数字图书馆 云南图书馆（季刊）２０１７年第２期 ＹＵＮＮＡＮＴＵＳＨＵＧＵＡＮ 高校图书馆密集书库建设实践与管理研究 以云南大学图书馆密集书库建设为例 宋丽琼宋艳（云南大学图书馆云南昆明６５００００） 摘 要密集书库主要用于收藏使用量非常低的文献，云南大学图书馆在密集书库建设中． 为了便于管理和服务，集众家所长，采用了通过文献的唯一标识（条形码）对应架位号来典藏 文献，并实现了网上检索和服务。文章立足本馆密集书库回溯建库工作的实践，探讨密集书库 建设过程中的问题和难点．为以后的密集书库管理工作总结一些经验。 关键词 云南大学图书馆密集书库排架方法 云南大学图书馆由东陆校区图书馆和呈贡校区图 书馆两部分组成，总面积７５０００平方米。其中校本部 １云南大学图书馆密集书库建设前的准备 １．１密集书库书架的使用 图书馆建筑面积１７３７５平方米，呈贡校区图书馆建筑 面积５８０００平方米。呈贡校区图书馆２０１４年１１月投 入使用，新馆建成以后，考虑馆藏量的增加与流通库 的物理储藏空间日趋紧张的矛盾问题，图书馆在新馆 建立密集书库的目的就是为了最大化地使用空问 密集藏书，所以传统的书架对密集书库已经不再适 用，本馆采用现代化的设备——密集书架。所谓密集 设计布局中，设立了密集书库，用来存放那些年代久 远，没有书目记录及利用率较低但仍具有一定的保存 价值的文献，这也解决了本馆长久以来低利用率旧书 的存放问题。作为一种新的图书管理模式，它能有效 地、最大限度地利用储藏空间，由于这种库房的荷载 一书架（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｓｔａｃｋｓ）就是为提高收藏量而专门设计的 种特殊书架，它最大的特点就是书架之间没有问 距，若干书架安装在固定轨道上，紧密排列，节约空 间；也可利用手动摇柄装置，使任何两行相邻的书架 沿轨道分离，便于找书。为了防止书架滑动，侧面有 锁，书架安全锁是为了提高书架使用的安全性而设计 的，主要是为了防止使用过程中，其他人关闭或移动 书架时对使用者造成人身伤害而设计的安全保护装 可按实际荷载选用，所以本馆将其设置在新馆的一楼 后庭，面积为１７５９平米，安放１４１７节手动轨道式密 集架，可以藏书２００万册。２０１５年７月本馆开展了密 集书库图书的回溯建库工作，计划２年内完成，但经 过艰苦的努力，这项工作提前了一年完毕。通过对密 集书库中大量的旧书进行著录，建立完整的书目数据 置，当有人在使用走道时，书架安全锁自动将两旁的 书架固定在轨道上，使之不能随意滑动。本馆密集书 库共有１７５９平米，可以容纳３００多个书架，本馆一 库，使读者能够检索到所需图书信息，最大程度上解 决本馆密集书库图书借阅问题。 ３０— 步到位，把密集书架全部买齐，方便日后的使用 安排。 一２０１７年第２期（总１４６期） Ｎｏ．２。２０１７ 云南图书馆 ＪＯＵＲＮＡＬ ＯＦ ＬＩＢＲＡＲＹ ＩＮ ＹＵＮＮＡＮ ２０１７年６月 ＪＵＮＥ，２０１ ７ １．２组建密集书库建设的团队 在书刊条形码和书架的“层”之间建立对应关系，使 得查找某本图书、期刊时也较为容易。 密集书库里的书刊都是长年累月堆积下来的旧 书，普遍存在粉尘多，虫蛀、破损、老鼠啃噬等现 象，建设过程相对艰苦，因此，许多人都不愿意入库 工作，本馆大概在２０１５年７月７日至１４ Ｅｔ，向全馆 范围内招募建设人员，但未达到所需人数。要完成９０ 万册文献建设及整理工作，仅仅依靠本馆几名工作人 员突击是无法完成预定进度的。在任务紧、工作量 大、人手紧缺的劣势下，只有吸收勤工助学的学生统 一２本馆密集书库建设实践 ２．１制定详细周密的操作规范 由于本馆的建设团队大多数是由学生组成，所以 必须制定较完整的操作规范和流程，密集书库中有数 据图书、期刊合订本回溯建库工作主要包括：下架整 理、贴条码、管理系统上进行回溯、上架等工作内 培训后，加入建设工作。为了方便管理，把图书， 容，具体要求老师或学生严格执行：下架时，按照分 配的任务逐层清空每层的书刊。另外，打捆的期刊还 需进行拆线处理；在文献下架到典藏更改过程中，要 注意区分开本大小．将相同或相近开本的文献典藏在 期刊建设分开，分别指定经验较丰富的老师管理安排 学生的工作量、检查数据质量等工作． １．３确定密集书库收藏文献的类型及排架方法 云南大学图书馆１９２３年建馆至今有９２年的历 同一架位号内；上架时，文献按开本平躺放置，尽量 放满，达到密集效果；完成上架后，在层板左、右侧 贴上对应的“架位号”条码；上架时，文献一定不要 超过层板的宽度，防止排与排之间的书架无法密集。 ２．２使用ｉｎｔｅｒｌｉｂ系统，对图书、刊回溯建库 史，又经历几次合并，累积的馆藏纸本文献类型较 多，在２０１４年的搬迁过程中把这批低利用率的文献 放进了密集书库，这些文献主要分为３个部分：中文 图书、外文图书、中、外文合订本（外文书刊包含 英、日、俄等多语种），有的已经回溯编目，有的未 回溯编目；这批文献分类法比较复杂，有的使用云大 法（云大图书馆自创的分类法），有的用中图法分类 目前市场上还没有专门为密集书库设计的管理系 统，本馆在目前使用Ｉｎｔｅｒ ｌｉｂ管理系统上请设计人员 在架位号与条形码之间建立一个架位号对应多个文献 条形码的关系的设计，取得较好的预期效果，具体操 作如下：通过个人账户进入ｉｎｔｅｒ ｌｉｂ系统点击“典藏 管理”；点击“馆藏变更”，设置变更参数确定馆藏地 点、确认流通类型， “文献变更地点”选择“ＤＯ０９ 呈贡密集书库”；根据具体文献类型在“文献变更类 型”中选择“００１中文外借图书”、 “００２西文图书” “００３中文期刊” “００４西文期刊”，如下图： 一一■— 葛罱 —————————————————一—— 号，有的使用杜威十进分类法，这批图书年代久远， 在目前的ｉｎｔｅｒｌｉｂ系统中无法查询到这些图书信息， 没有馆藏记录，还有的使用北校区分类法（云南 专科学校图书馆自创）等。此外，搬迁之前纸本文献 的存放地点比较混乱，如果按照传统的分类排架相当 困难，也浪费使用空间达不到密集的效果，经过多次 讨论，考虑到储存的文献使用率普遍较低，且储存书 库全部闭架，没有读者进入，因而为了充分利用空 间，尽量减轻以后管理工作的难度，最后决定采用箱 式排架法，即把密集书库书架的每一层看成是一个箱 子，只要知道某本书、刊在哪个“箱子”里，就可以 找到该书、刊，具体即采用“排——列——层”架位 号模式定位图书和过刊，架位号有６位，前３位是书 ： 焉 ；、 ～＿一 ：嘲．｛ 尝器轰 一 轴＿哪 』 ｃ・・－啦， － 啊・＿＾ ０－目＿ 架的排数，第４位字母Ａ或Ｂ代表书架的Ａ面或Ｂ 面，第５位是书架的节数，第６位是书架的层数。如 “Ｏ０１ＡＩＩ”即代表第１排书架Ａ面第１节的第１层， 用扫码器扫文献条码入，确认典藏地点变更完 成。如下图： 一３ｌ一 ２０１７年第２期ｌ总１４６期） Ｎｏ．２，２０１７ 云南图书馆 ＪＯＵＲＮＡＬ ＯＦ ＬＩＢＲＡＲＹ ＩＮ ＹＵＮＮＡＮ ２０１７年６月 ＪＵＮＥ，２０１ ７ ２．３本馆密集书库对特殊西文期刊的处理 盘ｌ＝艄 置景一 ｛＝＝：＝ ＝－一一． ２００３年以前的几年中，本馆购进的一直是国家影 印版的西文文献，按国家规定不能上网，所以一直未 做回溯建库工作。本馆的西文期刊质量较高，收藏历 史悠久，许多从建国前就一直收藏。比较著名的西文 期刊如 ａｔｕ 自１９３１年、 ｃｉｅｎｃ 自１９２０年、 《Ｃｈｅｍｉｃａｌ Ａｂｓｔｒａｃ￣ 自１９０７年、 《Ｂｉｏｌｏｇｉｃａｌ Ａｂｓｔｒａｃｔｓ￣自１９２６年、 馆藏架位号处理：首先，进行馆藏架位号参数设 置，馆藏架位号参数设置中： “架位号长度”为 ６； “馆藏状态”为“在馆”； “所属馆”为 ｅ８ｄｅ—ｓ Ｄｉｇｅｓｔ）自１９７９年、 ｅｗｓｗｅｅｋ》自１９８０年开始收藏，在云南省业界以收 藏数量多、质量高、保存完整而久负盛名，这些文献 不仅具有较高的利用价值，还具有充分展示本馆资源 底蕴和特色的重要作用。现在。这部分文献无序地存 放在密集书库中，既无法查找，也无法展示，即将失 “云南大学图书馆”； “所在馆藏地点”为 “Ｄ００９呈贡密集书库”。最后点击“保存”完成。参数 设置，设置一次即可。如下图： 去其价值，针对这批文献的特殊性，在密集书库建设 过程中对其进行重新整理，有序收藏，计划在２０１６ 年３月１日前，完成西文期刊重新排序上架工作。西 文期刊计划分文科、理科、检索工具三部分，按刊名 字母顺序进行排序和上架，并完成含刊名、译名、馆 鞠麓、 雪 ●Ｉ■■ ■—■Ｈｒｗ■ ～． ．■■●●Ｈ ｃＩＨ ｕｍｍｍ￣－＝ —— ＿ｌ● ０ｌ●哺口 ｌｌ●口＇■哺０・●＾ 口 ■■ 口・角－口’－口ｉｉ● ａ●－■ｔ 口１．ｒ＿ 口 ●●亡ｌ●●－Ｄ● ●■■●■ 舒Ｅ● ●ｔ ●●＿ 口１．●■ａ＂●■件 口＿１．０●－１：３蛳■●■ｑＨ＿廿＾＊Ｉ■一 —啊柑－ ● ａ “●■■■■ 口枷■■■ｔ扫 ａ＾－ｒＩ■ｔ●ｌ●＿■■ ＩＩ神 ‘ｌ■■■Ｈ 白■—憎●煳 口删棚 Ｃ，＾ ■■●■目Ｈ Ｈ■Ｈ－■ 口 ｌ｜■ —柚 口＾Ⅲ■■■ｎ■■ｔｌ■一 口舳■ｔ嗣—呻巷Ｈ—●■■口脚 口ｍ■＿：■牲 ａ＾ｊ■—■■—口呻讳■ｌ 口＾ ■■●■●ｏ 藏情况、排架号等信息的《云南大学图书馆馆藏西文 期刊刊名目哥 的建设工作，通过该目录，实现单机 简单检索和查询。 ！ ！ 、 口＾脚●哪憎 口＾柚．■■■ ＿帅 椰 进入“馆藏架位号处理”，先扫架位号条码确定 文献架位，再逐一扫人应放人该架位中的文献条码， 直至完成该架位号下所有文献的处理。再输入新“架 位号”开始下一层架位文献处理。如下图： ３本馆密集书库的管理 ３．１采用闭架管理的借阅模式 由于密集书库的文献借用率偏低，在借阅方式上 有的图书馆把所检索的书号交给管理人员后。集中在 某天来取书，还有一些图书馆安排专人来进行密集书 库的借阅工作以及维护工作等，不管用哪种借阅方 式，目的都是尽可能节约人力，本馆密集书库的借阅 模式一般采用闭架借阅，读者通过在ＯＰＡＣ系统中检 索找到自己所需要的相关文献资料以后将该资料详细 完成以上５步操作步骤后，就可以入库上架了， 按照架位号上架后的图书不能随便挪动位置或倒架， 的馆藏信息，如刊名： 德想战线》，所在馆位置： 密集书库；排架号：００２Ａ３１，交给图书馆管理人员， 否则就成了“死书”，但是如果发现图书或者期刊等 需要调整，可以使用系统的修改架位号功能，输入新 架位号，把要更改的图书或期刊的条形码重新扫入新 架位号。 由管理人员进行该文献资料的查找，找到相应的层架 标号，找到后交给读者借阅。目前，本馆的密集书库 管理人员除了负责密集书库借阅服务与维护工作外， 还兼古籍库等的管理工作，这样，节约了人力的 使用。 一３２— ２０１７年第２期（总１４６期） Ｎｏ．２，２０１７ 云南图书馆 ＪＯＵＲＮＡＬ ＯＦ ＬＩＢＲＡＲＹ ＩＮ ＹＵＮＮＡＮ ２０１７年６月 ＪＵＮＥ，２０１ ７ ３．２定期调整借阅率较高的文献 缅公路修建过程中“滇缅公路会计科”油印出版的 《统一公路会计科目》，时期著名学者捐赠给图书 馆的文献，云大图书馆各时期的规章制度等。 ４．２发现历史遗留的数据问题 在大多数人的眼里密集书库中的图书是读者少用 或不用的旧书，但在图书馆密集书库管理过程中，我们 发现，尽管有些书目被划定为三线馆藏，但是在某一 时间段内，基于特定读者的需求，这些书目的借阅率 却相对较高。鉴于此，在密集书库的管理中，定期 统计这类型图书的具体借阅次数，若在固定的时间段 在本馆密集书库建设中，对文献进行回溯建库时 发现图书、期刊数据著录存在不完整、不规范等现 象，如著录过于简单、同一种书多条记录，有的竞多 内，其利用的频率超过了一定的范围，可把该类图 书向一线馆藏转入，以此提高该图书的利用频率，充 分利用每一本图书自身所具备的价值。所谓的“无用 的或少用的图书”充其量来说只是相对的，而图书有 用是绝对的这个原则。 ３．３规范架位号管理 密集书库架位号管理系统的架位号功能在书 目系统内通过检索实现。功能有３点：一是通过输入 书库的代码可以检索到这个书库中所有文献的条形 码，根据条形码可以查找到该文献的所有书目信息和 馆藏信息；二是通过输入某一文献的唯一标识条形 码，可以检索到该文献的架位号，从而准确找到该文 献；三是以架位号为检索点，可以查找到每个架位号 下的全部文献条形码。由于密集书库排架不是按中图 法分类，而是依靠图书的条形码结合架位号排架。所 以在进行多册图书录入时，～旦某本图书条码出现了 错误没能扫到定位架位号，如无法及时发现的话， 那么这本条码出现问题的图书就会成死书，也就意味 着在密集书库里不存在这本书，就没有可能再被读者 找到。这就要求管理人员一定要仔细认真、谨慎，做 好密集书库图书的录入、上架等工作，规范架位号 的管理。 ４本馆密集书库建设工作总结 ４．Ｉ清理一批重要文献 本馆为了对密集书库文献实行科学、系统管理， 实现网上检索等服务，充分发挥二线书库文献效用的 目标，清理整理了密集书库中约７７万册文献信息， 并对其回溯处理，实现图书馆ｉｎｔｅｒ ｌｉｂ系统管理。在 建设过程中，清理收藏了晚清及时期的文献大约 １５０００册，并发现了一些珍贵的文献和资料，例如滇 达５、６条记录。这也反映出本馆以往对书目数据规 范性重视程度不够，没有很好地进行书目数据的维护 工作。因此，应对书目数据的规范性引起重视，在 回溯建库中不应一味追求速度，更多要考虑书目数据 库的质量。同时，书目数据库维护也应是今后工作要 重点考虑的一个问题。 ４．３规范密集书库管理 密集书库对于本校图书馆建设来说是个新生事 物，在建设的硬件和软件环境中还存在一些差距，比 如基础设施不齐全，制度管理不完善等问题，我们还 需结合密集书库自身所具备的特性来制定相应的管理 机制，将密集书库管理纳入到常规管理范围，安排专 员来进行密集书库的Ｈ常内部管理与相关借阅服务， 通过机制的制定与完善，提高密集书库中文献使 用率。 密集书库已成为图书馆馆藏的一种有效模式和发 展趋势，但对于本馆建设来说是个新生事物，本馆的 密集书库刚刚起步，在建设的硬件和软件环境中还存 在一些差距，比如基础设施不齐全，制度管理不完善 等问题，这需要大家集思广益，努力探索，不断发展 和完善密集书库的管理。 参考文献 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