总部合作流程
一、立项
1、拓展部销售经理负责将新项目的信息通知到人力资源部； 2、人力资源部填写《在建项目信息表》交总公司建筑智能部文员； 3、由总公司工程技术部立项； 二、报名约件
1、负责项目的销售经理要及时和投标单位联系，打好提前量，最好是能在
报名前一周准确得到信息；
2、设计部文员在得到项目报名信息后，第一时间和人力资源部联系与总公
司建筑智能部文员约件；
3、人力资源部要按照总公司的规定先缴纳“商务配合费”，金额根据总公司
文件要求依据项目金额多少来缴纳；
4、缴纳商务配合费后，总公司集成营销中心负责把项目报名的有关资质材
料如：公司资质、行业资质、合同业绩、人员组成、项目经、业绩等准备齐全并派人携带有关资质材料来沈协助设计部文员办理报名事宜；
5、注明：对于每个项目要求的资质，要根据报名事宜中的要求来准备，人
力资源部通过设计部提供的《招标要求一览表》，把甲方要求的资质统计在表格中给总公司，方便与总公司相关部门统计、查看。
三、甲方验点
1、接到甲方验点通知后，设计部文员通知人力资源部与总公司建筑智能部
文员联系约件； 2、此处会出现2种情况：
a) 一是甲方要求验点的同时出示报名时提供的所有资质原件及此项目
的项目经理到现场介绍公司情况；
b) 二是甲方验点时出示报名时提供的资质复印件及公司负责人介绍公
司情况。
3、第一种情况要求拓展部必须提前通知人力资源部，人力资源部联络总公
司建筑智能部文员安排约件及约项目经理到现场，此处时间要求拓展部
最少提前3天来通知；
4、第二种情况的时间大约为1—2天即可；
5、行政部提供相关的后勤辅助准备，以及准备会议环境和公司资料册； 6、通常预定总经理作为讲解人，介绍公司情况以及业绩等等；
7、如果预定的讲解人当天不能出现在公司，那么要提前写一个关于介绍公
司及回答甲方提出问题的计划书或者演示文档，好让临时讲解人员一目了然。
四、买标书、备案、规费证
1、办理外埠备案所需原件滞留的时间：
a) 市里为一周，每周一、二收件，周五放件； b) 省里为二周，周一、二收件，次周五放件。 2、设计部文员买完标书后立即开始备案；
3、设计部文员通知人力资源部联络总公司相关部门、及通知行政部经理开
始办理规费证事宜；
4、人力资源部通知总公司建筑智能部文员开始约件来，到市建委来验点看
原件；
5、省厅相关部门不要求验点；
6、办理备案的同时，行政部经理就要同时着手办理规费证；
7、一般每个项目拿到标书后就可以开始办理规费证，办理时间为8—15天。 8、约件、约人要按照招标要求，有公司证照、资质、业绩证明、人员、人
员证书、项目经理答辩等。
五、投标保证金
1、设计部文员把投标保证金的相关条款复印交财务部经理；
2、设计部文员同时通知人力资源部与总公司建筑智能部文员联系资金、付
款时间、付款方式等问题；
3、财务打款后通知人力资源部；告知设计部文员款办理完毕，由设计部文
员去招标公司取收据；
4、保证金时间按规定是在投标前就把钱打到甲方指定帐户，具体时间要根
据公司实际情况做安排。
六、封标
1、设计部文员带投标文件正本、招标文件正本、答疑文件去总公司总部； 2、由总公司建筑智能部文员联络总公司集成营销部相关人员办理封标手续； 3、设计部文员给集成营销部提供项目名称、金额、规模等相关文件； 4、集成营销部去印信与档案管理部办理用章手续； 5、印信与档案管理部盖章封标；
6、投标文件无论是否中标，都要给总部一套副本。 七、投标
1、投标要求现场答疑或澄清的，法定代表授权人必须到场；
2、答疑或澄清按投标文件准备，授权人签字的要写清晰，落款要写总公司
名称。
3、需要项目经理答辩的，项目经理如约来到答辩现场，由设计部负责安排
相关的事宜；
八、开标
1、开标之前要验原件，人力资源部要与之前提供的资质一一对应。发现缺
件或错件要马上通知常务副总，采取相应的补救办法。
九、中标
1、中标后人力资源部通知总公司建筑智能部文员，联络集成营销部申请退
回前期报名缴纳的商务支持费；
2、按照总公司文件规定，中标项目的一般商务支持费在中标后10日内扣
500元基本费用外，余额全部退还，未中标的一律不退；
十、履约保函
1、履约保函的申请由人力资源部负责与总公司建筑智能部文员联络； 2、按照总公司要求先填写《保函申请书》，并且必须将等同于保函额度的资
金打入总公司总部帐户，并承担与办理保函相关一切费用；
3、经总公司总部总裁办、法务部、财务部审核后报总裁审批后方能领
取、领取保函需填写《保函领取审批单》。
十一、合同签订
1、人力资源部拿到甲方合同样本后，按《合同审批流程》在法律顾问的协
助下修改合同，经双方同意由工程副总签订；
2、签订合同时，按照总公司总部要求交给总公司总部的合同100万以下的
不少于2份，100万（含）—500万元，不少于4份；500万元（含）—1000万元，不少于6份；1000万元以上，不少于10份；重点项目不少于10份；
3、除了给甲方和总公司合同数目外，行政部要至少留存一份原件留底。 十二、项目开工准备
1、合同签订之后，人力资源部要立即与总公司建筑智能部文员联系，申请
刻印项目章、项目经理章、质检员章；
2、同时要填写项目专用章管理协议、项目专用章申请报告、暂扣项目章押
金及刻章费的承诺书各一份；以及与总公司填写一份项目合作协议（分包协议）；
3、项目章押金是1万元，等项目竣工结束后项目章返还给总公司，押金返
还给本部帐户；
4、设计部经理负责给人力资源部一份本项目的采购清单，然后人力资源部
负责将此清单抄送给总公司建筑智能部文员； 5、采购清单一定准确详细；
6、技术部主任设计师制作深化设计时尽可能要把增补这块考虑进去，以免
在采购过程中，采购材料与总部的清单不符，发生不必要的麻烦。
十三、采购合同签订流程
1、、采购经理按照总公司最新采购版本制作采购合同，并提供相应的厂家
信息例如：营业执照、组织机构代码证、国、地税、授权、生产许可证、付款信息，如果设备变更还需要甲方提供变更单加盖公章，或者是增补协议加盖公章。
2、人力资源部初审后交总公司建筑智能部文员，由总裁办合约部审批，返
还建筑智能部文员后，返还人力资源部确认此合同可以签订，这个周期大概是3天。
3、采购经理在知悉合同可以签订后与供货方签订合同，并要求供货方提供
；合同与交给财务部经理，财务部经理连带付款信息一并寄给
总公司建筑智能部文员（合同一式两份）；
4、总公司建筑智能部文员把所有材料交给总裁办合约部审核，总裁办经理
签字授权可付款后，由建筑智能部文员把授权交给总公司财务部经理签字，总公司财务出纳方可去银行汇款，此周期大概是5天时间； 5、付款后总公司建筑智能部文员会把其中一份合同寄回我公司采购部，采
购经理反给供货商。
6、如果采购合同涉及到分次付款的时候，要于总公司签订三方协议，总公
司留一份、供货方留一份、行政部留一份。
十四、财务流程
1、合同签订后在第一次付款10天内通知总公司建筑智能部文员到总公司财
务部办理缴纳印花税；
2、如果是营业税、建安类的要办理外经证，人力资源部联络总公司建
筑智能部办理，并填写外经证申请单；
3、项目在合同期内没有如期完成，需要办理延期协议，底稿传到总公司建
筑智能部，文员盖章后邮回，交给项目经理，到甲方盖章后，邮给总公司；
4、外经证过期后，由财务到工程所在地的税务局盖章，连同延期协议寄给
总公司建筑智能部文员办理；
5、开：建安类需要填写代缴税款申请表，连同总公司营业执照、税务
登记证、法人身份证、代理人身份证、资质证明、授权、合同复印件一并邮回总公司；
6、总公司财务经理盖章后返回本部财务部，财务部会计到所属地税务局开
具；
7、开好后邮回总公司财务部盖章，项目经理将送到甲方负责人处
申请回款。
十五、工程验收、决算
1、项目进入到竣工阶段，首先工程部文员要配合项目经理做好工程竣工材
料并向行政部归档；
2、根据总公司要求，合同额在100万以下的不少于1份，合同额在100万
到500万元之间的不少于4份，合同额在500万元（含）到1000万元之间的不少于6份；合同额超过1000万元（含）的不少于10份，重点项目不少于10份。
3、进入竣工决算时，人力资源部负责与总公司建筑智能部文员联系办理相
关手续；
4、同时按照总公司的竣工资料自查核查记录表来准备需要向总公司提交的
资料，其中包括：项目章、用章承诺及用章一览表、竣工决算审计报告、竣工移交证书或移交清单、竣工图、效果图等等；
5、总公司经过技术部、总裁办、财务部核算之后给人力资源部及财务部经
理一份“工程项目内部决算审批表”经财务部经理核实无误后，盖章回传给总公司后，等账面有钱时方可申回余款。
