投资有限公司档案管理程序(WORD13页)

1 目 的

为确保公司档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程管理工作规范、有效，提高档案收集的完整性、档案利用的有效性，充分发挥档案信息在公司经营发展过程中的基础支持作用，特制订本程序。

2 范 围

本程序适用于 投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪各系列公司（以下简称系列公司）档案管理工作。

3 定 义

3.1档案：档案是在有关工作完成后，按照一定的归档制度集中保管的具有参考和凭证价值的非现行文件，档案是历史的真实记录。本公司档案分为科技档案、文书档案、会计档案、人事档案、声像档案、电子档案等六大部分。

3.2文书档案：公司在董事会、行政管理、经营管理、工会工作等活动中直接形成的，保存备查的文件材料。

3.3科技档案：是指本公司在科学研究、工程设计、项目管理等活动中形成的应归档的图纸、表格、文字、声像等文件材料。

3.4声像档案：是指本公司在各项业务活动中直接形成的，具有保存价值的照片、录音带、录像带和影视片等特殊载体的历史记录。

3.5电子档案：是具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

3.7会计档案：是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

3.8人事档案：人事管理活动中直接产生的，反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。

4 职 责

4.1信息中心档案管理部：

a) 负责建立健全公司档案管理制度；

档案管理程序 版次：A/0 页次： 2/13 b) 负责集中统一管理控股各中心（部门）/系列公司在经营活动中形成的各种类别和载体的所有档案。

c) 负责公司档案收集、档案整理、档案保管、档案利用、鉴定销毁的全过程管理工作。负责指导、督促公司各部门/系列公司按规定做好文件材料的收集、整理、归档、移交工作。

d) 负责对异地电厂/项目公司档案管理工作的监督检查。 4.2 控股总经理工作部：

负责确定保密事项、档案密级范围及管理要求。 4.3 控股各中心（部门）、各系列公司：

负责本部门/公司业务活动相关档案资料的收集、整理及归档，接受档案管理部的业务监督和指导。各部门负责人是本部门档案归档质量的第一责任人。

4.4档案鉴定小组：对公司保存的档案进行价值鉴定，确定归档范围和保管期限，提出存毁意见，提交档案鉴定工作报告。

5 程 序

5.1 档案分类原则

5.1.1档案是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料，根据这些资料的性质可将控股及系列公司所涉及的档案分为：

a) 文书档案； b) 科技档案； c) 会计档案； d) 人事档案； e) 声像、电子档案； f) 实物档案。

5.1.2公司档案一级类目参照《电力工业企业档案分类规则》设置，共分10大类，具体分类号及名称如下： 一级类目号 0 1 名称 党群工作档案 行政管理档案 一级类目号 5 6 名称 人事档案 生产运营档案

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2 3 4 5.2 档案收集

5.2.1信息中心档案管理部依据国家及行业相关法规，结合公司经营范围、业务特点及历年资料归档内容，确定资料归档科目标准，作为档案资料收集、整理依据。

5.2.2各中心（部门）、各系列公司在资料归档过程中，因业务范围、工作流程变化等原因，现行归档分类标准与实际情况不适宜时，应及时与档案管理部联系，提出修改意见。档案管理部负责增补档案分类科目，以保证公司档案资料的完整性和实效性。

5.2.3 各系列公司应建立档案归档责任体系，明确分管领导及主管部门，各部门需指定专、兼职资料员，并将档案资料归档情况作为工作质量考核内容之一。各部门负责人是本部门档案归档质量的第一责任人。

5.2.4 公司的文件资料是公司开发、经营及管理活动中，真实记载和反映各项活动的原始记录。每位员工必须及时将日常工作中形成的文件资料按要求整理、保管，并由各部门及时移交档案管理部。

5.2.5 归档期限基本原则：

a. 文书档案在次年一季度末前归档移交；

b. 会计档案按月整理，财务部保管一年后，于次年6月末前归档移交； c. 人事档案于次年一季度末前归档移交；

d. 生产运营资料按月装订整理，于次年一季度末前归档移交；

e.技术研发项目于项目终止或结题后1个月内移交，重要或大型跨年度项目，根据具体情况可分阶段移交或每年移交资料清单；

f. 建设项目项目前期资料于项目终止或申报工作完成后2周内，归档移交；工程建设期资料一般情况下于竣工验收后3个月内移交，特殊情况执行合同约定；

g. 招标文件（不含项目现场临时或紧急采购），于合同签订完或招标工作结束后2周内归档。现场临时或紧急采购相关合同文件随竣工资料归档。合同文件于合同签订后即时归档。

经营管理档案 生产技术管理档案 会计档案 7 8 9 技术研发项目档案 建设项目档案 设备档案

档案管理程序 版次：A/0 页次： 4/13 h. 国际合作、技术引进档案资料由相关项目负责人于阶段性工作结束后1周内归档。 i. 公司重大活动的照片、录像带，生产管理中形成的图片资料等声像档案于活动结束后1周内归档。

j．公司的实物性奖状、奖励以及在宣传活动或其他活动中的各种题词、字画、宣传画片、卡片等。由获得或制作部门于活动结束后及时向档案管理部移交。各种实物档案，均应加文字说明。

5.3 档案整理

5.3.1 各中心（部门）/各系列公司对业务过程产生的文件资料进行收集、整理，阶段性工作结束后，及时移交档案管理部。档案收集、整理要求分别执行：《科技档案归档管理规定》、《综合档案归档管理规定》。

5.3.2 档案资料移交时，应填写“归档文件资料移交清单”（KDKG/PG101-01）一式两份及电子版，纸制版清单由所在部门负责人审核签字后与档案管理部档案管理员进行实物核对后存档备查。电子版清单由档案管理员与移交人共同确确认、调整形成案卷目录。

5.3.3 归档密级文件时，需同时填写“归档文件密级登记表”（KDKG/PG102-01）。 5.3.4 档案管理员接收档案时要认真鉴别、核查、清点。验收主要内容包括： a) 对照“归档文件资料移交清单”（KDKG/PG101-01）及《科技档案归档管理规定》、《综合档案归档管理规定》中规定的归档标准，核查归档文件的完整性、准确性；

b) 鉴定归档文件材料价值，剔除不属于归档范围、没有保存价值的文件材料； c) 工程项目各阶段各类文件组合和排列是否关联有序、符合逻辑、层次分明； d) 文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料是否符合档案保护的要求； e) 作为凭证作用的归档文件材料是否为原件。

5.3.5 档案管理员对验收不合格的归档文件，应明确提出验收意见，包括不符合及整改要求，并指导、跟踪归档部门整改，但不可以任何理由拒收。

5.3.6 接收的文件资料，档案管理员应依据公司《科技档案归档管理规定》、《综合档案归档管理规定》、《档案编号管理规定》进行整理、组卷、编目、排架工作，并同时完成《档案检索目录》。

5.3.7对入库档案由档案管理员进行著录和排架，排架实行分类集中的原则，不同类别

档案管理程序 版次：A/0 页次： 5/13 的档案资料应存放于不同的库房，同一类别的档案按档案号从小到大顺序排架，每排柜架上的档案按从左到右、从上到下顺利排架，每一排架外侧均要设制标签，标签上应准确标明该排的排号、存放档案的类别及档案号。

5.4 档案保管

5.4.1控股及各系列公司全部档案均由档案管理部统一管理。武汉以外各二级公司/电厂部分档案，为方便档案利用，由二级公司/电厂成立资料室并负责保管。但需执行控股公司的档案管理制度并接受档案管理部的业务指导和检查。公商注册资料及重要产权文件等由信息中心档案管理部保管。

5.4.2公司档案保管期限分永久、长期、短期三种，介于两种保管期限之间者，保管期限从长。长期为十五年（含）以上至五十年，短期为十五年（不含）以下。档案保管期限的具体划分执行《科技档案归档管理规定》、《综合档案归档管理规定》。

5.4.3 保密档案资料涉及公司知识产权和经济利益，档案管理人员应高度重视，自觉遵守有关保密规定，严格管理，防止密级档案密。

5.4.4公司档案库房实行专人管理，并定期对库藏档案保管情况进行检查。 5.5 档案利用

5.5.1 查阅/复印/借用档案签批权限：

a) 查阅/复印/借用密级档案，应严格执行公司保密管理制度中规定的涉密范围。在提供利用时，由公司分管副总签批，填写“保密文件查/借阅申请表”（KDKG/PG100—02）。查/借阅一般档案则填写“档案查/借阅申请表”（KDKG/PG100—02）。

b) 查阅/复印一般档案资料需经所在部门签批。 c. 借用一般档案资料需经所在部门分管领导签批。

d. 借用公司资质、证照复印件需经利用部门分管领导签批，借用原件需经所在公司董事长或授权人签批。

d. 公司底图档案一般不得借阅、借用，当工程需要修改底图时，需出具该底图涉及项目设计负责人提交的说明，并经该项目分管领导签批。

5.5.2 填写“档案查阅/借用申请表”（KDKG/PG100—02）时，必须注明借用原因及借用期限，并按时归还。确因工作原因不能按时归还时，应办理续借手续。

5.5.3从档案管理部借出的档案、资料，应按档案资料目录及编号当面点清。借出的档案资料，要精心保管，不得在档案上乱写、乱画，不得拆散、撕页和丢失。档案资料借出后

档案管理程序 版次：A/0 页次： 6/13 不得转借他人，如转借需到档案管理部办理转借手续。借阅者归还档案前，应按档案资料整编号顺序装袋，归还档案管理部。

5.5.4 档案资料借阅一次不能超过五卷，累计卷数不能超过十卷，超过十卷的利用者，如要借阅时，必须把原借出的档案归还后，方可再借。

5.5.5 公司档案仅对内部员工提供查询/借用；外单位和非本公司人员需查阅时，需由对口业务部门承办，办理借阅手续。

5.5.6 正版基础软件、应用软件原则上不借给个人使用，当工作需要安装这类软件时，由本人提出申请，部门领导批准，信息部负责借出并安装。

5.5.7 载有公司档案信息的磁盘、光盘一律不得外借。

5.5.8 档案资料在借出期间丢失或损坏，由经办人书面说明遗失过程和原因，所在部门分管领导确认后，提交档案管理部报档案分管领导。如涉及公司重大机密需追究个人责任时，按《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国档案法》处理。

5.5.9 档案管理员每月24日前对当月借出档案进行统计，对到期未归还档案进行催交，或重新办理续借手续。

5.6 档案统计

5.6.1档案统计是以数字和图表形式来反映档案工作基本情况，档案统计工作基本内容主要包括档案数量统计、鉴定情况统计、利用情况统计以及档案工作情况统计等四项内容。

5.6.2 即时统计内容：

a) 每批次验收、归档的档案，即时完成“档案检索目录”； b) 借出档案即时填写“档案利用统计单”。

5.6.3 档案管理部每月对全部“档案检索目录”汇总更新1次，并通过控股公司办公平台发布，供员工查询。

5.6.4 每年12月20日前，档案管理部对全年档案收进、移出、保管、利用情况进行1次统计分析，并对档案收集、归档、利用中的问题提出改进建议。

5.7鉴定销毁

5.7.1档案鉴定是鉴别、核查已到保管期限档案的使用价值，决定档案续存或销毁的依

档案管理程序 版次：A/0 页次： 7/13 据。信息中心档案管理部每年应对档案进行一次清理， 做到帐物相符。每三年开展一次档案档案鉴定工作，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限。

5.7.2信息中心档案管理部根据各类档案保管期限、结合实际情况提出鉴定申请，经公司分管领导批准后组织相关部门及专业人员成立鉴定小组，鉴定小组组长由信息中心主任担任。

5.7.3鉴定小组直接对档案进行鉴定并形成“档案鉴定报告”（KDKG/PH100—07），“档案鉴定报告”（KDKG/PH100—07）中应注明鉴定意见、鉴定日期并由小组全体成员签名确认。

5.7.4通过鉴定，对已过期限确无保存价值的档案要编造销毁清册，对已过期但通过鉴定认为仍需保存的档案重新设定保管期限。经鉴定小组负责人签字、公司分管领导批准后进行销毁。

5.7.5档案销毁工作由档案管理管理部进行，监销人员签名，并注明销毁日期，销毁清册应存档备查。

5.7.6档案销毁后，信息中心档案管理部应对档案纸质目录和电子目录同时进行修订，注销已销毁的档案目录信息。

5.8 监督检查

5.8.1 每年12月10日前，各异地公司/电厂报送“库存档案检索目录”，档案管理部对目录的完整性进行审核。

5.8.2信息中心档案管理部组织对异地公司/电厂档案管理情况进行监督检查，全年抽查量不低于50%，每个异地公司/电厂检查频次至少为1次/2年。

5.9 档案管理流程图

序号 1 档案收集 2 档案整理 主要工作流程 工作内容 各中心/部门/系列公司文件的收集和积累 责任部门 中心/部门/系列公司 参与部门 档案管理部 工作输出 中心/部门/系列公司月度归档计划 归档资料移交清单 对归档文件材料验收、清点、中心/部门/档案管理部 整理、组卷、排架、编目 系列公司

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序号 3 4 5 6 7 监督检查 鉴定销毁 鉴定核查移到保管期限的使中心/部门/档案管理部 用价值，销毁过期无价值档案 系列公司 对异地公司档案管理部进行清册审核及现场检查 档案管理部 档案鉴定报告 档案销毁清册 检查记录 整改通知单 档案统计 档案利用 调阅档案信息，办理借出手续 档案管理部 档案数量统计、鉴定情况统计、利用情况统计、工作情况统计 档案保管 实体保管、库房管理 档案管理部 检查记录 借阅申请单 密级档案借阅申请单 各类数据报表 主要工作流程 工作内容 责任部门 参与部门 工作输出 档案管理部 6 相关文件

6.1《保密管理规定》

6.2《科技档案归档管理规定》（KDKG/PG—101） 6.3《综合档案归档管理规定》（KDKG/PG—103）

7 记 录

7.1档案借阅申请单（KDKG/PG100—01）

7.2保密档案资料借阅申请单（KDKG/PG100—02） 7.3档案鉴定报告（KDKG/PH100—07）

7.4不符合报告（KDKG/PJ400—05）

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档案查/借阅申请表

表格编号：KDKG/PG100—01 速查标记：□

所在部门 查/借阅人 查/借阅日期 手机/座机 查/借阅事由 查阅 □ 借阅 □ 复印 □ 借阅期限 自 年 月 日 起 至 年 月 日 止 资料名称 项目 资料 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 密 级 部门领导批准 分管领导批准 资料保管员 签 署 归还注销登记 资料员签署/注销日期 档案号 档案资料名称 页数 位置 备注 绝密□ 机密□ 秘密□

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保密文件查/借阅申请表

表格编号：KDKG/PG100—02 序号： 档案资料名称 借阅资料目录： 借阅部门

借阅事由 □ 查 阅 借阅方式 □ 借 出 拟归还时间 联系电话 借阅人个人声明 本人已充分了解并愿意遵守下述保密准则，确保所借档案或资料使用安全、归还完整，并承担因本人使用保管不善、丢失或泄密所造成的经济损失和法律责任。 借阅人/日期： 保 密 准 则 密级档案或资料借阅人应严格遵守以下行为准则： 1. 查阅或借出档案资料，借阅人应对该档案资料的安全和保密负全责，保证所借档案资料在安全状态下使用。 2.所借档案资料仅限本人使用，不得转借他人或让他人翻阅，也不得以任何方式向他人转述档案资料内容。 3.所借档案资料，不得丢失，不得复制、翻印、翻录或摘录。 4.所借档案资料必须按时归还，归还档案资料必须完整，不得缺页、玷污、涂改、损坏。 5.借阅人违背上述1-4条任一规定的，公司可对借阅人处于1000元以上的罚款，并保留继续追诉相应责任的权利。 部门负责人 分管领导 归还日期 归还验收人