办公用品管理方案
1 办公用品管理的目的与原则
1.1 目的:办公用品管理的目的在于规范频道办公用品申领、 采购、保管、发放及统计流程,有效控制频道办公成本, 防止浪费,实现各部门办公资源共享最大化。
1.2 原则:坚持以旧换新,以坏换新,杜绝重复领取、顺手 牵羊现象;做到必需品必发,非必需品一律不予发放; 坚持办公用品台账清晰,心中有数。
2 办公用品申领流程
2.1提出领用申请:每周周五日前,各部门文员(确定一名
根据各部室办公用品使用情况,填写《请购单》提出办公 用品领用申请。申领领原则如下:
◆ 非易耗品,如订书机、计算器、直尺、剪刀,美工刀、 垃圾筐等为部门共享资源,原则上是以部门为单位,一 个部门只能领取一套;文件盒、文件筐、文件夹等需以 坏换新,原则上一人只能领取一次。
◆ 易耗品,如垃圾袋、打印纸、曲别针、订书钉、宽胶 带、固体胶、双面胶等为部门共享资源,原则上是以部 门为单位,一个部门只能领取一套;中性笔(芯 、圆珠 笔、铅笔、橡皮、笔记本、白拉杆,透明文件袋等需以 旧换新,原则上每人一月只能申请两份。
◆ 其他部门公用办公用品,由各部室文员统一申领。 2.2 各部门文员审核并汇总:各部门文员于每周周五前,对 本部门办公用品申领进行审核, 收集已旧已坏办公用品; 汇总部门办公用品申领,列出《请购单》 。
2.3 传至行政综合部:部门文员对部门办公用品审核并汇总 列出《请购单》后,于每周周五前将《请购单》传至综 合部办公用品管理人员。
2.4 综合部审核并记录:综合部办公用品管理人员收到各部 门办公用品《请购单》后,进行审核记录。频道无库存 的需于每月月初采购到位。
3 办公用品采购流程:
3.1办公用品拟购清单及申请:综合部设采购、 入库人员一名, 保管、出库人员一名。出库人员根据各部门申领清单,结 合办公用品库存情况,理出拟购清单,向综合部主任及相 关领导提出采购申请, 采购申请包括采购物品、 采购数量、 费用预算等。
3.2 签署意见:综合部主任及相关领导就办公用品拟购申请 签署意见。
3.3 询价、比价:综合部采购人员应就欲采购物品进行询价、 比价,确定合作供应商,并与其建立长期合作伙伴关系, 便于日后常规性采购的优惠。
3.4 交易:综合部采购人员与供应商确定拟购物品价格、质 量后予以交易,对于大件物品,如办公打印纸、碳粉等 考虑供应商送货。
3.5 电脑录入,物品入库:综合部办公用品采购员将采购回 频道的办公用品就名称、品种、型号、价格、采购日期 等进行电脑入库, 建立记录档案; 保管人员将采购物品 分类保管。
4 办公用品发放流程
4.1 发放物品准备:综合部在每周一下午统一发放所需的物 品。综合部发放人员可根
据请购单及部门职责的需要等因 素发放办公用品,做到部门确实需要的物品及时发放,非 必要的物品则一律不予发放。
4.2 领取办公用品并登记:各部门缺少办公用品时由文员填 写《请购单》 ,部门主任同意签字后传至综合部,根据所 在部门的《请购单》领取办公用品,将收集的已坏已旧 办公用品交予综合部办公用品管理者,并按照行政综合 部要求予以签字登记。
4.3 部门员工领取办公用品:部门文员领取部门办公用品后, 部门员工向部门文员领取各自办公用品。部门可根据部 门规模考虑签字登记。
5 办公用品统计流程
5.1 每周统计:综合部办公用品管理人员在每周的办公用品 领取发放过程中即可就办公用品进行统计,做到账物一 致。
5.2 每月盘点：综合部办公用品管理人员在月末进行办公用 品全面盘点，提前增加库存，减少采购次数，尽可能一 月集中采购一次。对盘点过程中发现的差异寻找原因， 使账物一致，对盘点过程中发现的其他异常情况上报部 门主任。 5.3 月统计报表： 综合部办公用品管理人员月底出统计报表， 包括物品名称、部门领用数量、领用人员、价格、出库 数量、库存量、各部门领用明细，各部门月度办公用品 费用等信息。 5.4 审阅并签署意见：行政综合部主任及相关领导对每月办 公用品报表进行审阅，发现问题签署相关意见。 6
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