效保护学生隐私ꎮ同时ꎬ相关档案也是高校进行宣传提高学校声誉的一手资料ꎬ对档案进行有效管理ꎬ能够节约工作时间ꎬ在一定程度上提高学校的声誉ꎬ此外ꎬ学生的档案也是学生在相应高校生活学习的记录ꎬ在学生日后就业过程中起到重要作用ꎬ所以若能有效地对相关档案进行管理ꎬ不仅可以提升学校的声誉ꎬ还可以为学生进行自我评价提供参考ꎮ对此本文对高校档案管理效率提升策略进行探讨ꎮ
一、明确规章制度ꎬ做好相关监督工作
在高校的档案管理工作中ꎬ若想提升相关工作人员的工作效率ꎬ首先需要校方明确相关的管理制度ꎬ工作人员按部就班的按照管理制度执行就可以保证高效档案管理工作的正常效率ꎬ同时校方还应该及时对相应的工作人员进行监督ꎮ为保证学校档案管理工作的正常进行提供保险ꎮ
校方可以将档案管理的相关规章制度张贴在每一名工作人员都能注意的位置ꎬ并让相应的工作人员进行记忆ꎬ定期对相应的人员进行考核ꎬ同时校方还可以派遣相关的人员对相应的档案进行抽查ꎬ排查有没有破损现象ꎬ及时对档案进行更新ꎬ另外ꎬ在工作过程中ꎬ档案管理的工作人员还应该对学校的烂熟于心ꎬ对需要更改档案的学生情况进行登记ꎬ并进行相关的调整ꎬ为提高高校档案管理效率提供便利条件ꎬ此外对于一成不变的工作ꎬ人们难免会产生懈怠的心理ꎬ所以相应的工作人员可以适当进行心理上的放松ꎬ比如观看有关档案管理的相应资料ꎬ充实自己ꎬ提升自身档案管理能力ꎮ
二、集中管理档案ꎬ开展档案编研工作
此外作为档案管理工作的一线人员ꎬ能够确切知道学校规章制度有哪些弊端ꎬ所以相关的工作人员还应该定期进行相应的研讨会ꎬ对近期出现的工作问题进行整理总结ꎬ并集体商议ꎬ最终得出相关的解决方案ꎬ此外由于高校学生人员众多ꎬ相应的档案种类也比较繁杂ꎬ所以在进行档案管理工作时ꎬ还应该对大难进行集中管理ꎬ提高工作效率ꎮ
为提高档案管理工作的相关效率ꎬ相应的工作人员应该对相关档案进行分类汇总ꎬ高校一般分为四个年级ꎬ所以工作人员可以按照年级由高到低进行相应的排列ꎬ此外还应该根据性别ꎬ专业ꎬ以及姓名的前后顺序进行调整排序ꎬ为日后的档案管理工作提供便利ꎬ此外档案管理工作者对于工作中遇到的相关问题也应该进行记录ꎬ每周开展相关的会议ꎬ开展档案编研工作ꎬ对部分学生的档案内容以及档案种类进行
调整ꎬ针对工作中遇到的一些问题进行讨论ꎬ并最终得到解决方案ꎬ此外相应工作人员还可以将相应的意见上报学校ꎬ学校及时调整规章制度ꎬ形成条文规定ꎬ为保证工作人员的工作效率提供保障ꎮ
三、设立考核制度ꎬ适当培训提高能力
工作效率的高低实际就是比较出来的ꎬ所以对于相应的工作人员校方应该设置相关的竞争机制ꎬ激发工作人员的竞争意识ꎬ同时还应该注意到工作人员的工作管理能力是影响工作效率的关键因素ꎬ所以校方还应该适时对工作人员进行考核ꎬ了解其工作能力ꎬ对针对员工的实际情况ꎬ安排专业的人士进行培训ꎬ从而提高档案管理工作者的工作能力ꎮ
考核内容应该包括理论和实践两个部分ꎬ首先ꎬ可以对相关工作人员进行理论知识的考核ꎬ是工作人员加深对岗位职能ꎬ岗位要求的理解ꎬ同时还应该锻炼工作人员档案整理以及管理能力ꎬ随后还需要包括相应的工作态度ꎬ考勤等ꎬ针对工作人员的具体表现进行评估ꎬ给予一定的奖励和警告ꎮ建立一定的竞争机制ꎬ激发工作人员的竞争意识ꎮ其次ꎬ学校应该根据工作人员的短板进行有效的培训ꎬ是工作人员逐渐加深对工作内容的理解ꎬ培训内容还应该涉及高校学生毕业之后档案去向ꎬ以及档案的归属ꎬ也可以将关于档案的一些知识讲给学生听ꎬ工作人员与学生共同提升能力ꎬ为高校档案管理工作效率提升ꎬ提供保证ꎮ
四、结语
综上所述ꎬ对高校档案进行有效管理有利于保护学生的隐私ꎬ也有利于学生日后的就业ꎬ同时ꎬ进行学校宣传的一手资料ꎬ所以相关工作人员必须提升档案管理效率ꎮ首先ꎬ需要学校明确规章制度ꎬ对相应的工作人员做好相关监督工作ꎮ其次ꎬ相关工作人员还应该集中管理档案ꎬ开展档案编研工作ꎬ找寻目前工作中的弊端及时改进ꎮ最后ꎬ工作能力的高低影响工作效率ꎬ所以还应该设立相关的考核制度ꎬ引入专业人才适当培训提高能力ꎮ
参考文献[１]２０１１(２８).
唐丽红:
.高校档案管理效率提升策略探讨[Ｊ].科教文汇ꎬ[２]联系虎西林[Ｊ].中学课程教学参考.高校档案管理效率与工作人员工作能力之间的ꎬ２０１１(６).
作者简介:
赵艳芳ꎬ吉林省伊通满族自治县国库集中支付中心ꎮ
—４７—
