不动产登记时登记机构应当履行的职责如下：
1、宣传贯彻实施不动产登记法规；
2、负责土地、房屋、林业、草原等不动产登记发证工作；
3、负责拟定不动产登记业务规范和工作流程；
4、负责不动产登记统计分析，提供查询服务；
5、负责不动产登记信息管理基础平台建设；
6、负责不动产登记数据资料的整理、保管和备份。
办不动产登记需要的材料如下：
1、当事人身份证、户口本、婚姻状况证明；
2、交易合同、房产、房产证、房屋核档证明、完税证明；
3、不动产登记申请书与其他房屋登记机构认为有必要提供的材料。
【法律依据】：
《中华人民共和国民法典》第二百一十二条
登记机构应当履行下列职责：
（一）查验申请人提供的权属证明和其他必要材料；
（二）就有关登记事项询问申请人；
（三）如实、及时登记有关事项；
（四）法律、行规规定的其他职责。
申请登记的不动产的有关情况需要进一步证明的，登记机构可以要求申请人补充材料，必要时可以实地查看。
