电话传真管理办法

一、总则

电话传真在企业和机构中是常用的通讯方式，其管理对于提高工作效率和信息传递效果具有重要意义。本管理办法旨在规范电话传真的使用与管理，强化信息保密工作，确保通讯系统的安全与稳定。

二、使用范围

适用于本单位内所有人员的电话传真通讯。 三、使用要求 （一）合理使用

1、电话传真仅用于工作和服务需求，禁止私人和非法机密用途的传输。

2、传真内容应充分考虑信息安全和机密性，不得泄露涉及、商业机密、个人隐私等信息。

3、使用传真机的人员应保持耐心和耐性，多次重复发送或半途结束可能造成的浪费应予避免。

（二）公共设施的共同维护

1、使用设备应保养完好，如发现故障应立即报修。 2、设备供纸及墨盒应按照要求更换，避免浪费资源。 （三）安全措施

1、使用人员应保证机器的安全，不得随意拆解、损坏或挪用。

2、使用人员应妥善保管好已发送和已接收的传真文件，以免丢失和泄露。 3、如有机密内容的传输，应使用密码等措施进行保密。 四、管理措施 （一）管理

1、设立电话传真管理员，具体职责是：

① 监督使用单位内所有电话传真设备的使用情况。

② 确认各设备的存储位和使用密码，并负责管理保密文件明细记录。 ③ 协调电话传真机器的安装、维护，保证其正常运行。 ④ 统一协调各单位工作、沟通与解决问题。

2、对于电话传真设备区域内的监控，应按照事先制定的安全技术规范，设立 群众监督员，将其与一些行为恶劣的员工相互之间进行监督。

3、制定电话传真管理工作流程，确保各项工作有序进行和运作。 （二）设备管理

1、严格控制电话传真座机的分配，确保合理使用，不允许私人或非法机密用途使用。

2、对于丢失的传真文件，应立即联系相关人员，重新打印或重发。 3、使用不当的、并且被确认为有故障的设备，应立即通知管理员报修处理。 4、根据需要制定设备使用规程，以确保设备的长期运行。 （三）安全措施

1、电话传真管理员应对新员工进行安全管理的培训，并对员工进行信息保密的相关标准及规定。

2、对于传输机密文件的电话传真应按照文件安全级别进行加密，确保安全传递。 3、保证传真设备密码的保密安全，只有授权人员可以使用密码操作打印和验收文件。

4、当操纵和维护设备时，未获得授权使用的人员不得接近设备，防止设备密码及一些要保密的信用被泄露。

五、责任规定 （一）管理者的职责

1、定期组织对电话传真设备进行维护与保养，如发现设备存在问题应及时上报，以确保设备顺利运行。

2、负责制定电话传真管理工作的制度和规定，确保实施落实。

3、加强对电话传关工作的监督，并对违反规定的行为及时进行处理。 4、制定文件保全规程，保证文件信息的真实有效。

（二）员工的职责

1、严格按照工作需要，不得私自使用电话传真机或将任何非正式或保密信息通过电话传真机发送或接收。

2、保障传输文件的安全，不得非授权让他人或非工作的人员查看或使用接收的传真文件。

3、丢失传真文件或密码不当造成泄密等行为，应负起相应的责任并赔偿损失。 六、附则

本管理办法自颁布之日起施行，如有需要修改，应由有关部门提请领导批准，并予以公布。若无特殊情况，制定方案大体上不允许任何更改，特殊情况下通过制度的调整来解决。如有违反本管理办法的行为，将依法依规予以处理，责任追究至直接消息的相关人员。