行政 浅谈新时期教学秘书的工作特点及其应对方式 高 林 （漳州卫生职业学院中图分类号：Ｇ６４７ 文献标识码：Ａ 摘要教学秘书是高校管理的基层岗位，在院系两级管理的 新型模式下，教学秘书的工作方式也发生了转变，并呈现出新的特 点。新时期的高校教学秘书要认识到自身工作的重要性，努力提高 各方面的综合素质，确保教学管理工作的有序进行。 关键词教学秘书 工作特点 工作素质 教学秘书是高校管理的基层岗位，是联系教务部门与教师之间 的桥梁，是保障系部教学正常运行的基础，是高校人才培养工作的 核心。随着学院的升格与发展，教学管理的重心逐步下移，系部扩 大了教学管理的领导权，教学秘书的工作模式也发现转变，呈现出 新的特点。 １工作特点 １．１专业性 教学秘书是一项专业性很强的工作，它要求教学秘书既要熟悉 专业课程的内容和特色，又要掌握行政与文秘的基本技能。这就要求 教学秘书具备出众的职业素养，以便能够从容应对各类突发问题。 第一，本系部的专业知识。教学秘书不但要掌握高等教育教学 与管理的基础知识，还要熟悉归属系部的各门学科的知识体系，了 解教学方式和教学规律，清楚系部人才培养方案的内容和牦点，课程 体系设置的原则和主要课程的内容。只有掌握了系部的专业知识，教 学秘书才能协助系主任及时解决系部教学中出现的各类问题。 第二，秘书专业知识。教学秘书既要熟记公文和应用文的写作 格式，又要懂得档案管理工作，做到向上级请示准确、生动，向教师 传达鲜明、扼要，科学、全面的管理系部材料，借用办公自动化手段 提高工作效率。 １．２繁杂性 教学秘书的工作可谓是千头万绪，工作面广，工作内容多，既有 大量的日常事务，又有一些突发性教学事件。尤其是学期初、学期 末这些时段，工作负荷最为繁重，在这个时期，教学秘书很容易产生 紧张、焦虑的情绪，并由此引发失衡心理，工作兴趣降低，人际关系 恶化。因此，在特定阶段，教学秘书应该注重培养自己做事的条理 性，把握抓大放小的原则，保障工作的有效进行。同时，也要努力克 服自身的心理落差，进行自我情绪，并通过户外锻炼或向朋友 倾诉等方式发泄工作压力，积极调解心态，以饱满的热情投入到每 一天的工作中。 １．３服务性 教学秘书主要是为教学服务的，其工作目的就是为教师和学生 提供教学方面的帮助，保障教学过程有序开展。教学秘书须配合系 主任和教务处制定、修改教学大纲，安排各项课程的教学进度，整理 汇总学生各科成绩，保管各类与教学工作有关的文件、档案。所以， 教学秘书要为系主任服务，做系主任的教学参谋，对日常信息进行 筛选和整合，为系主任提供参考性意见；教学秘书也要为教师和学 福建・漳州 ３６３０００） 文章编号：１６７２—７８９４（２００９）２９－２３７—０２ 生服务，向上汇总传递教师和学生在具体教学过程中所遇到的问 题，向下落实和完成系主任制定的各项教学，并监控和管理日 常教学工作有序进行。 １．４周期性 教学秘书作为一个最基层的管理岗位，在日常工作中经常会遇 到随机性、偶发性事件，而这类事件有时会汇集在一起，使得教学工 作显得千头万绪，无从下手。因此，这就要求教学秘书从日常的事 务中发掘工作规律，以学期、学年作为周期的主干，在学期初期检查 领课情况，安排补考；学期中期组织教师、学生座谈会；学期末要落 实下学期的教学任务，安排期末考试，做好试卷归档工作，汇总学生 成绩。只要教学秘书能根据自身工作的时段特性合理分配时间，预 先做好组织安排，就能确保各项工作环节紧凑有序。 １．５灵活性 教学秘书主要是协助系主任完成日常的教学工作，系主任是工 作的决策者，教学秘书是工作的执行者。但是，系部的工作千头万 绪，系主任不可能面面俱到，这就要求教学秘书在不违反原则的基 础上，对特定事件给予灵活处理，以保证工作的有效进行。例如，有 的教师家中突发急事，来不及联系系主任办理调课申请，教学秘书 就必须主动与系主任和教务处沟通，以避免教学事故的发生。同时， 系部作为～个有机整体，每一位教师都是其中的一员，教学秘书在 平常与教师的接触中，要善于协调各方面的关系，缓和各项矛盾，营 造和谐友好的工作气氛。 ２应对方式 针对教学秘书这个岗位呈现出的五大特性，我们应该从自身出 发，树立工作新理念，利用各种机会加强进修培训，提高工作素质， 以保证能成为一名合格称职的教学秘书。我认为，在新时期要做好 教学秘书工作，应该培养以下四项工作素质： ２．１爱岗敬业。服务大众 教学秘书的工作内容是配合系主任安排好系部的教学工作，为 教师和学生提供一切尽可能的帮助，因此，要求教学秘书具备服务 意识，为教学服务、为教师服务、为学生服务，始终站在为师生服务 的角度上看问题，做工作，培养工作的责任心，及时发现问题，弥补 不足，确保教学工作顺利进行。所以，在Ｅｌ常的工作中，教学秘书要 秉承“以人为本”的精神，以教师为本，以学生为本，明确教师在教学 过程中的主导作用和学生在学习过程中的主体作用，主动从教师与 学生的角度去考虑问题。 具备了优质的服务意识，将促使教学秘书更细致地开展工作， 并得到教师、学生和领导的认可，从而树立威信，提高工作自信心。 同时，良好的教学服务将确保教学工作的顺利开展，使教师和学生 都能全身心地投入到教学当中，保证教学质量的稳步提高。因此， 服务意识是教学秘书必备的工作素质，是做好教学秘书的前提条 件。 ｜｜ｆ叙毛ｉＣ ２３７ 曩行政 ２１世纪教学秘书的工作，是一个知识和信息高度集中的领域， ２．４总结经验。开拓创新 所以对教学秘书的信息素养提出了更高的要求。教学秘书必须在 熟悉现有业务工作的基础上，不断拓展更新。遵循教育教学中的客 观规律，克服因循守旧、墨守成规的习惯性心理和畏难情绪，树立创 新意识，利用业余时间学习新的理论知识，结合现有的工作理念和 工作方式，发掘新的工作途径，创造性地开展工作。 同时，教学秘书还要学习和掌握一定的现代化手段和工作方 教学管理既是行政管理工作，又具备了很强的专业性，它不同 于纯粹的教学、科研工作也不同于其他岗位的行政工作，是跨越了 教学学和管理学两项领域的学科正因为如此，教学秘书既要有很 ，。强的组织管理能力又必须具备较高的学术研究能力。要做到这些。 就要求教学秘书在日常的工作中不能单纯地满足于日常事务的完 结还应该结合工作中的实际情况，开展理论研究，探索教学活动中 ，，，苎 学 孳 ， ， 借 塑 管竺 不同阶段的规律，不断总结新的方式和方法，促进教学管理工作能 约工作时间： 兰 竺 苎 ： 够迈向新的台阶。 ‘’ …“。 或者收集各位教师在教学中的心得与成果，在网络上 …………… ，进行资源共享。总之，要尽可能地确保工作的快捷与实效，在短时 间内高质量地完成任务。 ２．３协调矛盾。营造氛围 教学秘书在各项教学工作中处于中心枢纽的位置，经常做到贯 穿内外，沟通左右，联系上下，这就要求教学秘书必须具备良好的协 调意识。在具体的工作中，表现在教学秘书要有良好的人际关系和 总之，教学秘书是高校管理过程中不可缺少的重要岗位，但要 做好教学秘书的工作也不是一朝一夕的事情，必须结合新时期学院 发展的实际情况，在工作中不断摸索探寻，在工作之余加强理论学 习，积累经验，总结规律，不断培养自身的业务素质，才能在实际工 作中更好地协助系主任开展教学活动，使得教学管理工作不断迈 向新台阶，为社会培育更多的技术型人才。 教师和学生服务，或者经常将自己的分内之事推诿给其他教师，就 ［１】张勤教学质量与教学管理队伍建设 冲国高等教育，２００２（９）． 算他再认真工作，也很难获得广大教师的认同。因此，教学秘书的 沟通能力显得尤为重要。教学秘书增强协调意识，关心、体谅他人感受，有助于创造平静祥和的工作气氛，获得广大教师对教务工作 的理解与支持，在繁杂的教学管理过程中起到润滑剂的作用，为保 【２】胡宝国．试论教学秘书在高校教学管理中的作用ｌＪ】ｌ东北财经大学学报， ２０ｏｌ（４） ．［３】倪静－浅谈教学秘书的素质要求【ＪＪ．读与写杂志，２００８（２）． 责任编辑启航 和 ■和 ＋叶 和扣 和和 和和 和 扣扣 和和 和 和和 和 紧张、工作负担过重、工作节奏太快、相互竞争激烈等等都可能影响 到秘书工作时的心情和情绪。所以要成为一个优秀的秘书，必须正 确认识和把握周围的环境，提高适应和改造环境的能力，积极处理 好人际关系，改善自己的工作环境。这就需要秘书不断培养自己开 朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制的性格，同时还要善于保持积极、乐 观、平静的情绪。除此之外，秘书还要真正培养起自己的职业兴趣， 才能真正认清自己的位置。 以上三个方面主要是从秘书人员自身人手。与此同时我们也 要注意到一点，秘书人员还处在组织机构小环境和社会大环境中， 的氛围，多报道和宣传一些清正廉洁、无私奉献等具有高尚品 德和作风的秘书典型，引导社会公众正确认识秘书职业。另外，建 议文艺创作者们塑造秘书负面形象的同时也要注重树立其正面形 象，多描写和树立那些靠自身的才干和能力实现自己追求和自身价 值的典型。三百六十行，行行出状元，在我们身边有不少秘书人员 在各自的岗位上做出了可观的成绩。 在经济全球化趋势的不断推进、世界形势趋于复杂多变的时代 背景下，秘书这一职业正以崭新的姿态向前发展。但是市场经济的 某些负面效应以及秘书人员素质良莠不齐等各种原因相互交织，使 得秘书行业中呈现出角色错位的现象。纵观社会，我们可以发现从 这使他们在工作过程中常常会受到来自各方面各种因素的影响和 干扰。所以我们也有必要对各种组织机构、企事业单位以及社会提 出几点建议和意见。 首先，各种组织机构、企事业单位必须根据国家和行业要求对 秘书人员进行定期的教育和培训，不仅是工作技能上的培训，更重 要的是引导秘书人员树立正确的职业观、人生观、价值观，坚持不懈 地加强秘书职业道德建设，增强秘书职业道德修养的自觉性。在日 机关到企事业单位，秘书人员的渎职越权、贪污等行为已 不再是个别现象。可以想象，随着时间的推移和秘书职业化进程的 加速，如果不重视并解决这一问题，秘书角色错位的现象将会更加 严重、范围也会持续扩大，继而扰乱各种组织机构、企事业单位正常 工作秩序，造成严重后果。因此，认真探讨新时期秘书角色错位的 原因，并针对性地采取对策，对于减少和遏制秘书角色错位现象的 发生，保持角色心理与职业行为的协调一致，促进秘书工作更加完 善更加健康的发展与前进具有重要的意义。 常的生活工作中积极倡导求真务实、脚踏实地的工作作风，引导他 们形成正确的职业认知，培养职业自豪感。 其次，在秘书部门中还应该推行规范的职业制度。职业道德建 设能否顺利向前推进，关键之一取决于规范化的制度建设。一套完 参考文献 【１】季水河．秘书学心理学【Ｍ】－上海：复旦大学出版社，２００７． 整的制度体系不仅可以起到约束和检查的作用，更重要的是能够使 秘书从业人员做到自律。监督检查部门也应该进行经常性的有效 监督，方能形成有力的约束机制，推动职业道德建设步人良性循环。 最后，社会需要加强正面的引导。在社会这个大的环 境中，要利用新闻报道、媒体宣传等方式构造一个健康的、积极向上 【２何坦野．２】秘书文化论【Ｍ】航州：中国广播电视出版社，２００２． 【３］陆瑜芳．秘书学概论［Ｍ】．上海：复旦大学出版社，２００７． ［４］方晓蓉，方国熊．秘书学（修订本）ｆＭ】．北京：高等教育出版社，２００７． 责任编辑启航 ２３８钟缸 ｆＣ
