雅园物业公司行文规定根据"有利于工作,有利于保密,有利于立卷归档"的工作原则,现对公司内部以及公司对外行文的程序和格式作统一要求,以便逐步建立起规范化的行文工作程序,具体规定如下:
一、行文规则
1、一般不得越级行文。
必须越级行文时,应抄报越过的主管领导或部门。
2、呈报的公文一文一事。
3、公司对外统一名称。
公司全称:北京世纪博雅物业管理有限公司项目名称:博雅园项目管理处注:今后对外一律按上述名称使用,正式对外行文,签署合同均应使用公司全称。
二、行文格式与要求
1、凡属对外行文,要使用"发文格式";
属公司内部行文,要用"报批格式"。
2、标题简要明确,注明文件种类(请示、报告、函等)。
3、抬头(部门、称呼、职务)要注明报、送单位。
4、要有行文编号,以便于存放、查找和立卷归档。
(1)对外行文编号统一为:[]字第______号[]字第______号
(2)内部行文编号统一为:[]办字第______号 []洁字第______号[]安字第______号 []物字第______号[]经字第______号[]财字第______号[]工字第______号
5、文字内容应简练准确,不能用"大概"、"可能"等词及不准确的数字,标点符号的使用力求正确。
6、落款应署明承办人,部门经理要签字,注明呈文 日,是否急件。
7、书写要求:字迹工整、书面干净;
不用铅笔书写,不得将带有涂改的文字稿呈报给部门经理或总经理,否则,行政办公室有权退回,要求重报。
三、行文程序
1、公司对外行文:
(1)凡需以公司名义下发的行文,由拟稿人就发文格式撰语言后,交由部门经理核稿签字;
(2)将签字后的文稿送交行政办公室登记编号、备案;
(3)转呈公司总经理签发;
(4)经打印、拟稿人校对、加盖公章后发出。
2、公司内部行文:
(1)凡属部门向公司总经理或主管副总经理请示、报告工作,须由承办人以部门名义拟文,经部门经理签字同意后,交行政办公室进行登记和传送;
(2)经公司总经理或主管领导审批(审阅)后,行政办公室根据批示意见,交有关部门承办。
(3)呈报公文的部门应适时询问报批情况。
一般呈文应于两日内查询;
急办公文应在当日内查询。
四、收文办理程序
1、凡属名公司的函电,由行政办公室拆封、登记,并按总经理或业务部门分工,转送总经理或有关部门。
2、公司总经理批阅的函电,一般应退回行政办公室,再转交承办人或存档。
五、发文办理程序
1、以公司名义发出的函电,由行政办公室登记、编号、办理并存档;
或交有关人员办理并进行登记。
2、以部门名义发出的内部行文,由本部门人员登记、办理和存档。
3、行文文体:对外信函:宋体;
A4纸合同、协议、计划、总结:宋体;
A4纸一般信函及规章制度:宋体;
A4纸公司内部行文:楷体;
