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第三局部
文书档案的整理方法和步骤
文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法
立卷整理的方法和步骤
一、确定分类方案
分类是文书档案整理工作中必不可少的根本步骤。
根据本单位的实际情况，设置分类方案。
复式分类法
1、年度—机构—保管期限分类法
2021年：办公室……永久、30年、10年 业务处……永久、30年、10年 年
2021年：办公室……永久、30年、10年 业务处……永久、30年、10年 年
2021年： ……
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指导处……永久、30年、10指导处……永久、30年、10 .实用文档.
复式分类法
年度—机构—保管期限分类法 永久 30年 10年
2021年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上
2021年：办公室……业务处…… 同上排列 指导处……
2021年： ……
复式分类法
2、年度—问题—保管期限分类法
2021年： 党群类……永久、30年、10年
业务类……永久、30年、10年
行政类……永久、30年、10年
2021年： 党群类……永久、30年、10年
业务类……永久、30年、10年
行政类……永久、30年、10年
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2021年： ……
复式分类法
3、保管期限—年度—问题分类法
永久： 2021年……党群类、业务类、行政类
2021年……党群类、业务类、行政类
2021年……
30年： 2021年……党群类、业务类、行政类
2021年……党群类、业务类、行政类
2021年……
10年： 2021年……党群类、业务类、行政类
2021年……党群类、业务类、行政类
2021年……
复式分类法
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4、保管期限—年度—机构分类法
永久：2021年 办公室、业务处、指导处……
2021年 办公室、业务处、指导处……
2021年 ……
30年：2021年 办公室、业务处、指导处……
2021年 办公室、业务处、指导处……
2021年 ……
10年：2021年 办公室、业务处、指导处……
2021年 办公室、业务处、指导处……
2021年 ……
保管期限—年度—机构分类法
不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，
归类准确。
二、鉴定
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确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料
确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年
三、立卷及卷内文件排列
根据一定的主题等内部特征和外部特
征把具有密切联系的假设干文件组合成一个案
卷，立卷的原那么就是便于查找、利用和保
管。
立卷方法：
按公文的主要特征组卷：
问题、时间、责任者、名称
按公文类型组卷
会议、案件、信访、简报
防止出现以下情况：
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归档的文件不齐全完整
归档过细、重复归档
杂卷
卷内文件排列：
卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。
无论采用那种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿纸〔文件批办单〕、正文、附件、定
稿、草稿。即：
正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后；
转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后；
有文件处理单的，放在最前面；
方针性公文在前、业务性公文在后；
上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后；
案件的结论及判决性公文在前、依据性材料在后等。
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四、文件修整
修裱破损文件
复制字迹模糊或易褪变的文件
超大纸张折叠
去除易锈蚀的金属物(见图示)
五、编页
编页
〔1〕归档文件中有图文的页面为一页，页码用铅笔编写。
〔2〕页码用阿拉伯数字，每卷从“1〞开始流水编制。
〔3〕文件正面页码编写在右下角，文件反面页码编写在左下角。见图示 〔4〕案卷中如有领导批示的便条，便条上端应粘贴在卷页中，并需另编页码。见图示
〔5〕文书档案内与文件密切联系且不易装订的票证、照片、贺卡等特殊相关材料，应装入信封后与其他
文件装订在一起，在信封上标注内容、数量和页号。
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〔图示〕
填写卷内文件目录
卷内文件目录放在卷首，填写时应使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水。
六、编制案卷封皮和备考表
案卷封皮：
立档单位名称
机构〔部门〕名称
题名
文件形成时间
保管期限
卷内件数、页数
案卷顺序号
如何正确拟写案卷题名
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题名
文件标题。是表达档案中心内容、形式特征的名称，一个完整的题名应由责任者、受文者、事由、文种、时间、地点组成，统称六要素。一份文件的标题可以由责任者、事由、文种组成 。
一般情况下，文件的题名只有一个，填写题名项时应照实抄录。
有的文件还有副题名和并列题名，副题名即文件标题中破折号或冒号后面的局部，是对正题名进行解释说
明，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。
题名案例分析〔一〕
没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应根据文件的内容重新拟写或补充标
题。
没有题名的，如信。见图示 虽有题名但无实质内容的如通知、函等。见图示 题名案例分析〔二〕
批办单上的内容视重要程度加以反映，一般在批办单上会有领导的批示，标题中尽量把它揭示出来。
对于文件的不同稿本要揭示，如：草稿、定稿等最好在题名内加以标注。
假设文件中附有照片也要在题名项中加以说明。
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两份或两份以上文件组合在一起，在拟写题目时需要将两份文件的内容分别揭示出来。见图式 卷内备考表
卷内备考表放在案卷最后，用以登记卷内文件的根本状况，监督和保护文件，并便于管理人员和利用者
了解案卷的有关情况。
七、案卷装订
归档文件材料整理完毕后，需要使用符合档案保护要求的装订材料加以装订，可以起到固定文件页次，
防止文件张页丧失，便于归档后保管和利用的作用。
页面过满时，那么需在页面左侧贴上纸条以增加装订线。见图式 八、案卷排列
案卷的排列
对这些整理完毕的档案实体进行系统的排列，确定在本部门内案卷的前后顺序和排放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。
一般来讲按照问题的重要程度排列，相同问题的案卷排在一起。
保管期限—年度—机构分类法
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十、编制案卷目录
编制案卷目录
是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。
案卷目录的重要作用
第一，固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，最后完成档案整理工作；
第二，概括地介绍全宗内案卷的内容和成分，是查找和利用档案最根本的检索工具，也是编制其他检索工具的根底；
第三，它是档案登记的根本形式也是统计和检查档案的重要依据。
案卷目录格式：卷号、题名、日期、页数、保管期限、部门、备注工程。
案卷目录建议以Excel横版格式制表 。
见图示
十一、档案装盒
1.将档案按室编卷号顺序装入档案盒。
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2.档案盒盒脊设置全宗号、目录号、年度、起止卷号等工程，需用红色印章标明。
3.装盒应松紧适度
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